Kort antwoord: Koppel taaktemplates aan het risiconiveau van een dossier — bijvoorbeeld minimale opvolging voor laagrisicodossiers, of intensieve acties (verdiepend onderzoek, vierogenprincipe) voor hoogrisicodossiers. Zet ook automatische taken en reminders in bij detectie van verdachte situaties, en voor periodieke heridentificatie of jaarlijkse risico-evaluatie.
Taken en herinneringen zijn een krachtig hulpmiddel om de WWFT-naleving structureel te ondersteunen — van risicogebaseerde opvolging tot concrete actiepunten bij verdachte situaties.
Taaktemplates koppelen aan het risiconiveau #
Koppel het risiconiveau aan vooraf ingestelde taaktemplates, zodat aanvaarde dossiers systematisch opgevolgd en beheerd worden. Het kantoor bepaalt voor elk risiconiveau de gepaste interne aanpak, vertaald naar concrete taken.
Voorbeeld:
- Laagrisicodossiers: taaktemplate met minimale opvolging, zoals “Periodieke statuscheck door medewerker,” onder marginaal toezicht van een vennoot
- Hoogrisicodossiers: taaktemplate met intensieve acties, zoals “Verdiepend onderzoek uitvoeren,” “Dossier bespreken met vennoot,” en “Vierogenprincipe toepassen voor goedkeuring”
Andere taken en reminders inzetten voor WWFT #
Zet taken en herinneringen in Cicero in om de WWFT-naleving te ondersteunen — denk aan automatische herinneringen of manuele opvolgtaken.
Bij detectie (bv. verdachte transactie of ongewoon gedrag van een cliënt) #
- Taak aanmaken voor de witwasverantwoordelijke: “Beoordeel interne melding inzake dossier X”
- Taak aan de dossierbeheerder: “Verduidelijk herkomst van gelden vóór verder advies”
- Herinnering: “Beslissing nemen binnen 5 werkdagen: melding of niet?”
💡 Taken worden gearchiveerd en zijn ook voor te leggen bij een controle op WWFT-naleving.
Na verloop van tijd (bv. monitoring- of heridentificatieverplichting) #
- Jaarlijkse review-taak: “Evalueer risico van cliënt Y — jaarlijkse WWFT-screening”
- Taak voor ID-verificatie bij vervaldatum: “Vraag nieuwe identiteitsdocumenten op (paspoort verlopen)”
- Reminder voor update beleidsplan: “Update intern WWFT-beleidsdocument — kwartaal 3”
