Kort antwoord: Ga naar Matters > SharePoint Configuratie en klik op “Site aanmaken” om alsnog een SharePoint-site te voorzien voor een dossier dat vóór de MS365-migratie afgesloten was. Wacht tot “Access Rights Update Finished” verschijnt, en laat een key-user of MS365-beheerder eventuele archiefdocumenten manueel verplaatsen naar de nieuwe site.
Voor dossiers die al afgesloten waren vóór de MS365-migratie, werd er geen aparte Teamsite aangemaakt (conform de opgegeven sluitingsdatum). Deze dossiers kan je wel gewoon heropenen in Cicero — je krijgt dan een melding dat er nog geen SharePoint-site aanwezig is, en bijgevolg zijn er ook geen documenten onder DMS te zien.
Je kan eventueel beslissen om alsnog een site aan te maken. Van daaruit kan je documenten uit het archief (zie hiervoor je Microsoft 365-administrator) manueel verplaatsen naar de nieuwe Teams/SharePoint-site.
Stap voor stap: een site aanmaken voor een afgesloten dossier #
⚠️ Hiervoor zijn Admin-rechten nodig.
- Ga naar Matters > SharePoint Configuratie-knop
- Open je een dossier waar nog geen site aan gekoppeld is, dan krijg je de melding: “Dit dossier is nog niet gekoppeld aan een SharePoint site!”
- Gaat het zeker niet om een actief dossier dat al eerder een site had? Klik dan op “Site aanmaken.”
- Net zoals bij een nieuw dossier wordt een site aangemaakt en een site template toegepast. Onder “Log” kan je de stappen volgen (gebruik eventueel de groene refresh-pijltjes om het scherm te vernieuwen) — in totaal worden 15 stappen doorlopen, waarna de rechten nog bijgewerkt worden
- Het is pas volledig klaar zodra “Access Rights Update Finished” verschijnt
Bestaande documenten overzetten #
Staan er nog documenten in een archief, of op de originele locatie (CICEROSharepoint\CICERO\[Dominus]\[DossierID])? Die kunnen door een key-user of MS365-beheerder verplaatst worden naar de huidige CICERO Docs van dit dossier.
Pas daarna kan je op DMS klikken en de wijzigingen voor dit dossier zien.
💡 Tip: om makkelijk terug naar deze site te navigeren, klik je bovenaan de SharePoint-site op “Vastmaken aan snelle toegang” — zo verschijnt de site in je lijst van recente sites.
