Kort antwoord: Op de tab “WWFT controle” van een dossier bepaal je het dossiertype (WWFT-plichtig, niet-plichtig, of vrijwillig onderworpen) met ondersteunende vragen, beoordeel je de meldingsplicht, en noteer je de individuele risicobeoordeling. Houd ook bij of de vereiste opdrachtbrief ondertekend is — verplicht vóór het aangaan van de zakelijke relatie.
Naast de KYC-controle op relatieniveau, biedt Cicero ook een specifieke controle op dossierniveau.
Aanpassingen op de dossierfiche #
Onder de tab “WWFT controle” in een dossier kan je:
Dossiertype bepalen #
- WWFT-plichtig
- Niet WWFT-plichtig
- Niet WWFT-plichtig, maar vrijwillig onderworpen (bijvoorbeeld wanneer het kantoor ervoor kiest om standaard een individuele risicobeoordeling te documenteren)
Met ondersteunende vragen helpt Cicero te bepalen of de WWFT-wetgeving van toepassing is.
Meldingsplicht beoordelen #
Ook hier zijn ondersteunende vragen voorzien om correct te bepalen of een melding noodzakelijk is.
Individuele risicobeoordeling noteren #
Cicero biedt een centrale plek om de finale beoordeling bij te houden. De stappen die tot deze beoordeling leiden, blijven kantoorafhankelijk — Cicero documenteert het resultaat.
💡 We adviseren om de verschillende stappen in de risicobeoordeling te bewaren op de SharePoint-map van het dossier.
Getekende overeenkomst / afzonderlijke opdrachtbrief bijhouden in Cicero #
De overeenkomst of afzonderlijke opdrachtbrief legt de basis voor de zakelijke relatie tussen advocaat en cliënt, en helpt bij de naleving van de antiwitwaswetgeving.
Volgens de wetgeving moeten advocaten hun cliënten informeren over de antiwitwasverplichtingen voordat een zakelijke relatie wordt aangegaan — de opdrachtbrief speelt dus een cruciale rol in het vastleggen van deze verplichtingen.
De overeenkomst kan als template toegevoegd worden op kantoorniveau; gegevens uit het dossier en de betreffende relatiefiches worden automatisch overgenomen.
Op de WWFT controle-tab kan je bijhouden of de overeenkomst al dan niet ondertekend is.
Veelgestelde vragen #
Waarom zie ik ineens “Geen dossier type” en “Geen risico ingesteld” op mijn dossierfiche? #
Zodra je de analyse invult en opslaat, worden deze labels vervangen door het juiste dossiertype en risiconiveau.
- Dossiertype: valt het dossier al dan niet onder de wet
- Risiconiveau: de individuele risicobeoordeling van het dossier
Wat is de werkwijze om ervoor te zorgen dat de labels juist zijn ingevuld? #
Volg deze stappen op de dossierfiche, tabblad “WWFT controle”:
- Bepaal de aard en het doel van de zakelijke relatie. Gebruik de ondersteunende vragen om te beoordelen of er meldingsplicht is.
- Stel het dossiertype in (label 1): is dit een geviseerde activiteit conform art. 5, §1, 28° van de Wet van 18 september 2017? De ondersteunende vragen helpen om het type te bepalen (WWFT-plichtig, niet-plichtig, of vrijwillig onderworpen).
- Noteer de individuele risicobeoordeling van het dossier (indien vrijwillig onderworpen). Vul in Cicero het resultaat in met toelichting; bewaar de effectieve risicobeoordeling in een aparte witwasmap op het dossier.
Alle stappen worden gelogd voor een volledige audit trail.
