Kort antwoord: Advocaten moeten sinds 2004 cliëntenonderzoek uitvoeren, waakzaam blijven tijdens de samenwerking, vermoedens van witwassen melden aan de stafhouder, documentatie 5 jaar bewaren, en een risicogebaseerd beleidsplan opstellen. Cicero ondersteunt dit via KYC-functionaliteit, risicobeoordeling per dossier, en configureerbare meldingstemplates.
Er is een groeiende druk op de juridische beroepsgroep om zich strikt aan de anti-witwaswetgeving (WWFT) te houden. Cicero biedt advocatenkantoren handvaten om deze verplichtingen werkbaar en aantoonbaar te maken.
In een notendop #
De balies plaatsen de antiwitwaswetgeving steeds hoger op de agenda, mede door de toenemende externe druk op de advocatuur om deze regelgeving strikt na te leven.
Kernverplichtingen binnen de WWFT #
- Cliëntenonderzoek — advocaten moeten de identiteit van hun cliënten verifiëren en de herkomst van gelden controleren, om mogelijke risico’s op witwassen of terrorismefinanciering in te schatten
- Waakzaamheidsverplichting — tijdens de samenwerking met een cliënt moet voortdurend gemonitord worden, met waakzaamheid voor bijvoorbeeld verdachte transacties
- Meldingsplicht — bij een vermoeden van witwaspraktijken moet dit gemeld worden aan de stafhouder, die vervolgens beslist of de informatie doorgegeven wordt aan de Cel voor Financiële Informatieverwerking (CFI)
- Bewaarplicht — resultaten van cliëntenonderzoeken en relevante documentatie moeten minimaal 5 jaar bewaard worden, zodat een gedetailleerd dossier beschikbaar is bij controles
- Risicobeleid — kantoren moeten een risicobeleid opstellen en onderhouden, afgestemd op hun specifieke risico’s, en dit regelmatig bijwerken
- Compliance en training — medewerkers moeten voldoende kennis hebben van de WWFT en de bijbehorende verplichtingen
Juridische basis #
Sinds 2 januari 2004 vallen advocaten onder het preventieve luik van de witwaswetgeving, wanneer zij bepaalde werkzaamheden voor cliënten verrichten — vastgelegd in de Wet van 11 januari 1993 ter voorkoming van witwassen en terrorismefinanciering. Niet-naleving kan leiden tot tuchtsancties en administratieve boetes.
Identificatie en KYC-proces #
De eerste stap in een preventief witwasbeleid is de identificatie van cliënten (KYC — Know Your Customer). Cicero ondersteunt dit proces door elke stap van de KYC-controle centraal vast te leggen, reminders te automatiseren, en ontbrekende informatie duidelijk te signaleren.
Zie het artikel “KYC in Cicero” voor de volledige uitleg.
Risicogebaseerde aanpak en beleidsplan #
De wetgever verplicht kantoren om een risicogebaseerde aanpak te hanteren bij cliëntacceptatie en risicobeheer: elk dossier wordt beoordeeld op zijn risicoprofiel, met maatregelen in verhouding tot dat risico.
Een centrale vereiste is een uitgeschreven antiwitwasbeleid op maat van het kantoor, dat bepaalt:
- Welke cliënten en dossiers aanvaard worden
- Welke categorieën geweigerd worden
- Hoe risico’s van aanvaarde dossiers systematisch ingeschat, opgevolgd en beheerst worden
Voor elk aanvaard dossier wordt een individueel risicoprofiel opgesteld.
Voorbeeld van differentiatie:
- Laagrisicodossiers — behandeld door medewerkers, onder marginaal toezicht van een vennoot
- Hoogrisicodossiers — actief opgevolgd door een vennoot, eventueel met het vierogenprincipe
Dit soort differentiatie moet logisch voortvloeien uit het eigen beleid, aangepast aan de werking van het kantoor.
💡 Heb je nog geen eigen beleidsplan? Verschillende consultants en gespecialiseerde advocaten bieden ondersteuning bij het opstellen van een plan op maat (zie ook het artikel over AMLCO).
Binnen Cicero kan dit beleid eenvoudig vertaald worden naar taaktemplates, zodat voor elk type dossier automatisch duidelijk is welke stappen uitgevoerd moeten worden, door wie, en binnen welke termijn.
Rol van de witwasverantwoordelijke #
Binnen elk kantoor moet een witwasverantwoordelijke aangeduid worden. Deze persoon verzamelt en beoordeelt interne meldingen, en beslist of verdere stappen richting de stafhouder nodig zijn — die op zijn beurt kan melden aan de CFI.
De witwasverantwoordelijke vormt de schakel tussen de waakzaamheid op de werkvloer en de formele verplichtingen naar balie en overheid. Zorg dat deze rol duidelijk omschreven is, en dat collega’s weten wanneer en hoe ze iets moeten signaleren.
Interne meldingen en opleidingen #
Verdachte transacties of atypische situaties moeten door individuele advocaten herkend en gemeld worden aan de witwasverantwoordelijke. Met Cicero’s ingebouwde templates registreer je zulke meldingen correct en uniform — bijvoorbeeld door verdachte transacties op te slaan in een aparte map binnen het dossier.
De template legt automatisch vast: naam van de melder, betrokken dossier, meldingsdatum. Aanvullende velden kunnen zijn:
- Beschrijving van de feiten
- Waarom wordt deze transactie verdacht geacht?
Zie de Nederlandstalige templatebibliotheek voor een eerste aanzet: Atypische verrichting, Weigering cliënt en Verhoogde waakzaamheid.
Je kan ook werken met e-mailtemplates, die meldingen rechtstreeks naar het interne witwasadres van het kantoor sturen.
Omdat melden kennis en alertheid vereist van alle advocaten én ondersteunend personeel, is het essentieel dat iedereen onderlegd blijft en regelmatig opleidingen volgt.
