Kort antwoord: Maak een relatie aan via de Wizard (8 stappen: identiteit, nationale gegevens, juridische identiteit, communicatie, groepen, contactadressen, onderneming, boekhouding). Gebruik het F2-keuzelijstprincipe voor gestandaardiseerde velden, en een consistent ID-format (bv. ACHTERNAAMVOORNAAM, zonder accenten/koppeltekens) om dubbels te vermijden.
Relations bevat alle relaties en contacten van je kantoor — niet enkel cliënten en tegenpartijen, maar ook rechtbanken, confraters, deurwaarders, notarissen, deskundigen, leveranciers, en jullie zelf.
Op zoek naar een korte, snelle introductie in plaats van deze volledige gids? Zie het artikel “Een intro tot Relations” onder Getting Started.
Waarom Relations zo belangrijk is #
Relations bevat véél meer dan enkel contactgegevens — het wordt gebruikt in dossiers, documenten, facturatie, boekhouding, rapporten, en meer. Dit is de basis waarop alle andere modules steunen. Eén relatie kan bijvoorbeeld in honderden dossiers gebruikt worden.
Twee manieren waarop een contact kan bestaan #
Een contact heeft ofwel:
- Een eigen relatiefiche — behandeld in dit artikel
- Of het is opgenomen als contactpersoon onder de contactadressen van een andere relatiefiche (zie onderaan dit artikel)
Een relatie aanmaken via de Wizard #
In Relations, bij “Zoeken en Toevoegen,” vind je de Wizard-functionaliteit. Hiermee maak je in 8 stappen een relatie aan — na het doorlopen ervan is je relatie volledig, en meteen bruikbaar in Cicero.
Kijk vóór het aanmaken altijd eerst via het veld Zoeken of de relatie niet al bestaat.
📄 Download deze handleiding als bewerkbaar document: wil je dit stappenplan aanpassen naar de huisstijl en specifieke afspraken van je kantoor, en verspreiden binnen je team?
Vooraf: het principe van keuzelijsten — de F2-toets #
Bij F2-velden kan je enkel gegevens invullen uit een standaard keuzelijst.
- Druk op F2: is het veld leeg, dan opent de volledige lijst
- Geef eerst enkele karakters in, en druk dan F2 (of Enter) om de keuze te beperken
- Voldoet slechts 1 waarde? Dan wordt die automatisch overgenomen
Velden zonder F2 zijn vrije velden.
Stap 1 — Identiteit #
Geef eerst de ID van de relatie in.
Formatteringsregels voor de ID:
- Aan elkaar geschreven, in hoofdletters
- Geen bedrijfsvormen, koppeltekens, leestekens of accenten
- Rechtspersonen:
[BEDRIJFSNAAM]— bv.INFORMAEUROPE - Natuurlijke personen:
[ACHTERNAAMVOORNAAM]— bv.DENEYSKRISTOF
De ID wordt na afronding overgenomen in het veld NAAM, dat je dan naar wens kan aanpassen (met accenten, koppeltekens, spaties).
Gedaante (via F2): kies tussen Natuurlijk persoon, Onbepaald, of Rechtspersoon.
Btw-nummer: een ondernemingsnummer wordt een btw-nummer zodra er een landcode aan voorafgaat.
- Klik op “CHECK” om direct bij de Europese Unie te controleren of dit nummer effectief bestaat
- Klik op “OPVRAGEN COMPANYWEB” om op basis van het btw-nummer meteen de bedrijfsinformatie én de statutaire (adres)gegevens op te halen en automatisch in te laden
Ben je gekoppeld met een cardreader? Dan kan je via “OPVRAGEN EID” de identiteitskaart inlezen:
- Sluit de cardreader aan op de pc
- Steek de kaart van de relatie in de lezer
- Klik op “UITLEZEN” — de gegevens (inclusief foto) verschijnen op het scherm
- Klik op “BIJWERKEN” om de gegevens op te slaan
Sommige instellingen vereisen een kopie van de legitimatie in het dossier.
Je kan er ook voor kiezen deze gegevens over te brengen naar de gerechtelijke identiteit, via de bijbehorende knop onderaan.
Klik vervolgens op “STAP 2.”
Stap 2 — Nationale gegevens #
- Nationaliteit (via F2)
- Nationaal nummer: voor Belgische natuurlijke personen het rijksregisternummer (wordt automatisch gecontroleerd bij het opslaan); voor Nederlandse personen het sociaal-fiscaal nummer
- Woonstaat-fiscaal Nr: het fiscale nummer (dit veld en het vorige hebben betrekking op een natuurlijk persoon, niet op een rechtspersoon)
Klik op “STAP 3.”
Stap 3 — Juridische identiteit #
De velden van Stap 3 bepalen de identiteit van de relatie zoals die gebruikt wordt in de verschillende sjablonen/templates:
Spreektaal, Vorm, Beroep, Meervoud, Geslacht, Naam, Voornamen, Straat, Huisnummer, Postbus, Postcode, Woonplaats, Land, Geboren te, Geboren op
Bij rechtspersonen wordt een deel automatisch ingevuld op basis van het btw-nummer.
💡 Tip: splits het huisnummer best van de straatnaam.
Klik op “STAP 4.”
Stap 4 — Communicatie #
Klik op “TOEVOEGEN” om communicatiegegevens toe te voegen (telefoonnummer, website, …):
- Soort — bv. E-mail, GSM, enz.
- Nummer — het nummer of e-mailadres
- Omschrijving — optioneel
- Rangschikking — bij meerdere communicatiegegevens
Klik op “OPSLAAN” — het item verschijnt in de lijst bij Stap 4. Klik daarna op “STAP 5.”
Stap 5 — Groepen #
Klik op “TOEVOEGEN”, selecteer een Groepnaam, wijzig eventueel de Rangschikking, en klik op “OPSLAAN.” De groep verschijnt in de lijst.
Groepen laten je toe relaties nadien te selecteren voor een bepaald (marketing)doel. Groepen moeten vooraf geconfigureerd worden.
Klik op “STAP 6.”
Stap 6 — Contactadressen #
Klik op “TOEVOEGEN” om een contactadres met gedetailleerde en persoonlijke contactinformatie toe te voegen. De pop-up bevat onder andere deze velden:
Rangschikking, Aan, Prefix, Titel, Voornaam, Naam, Functie, Gebouw, Straat, Huisnummer, Postbus, Postcode, Woonplaats, Provincie, Sublocatie, Land, Aanspreektitel, Aanspreektitel vriend, Referentie, Taal, Tel, GSM, Fax, E-mail, Memo
- Rangschikking: het eerste contactadres krijgt automatisch “1”. Bij meerdere contactadressen wordt bij het benaderen van de relatie automatisch het adres met rangschikking “1” geselecteerd
- Aanspreektitel en Aanspreektitel vriend (informele aanspreekvorm) — de opties hiervoor stel je in via Admin > Configuratie > Tabellen
- Vink rechts aan of dit adres gebruikt mag worden voor: Facturatie-adres, Rappel-adres, Dossiers-briefwisseling, en/of Mailing-adres
⚠️ Let op: je kan enkel factureren als het adres, de postcode, plaats en land volledig ingevuld zijn, én “Facturatie-adres” is aangevinkt.
- Originelen/Kopieën — geef aan of een origineel of kopie naar deze relatie verstuurd moet worden
- Varia — extra velden zoals Facebook- en/of LinkedIn-naam
- Campagnes — voeg campagnes toe, aan te vullen met Response en eventuele Notitie
Je kan ervoor kiezen de gerechtelijke identiteit over te nemen via de knop “OVERNEMEN GERECHTELIJKE IDENTITEIT” — de communicatiegegevens op de relatie worden dan mee overgenomen.
Sla op met “OPSLAAN (F9)” of door op F9 te drukken. Het contactadres verschijnt in de lijst bij Stap 6.
Klik op “STAP 7.”
Stap 7 — Onderneming #
Is bij Gedaante gekozen voor “Rechtspersoon”? Dan vul je hier onder andere deze velden in:
Nr Vestiging, BTW Tekst, HR Type, HR Tekst, RPR/HR Plaats, HR/KBO Nummer, HR Vestiging (NL)
Is het bedrijf in België gevestigd? Dan wordt het KBO-nummer automatisch ingevuld na het invullen van het btw-nummer.
Klik op “STAP 8.”
Stap 8 — Boekhouding #
⚠️ Dit is een zeer belangrijke stap, cruciaal voor een correct verloop van de boekhouding: Banken, Debiteuren en Crediteuren.
Banken #
Klik op “TOEVOEGEN.” De pop-up bevat onder andere deze velden:
Banknaam, Naam Filiaal, Straat en Nr, Postcode, Plaats, Land, Rekening in buitenland, Munteenheid, BIC (Bank Identifier Code), Nationaal rekeningnummer (met IBAN Tools-knop), Voor Netbanking, Valideer bankrekening, ID Code Nationale Clearing, Clearing Nr., Swiftcode als mededeling, Bijkomende mededeling, Med. voor bank opdrachtgever, Memo, Rangschikking
Vul de velden secuur in — dit heeft rechtstreeks invloed op de volledige boekhouding voor deze relatie.
- Vink “Voor Netbanking” aan als je gebruik wil maken van netbanking
- Vink “Valideer bankrekening” aan om automatisch te laten controleren of de ingevulde velden correct zijn bij het opslaan — dit vereist wel dat de achterliggende gegevens onder Admin > Configuratie > Landen correct staan
Sla op met “BEWAREN (F9).”
Debiteuren #
Belangrijk voor een correcte, vlot verlopende boekhouding. Klik op “TOEVOEGEN” om een nieuwe debiteur toe te voegen.
- Selecteer de boekhoudpartner (Partner) — het debiteurnummer wordt automatisch, oplopend aangemaakt
- Vul de gewenste velden in — de pop-up bevat onder andere:
Partner, Debiteurnummer, Debiteur sinds, Categorie, Standaard verkoopsregel, BTW Status, Inwonertype, Standaard Betaalvoorwaarde, Account verantwoordelijke, Facturatie munt, E-invoice/Peppol verplicht, Bank, Bankrekeningnummer, Datum laatste factuur, Datum laatste betaling, Datum laatste rappel, Rappels: Max niveau, Rappels: Aantal, Rappels onderdrukken, Debiteur uitsluiten
Merk op: het vinkje “E-invoice/Peppol verplicht” dat hier verschijnt, is exact hetzelfde vinkje dat uitgebreid behandeld wordt in de hoofdcategorie Billing (zie het artikel “Relaties instellen voor e-facturatie”).
Met bijzondere aandacht voor:
- Standaard verkoopsregel — komt op de factuur te staan
- Btw-status van de debiteur — staat standaard op “particulier”; pas dit aan indien het om een onderneming gaat. Ook bank en bankrekeningnummer moeten correct staan
Zodra een relatie cliënt of leverancier wordt, zijn Inwonertype en Btw Status verplicht — deze bepalen de btw-toepassing.
Btw-status, mogelijke waarden:
- Medecontractant — btw-plichtige aannemer van werken in onroerende staat
- Onbepaald — indien niet van toepassing of niet bekend
- Onderneming — organisatie/rechtspersoon
- Particulier — natuurlijk persoon voor privégebruik, niet-toevallige belastingplichtige
- Vrijgestelde — levering aan, diensten voor, en invoer door diplomaten en internationale instellingen (art. 42 §3 1°-8°): diplomatieke zendingen en consulaire posten (officieel gebruik), hun leden (persoonlijk gebruik, behoudens werk in onroerende staat), Europese instellingen, NAVO, legers, militaire begraafplaatsen, goud aan centrale banken, erkende organisaties, parels en natuurstenen aan handelaars daarin
Inwonertype, mogelijke waarden:
- Kantoorland, of Binnen EU zonder btw-nr. — de cliënt/leverancier is gevestigd in het land van de boekhoudpartner, of in de EU zonder btw-nummer
- Buiten Kantoorland, Binnen EU met btw-nr. — gevestigd in een andere lidstaat dan die van de boekhoudpartner
- Buiten EU — gevestigd in een derde land, buiten de EU
Verder vul je aan: Standaard Betaalvoorwaarde (komt op de factuur), Account Verantwoordelijke, en Munteenheid.
Rappels: selecteer tot welk niveau en hoeveel rappels je verstuurt. Vink “Rappels onderdrukken” aan als je deze relatie geen rappels wil sturen.
Debiteur uitsluiten: geef aan vanaf welke datum deze debiteur niet meer actief is voor deze relatie.
Sla op met “BEWAREN (F9).”
Crediteuren #
Klik op “TOEVOEGEN” om een nieuwe crediteur toe te voegen. Selecteer de boekhoudpartner — het leveranciernummer wordt automatisch aangemaakt. De pop-up bevat onder andere:
Partner, Leveranciernummer, Leverancier sinds, BTW Status, Inwonertype, Standaard Aankoopregel 0 t.e.m. 4, Standaard Financiële regel, Standaard Betaalvoorwaarde, Factuur munt, Bank, Bankrekeningnummer, Datum laatste factuur, Datum laatste betaling, Datum laatste rappel, Aantal rappels, Leverancier uitsluiten, Opnemen in Belcotax
Ook hier zijn Inwonertype en Btw Status onmisbaar (zie de definities hierboven bij Debiteuren — dezelfde waarden en regels gelden hier).
Voor netbanking vul je zo veel mogelijk velden in. Minimale vereisten: Factuur munt, Bank, en Bankrekeningnummer.
Afronden #
Heb je bij Banken, Debiteuren en Crediteuren de juiste gegevens toegevoegd? Klik dan op “AFRONDEN” om de Wizard af te sluiten — je komt automatisch terecht op het detailscherm van de nieuw aangemaakte relatie.
Extra tabbladen, na de aanmaak #
Naast de 8 Wizard-stappen heeft elke relatiefiche nog een aantal andere tabbladen, die je pas na de aanmaak invult of raadpleegt:
- KYC-check — zie het afzonderlijke artikel over Know Your Customer onder de hoofdcategorie WWFT voor de volledige uitleg
- Documenten — documenten specifiek gekoppeld aan de relatie, niet aan een dossier (bv. rappels, geboorteaktes)
- Dossiers — toont in welke dossiers deze partij betrokken is
- Relaties — banden met andere relaties, bijvoorbeeld als zaakvoerder, of een familieband
- Varia — voor velden die je nergens anders kwijt kan, bijvoorbeeld een nummerplaat
- eID — lees de identiteitskaart in; de gegevens worden automatisch overgenomen via “Overnemen gerechtelijke identiteit” (zie ook Stap 1 hierboven)
- CompanyWeb / Company.info — zie het artikel “Extra integraties: CompanyWeb en Company.info” voor de volledige uitleg
- Incasso — zie de hoofdcategorie Incasso voor de volledige uitleg
Als contactadres op een andere relatiefiche #
Contacten die als contactadres op een andere fiche staan (in plaats van een eigen relatiefiche), kunnen ook gebruikt worden voor facturatie, briefwisseling en mailings — zorg er wel voor dat de juiste vinkjes daarvoor aangevinkt staan.
Best practice: een kantoorhandleiding voor relaties #
Het is nuttig om afspraken over het aanmaken en beheren van relaties vast te leggen op kantoor- of teamniveau. Dit garandeert een goede, consistente hygiëne in je CRM. De downloadbare handleiding bovenaan dit artikel biedt hiervoor een goede basis.
