In Cicero365 zijn er verschillende manieren om je activiteiten te boeken.
Met My Activities in Cicerosoftware wordt tijdregistratie eenvoudiger en vollediger: Cicero herkent automatisch relevante activiteiten en suggereert ze als prestatie.
Automatische herkenning van activiteiten #
Cicero detecteert automatisch onder andere:
- 📧Outlook E-mails
- 🗓️Outlook afspraken
- 👥 Geplande Teams-meetings of spontane Teams calls
- 💬 Chats in een Teams
- 📝 Activiteit in Word (en andere M365-apps)
- 📞Optioneel: telefoon gesprekken (indien je via Teams telefonie werkt, zie het artikel “Teams telefonie” voor de specifieke vereisten
Al deze activiteiten worden verzameld in één overzicht, zodat je niets vergeet te registreren.
Werken met filters #
Om het overzicht overzichtelijk te houden, kan je filters gebruiken:
- Activiteiten filteren per type (mail, call, meeting, document, …)
- Bij e-mails kan je specifieke mappen doorzoeken (inbox, verzonden) of uitsluiten (bv. privé of spam)
Zo zie je alleen de activiteiten die voor jou relevant zijn.
Activiteiten aanvullen en accepteren #
Voor elke herkende activiteit vult Cicero al zoveel mogelijk automatisch in:
- Dossier en taak, waar mogelijk (zie de verdieping onderaan voor hoe dit precies herkend wordt)
- Tijd en omschrijving
Je kan al deze velden zelf nog aanpassen — bijvoorbeeld een dossier of taak toevoegen als Cicero die niet kon afleiden, of de tijd/omschrijving corrigeren.
Vervolgens kan je de activiteit:
- Accepteren → de activiteit wordt toegevoegd aan je timesheet
- Verwijderen, indien niet relevant
Tip: Activiteiten die je niet accepteert, verschijnen niet in je timesheet en hebben geen invloed op je rapportering of facturatie. Je mag ze dus gerust laten staan.
Volledige controle, minder manueel werk #
Je behoudt altijd de controle over wat wel en niet wordt geboekt, terwijl Cicero het voorbereidende werk voor je doet.
Zo combineer je accurate tijdregistratie met minder administratieve last.
Verdieping: hoe herkent Cicero eigenlijk het juiste dossier? #
Benieuwd wat er achter de schermen gebeurt? De herkenningslogica verschilt per activiteitstype:
Documenten (Word, PowerPoint, Excel) Elk dossier heeft zijn eigen SharePoint-site. Staat het document opgeslagen in de SharePoint-site van een dossier? Dan herkent Cicero automatisch om welk dossier het gaat. Gaat het om een los document — niet opgeslagen binnen een dossier-site — dan kan Cicero het dossier niet afleiden, en vul je dit zelf aan.
Teams-meetings Elk dossier-Team in Microsoft Teams is gekoppeld aan dat ene dossier. Vindt de meeting plaats binnen het Team van een dossier? Dan weet Cicero automatisch om welk dossier het gaat, omdat dat Team het dossier ís.
Mails Mails worden herkend via een dossierverwijzing in het onderwerp (bv. #dossiernaam#), of doordat de mail rechtstreeks vanuit het dossier zelf werd opgesteld (via “+ Document” in Matters — zie ook het artikel “De Cicero365-add-in in Outlook en Word”).
Telefoongesprekken (enkel indien je via Teams telefonie werkt) Hier verloopt de herkenning anders: via het telefoonnummer. Komt het nummer voor in slechts 1 dossier, dan wordt dat dossier automatisch ingevuld. Komt het nummer in meerdere dossiers voor, dan krijg je een lijst met dossier-ID’s om uit te kiezen. Is het nummer onbekend, verborgen, of komt het via een call queue binnen, dan wordt het gesprek wel gedetecteerd, maar zonder automatische dossierkoppeling — dit vul je dan zelf aan. Zie het artikel “Teams telefonie” voor de volledige uitleg.
Voor elk activiteitstype geldt: kan Cicero het dossier niet automatisch afleiden, dan wordt de activiteit nog steeds gedetecteerd en getoond — je vult het dossier dan gewoon zelf aan voor je de activiteit accepteert.
Hoe herkent Cicero de juiste taak? #
Naast het dossier stelt Cicero voor elk activiteitstype ook automatisch een standaardtaak voor — bijvoorbeeld wordt een mail gekoppeld aan de taak “Correspondentie,” en een telefoongesprek aan de taak “Behandeling.”
Welke taak standaard gekoppeld wordt aan welk activiteitstype, is configureerbaar door een key-user van je kantoor — zie het artikel “Teams telefonie” voor een concreet voorbeeld van hoe deze koppeling wordt ingesteld. Deze voorgestelde taakomschrijving kan je bovendien nog altijd zelf aanpassen, per activiteit, voor je ze accepteert.
Gepresteerde tijd versus te factureren tijd #
Cicero houdt automatisch de duur van de activiteit bij als gepresteerde tijd (bv. de gespreksduur van een telefoongesprek, of de duur van een Teams-meeting).
De te factureren tijd staat standaard gelijk aan de gepresteerde tijd — je past dit enkel aan als je een afwijkend aantal uren wil factureren (bijvoorbeeld bij een vast tarief, of wanneer je bewust minder aanrekent dan de effectieve tijdsbesteding).
