Kort antwoord: Elk Cicero-dossier krijgt automatisch een eigen SharePoint-site, met automatisch opslaan, versiebeheer en real-time samenwerken. Je maakt documenten aan via “+ Document” in het dossier, of sleept het bestand naar de juiste Sharepoint. Je opent de volledige bibliotheek via de knop “DMS” in Cicero, of gaat rechtstreeks via Sharepoint of Office applicatie. Mails koppel je aan een dossier via BookMe (met prestatie); StoreMe (enkel opslaan) of My Activities.
Elk dossier dat je in Cicero aanmaakt, wordt automatisch ondersteund door een eigen SharePoint-site. Dit artikel geeft de basisintroductie tot documentbeheer.
Waarom SharePoint? #
Bestanden zijn via SharePoint steeds beschikbaar, onafhankelijk van Cicero zelf — met behoud van de ingestelde toegangsrechten in Cicer. Bestanden zijn bovendien veilig te benaderen op verschillende toestellen.
Belangrijke voordelen:
- Automatisch opslaan: geen risico op verlies van werk
- Versiebeheer: vorige versies blijven steeds beschikbaar, met tijdstempels
- Co-authoring: meerdere collega’s kunnen tegelijk en efficiënt samenwerken aan een document
Het voortdurend heen-en-weer mailen van documentversies is hierdoor achterhaald.
Wat kan je met documenten in een dossier? #
- Een brief opstellen vanuit een dossier, met je eigen briefhoofd, via de knop “+ Document” — het document krijgt direct een naam en locatie
- De knop “DMS” in het dossier opent de automatisch aangemaakte SharePoint-site van dat dossier
- Een document rechtstreeks als prestatie boeken tijdens het opstellen/bewerken, via de Word-add-in Cicero365
- Documenten ook rechtstreeks benaderen via SharePoint, Office 365, of Microsoft 365 Copilot
- Extra SharePoint-functionaliteiten: voorbeeldweergave, toegangsrechten, delen, versiegeschiedenis, prullenbak, en e-mails met metadata bewaard in een dossier
Video: een introductie tot documentbeheer #
Introductie tot sjablonen (“Slimme Templates”) #
Je kan typebrieven instellen voor je kantoor, waarbij dossierinformatie en gegevens van de betrokken partijen automatisch ingevuld worden. Cicero geeft duidelijke “stopplaatsen” aan waar je enkel de ontbrekende informatie moet aanvullen.
💡 Voor deze aanvullingen zijn ook andere add-ins complementair, met inhoudelijke suggesties.
Een document van nul opstarten of uploaden #
- Je kan een document ook rechtstreeks vanuit SharePoint van nul opstarten in het dossier
- Bestanden uploaden in het dossier kan eveneens rechtstreeks in SharePoint
Wat als ik een e-mail wil bewaren in een dossier? #
- BookMe: bewaart de e-mail (en/of bijlagen) én boekt meteen ook een prestatie en/of vervolgtaak
- StoreMe: bewaart enkel de e-mail (en/of bijlagen), zonder meteen een prestatie te boeken
- MyActivities: bij het boeken van een voorgestlede activiteit via de MyActivities module wordt de mail ook opgeslagen als bijlage.
Bijlagen kan je ook gewoon verslepen vanuit de mail naar de SharePoint-omgeving van het dossier (bereikbaar via de knop “DMS” in het dossier, of rechtstreeks via SharePoint, Office 365 of Copilot 365).
💡 Je kan ook makkelijk via “My Activities” filteren op verzonden of inkomende mails (via de beschikbare filters), en die vervolgens rechtstreeks als prestatie boeken — handig als je een mail niet meteen via BookMe of StoreMe hebt opgeslagen, en dit achteraf nog wil rechtzetten.
