Een factuursjabloon wijzigen of nieuw toevoegen

Naast het Peppol-sjabloon (zie vorig artikel) kan je ook je andere factuursjablonen — proefdruk, factuur, creditnota, provisie, betalingsverzoek, factuur mailing — aanpassen of nieuwe toevoegen.

Waar vind je je bestaande sjablonen? #

📍 Admin > Sjablonen > Sjablonen Billing

Hier zie je alle bestaande factuursjablonen die je kan gebruiken en instellen, per boekhoudpartner en/of per debiteur. Je kan de bestaande voorbeelden van Cicero aanpassen naar de huisstijl en behoeften van je kantoor.

Een bestaand sjabloon wijzigen #

Vanuit Cicero (aanbevolen)

1. Zoek het model op via Admin > Sjablonen > Sjablonen Billing, en klik op de naam van het Word-document
2. Scroll naar onder in het detailscherm, selecteer eerst de taal van het document dat je wil bewerken
3. Klik op “Bewerken” — het Word-document opent zich, en je kan de gewenste tekst aanpassen
4. Omdat het document opgeslagen staat in SharePoint (onder CICEROSYSTEM), wordt automatisch opgeslagen. Sluit het document simpelweg om terug te keren naar het detailscherm
5. Klik op “Sluiten” (of “Opslaan” als je ook andere kenmerken van het sjabloon wijzigde)

⚠️ Let op: het wijzigen van een sjabloon wijzigt dit voor het volledige kantoor. Worden de wijzigingen te specifiek voor één situatie? Voeg dan liever een nieuw, apart sjabloon toe (zie verder), in plaats van het bestaande aan te passen.

📝 Als het sjabloon in meerdere talen bestaat, moet je de wijziging mogelijk in elke taalversie apart doorvoeren.

📝 Wil je niet enkel de vaste tekst of lay-out wijzigen, maar ook de samenvoegcodes of -commando’s? Zie dan de sectie “Een nieuw sjabloon toevoegen” hieronder.

Rechtstreeks via SharePoint

Je kan sjablonen ook rechtstreeks terugvinden en bewerken in: 📍 CICERO SharePoint-site > Site-inhoud > CICEROSYSTEM > CT

Zoek bovenaan op bestandsnaam. Vanuit SharePoint kan je enkel het document zelf bewerken — niet de instellingen/details in Admin > Sjablonen.

⚠️ Wijzig in SharePoint nooit de bestandsnaam — anders werkt de koppeling met Cicero niet meer.

💡 Best practice: beperk de toegang tot deze SharePoint-site tot een aantal key-users (zie de sectie “Rechten om sjablonen te wijzigen” hieronder).

Een nieuw sjabloon toevoegen #

Wanneer je gebruikt dit voor: samenvoegcodes/commando’s wijzigen, of een volledig nieuw documenttype toevoegen.

1. Bij “Nieuwe sjabloonnaam”: geef aan hoe je dit sjabloon wil benoemen, eventueel met een uitgebreidere omschrijving
2. Bij “Breedte detail-kolom”: geef het aantal karakters op om de tabel in bijlage netjes te vullen zonder tekst af te kappen. Start met de standaardwaarde van 40, en verhoog dit naar 50 of 60 als je minder kolommen gebruikt dan het basismodel
3. Vink aan of je “Detail per categorie of per advocaat” wil tonen op de factuur (dus het detail van de prestatie, niet enkel de totalen)
4. Vink “Readonly” aan als je wil dat niemand dit sjabloon per ongeluk kan wijzigen — wil je later toch aanpassen, dan moet je dit eerst uitvinken
5. Klik op “Toevoegen” om het sjabloon in het Nederlands toe te voegen, en upload het bestand via “Upload file”
6. Klik op “Opslaan” voor een preview, en klik nogmaals op “Opslaan” om het definitief aan de lijst toe te voegen
7. Herhaal dit voor elke gewenste taal

Rechten om sjablonen te wijzigen #

Een gebruiker heeft twee zaken nodig om kantoorsjablonen te kunnen bewerken:

1. Toegang tot de Admin-module 📍 Admin > Users > Detail van de user > Rechten > WebApps > toegang geven op Cicero Admin

2. Machtiging tot de SharePoint CT-folder 📍 Admin > WebApps > onderaan bij SHAREPOINT: CT > selecteer welke gebruiker(s) toegang krijgen tot de Cicero-sjablonenbibliotheek

Je kan hier op elk moment ook nog extra rechten geven tot andere SharePoint-systeemfolders.

Na het opslaan van deze rechten moet de betrokken gebruiker opnieuw inloggen om de aanpassingen geactiveerd te krijgen.

Dit was het laatste artikel van de subcategorie Sjablonen. Volgende subcategorie: Factureren (workflows van proefdruk tot definitieve factuur, bulkfacturatie, en meerdere betalers).