Kort antwoord: In Outlook archiveer je mails met één klik in het juiste dossier en registreer je automatisch tijd (via BookMe, StoreMe). In Word vult de add-in automatisch relatie- en dossiergegevens in via je CRM, met directe tijdregistratie. Extra tools: Relation Quick Add, Auto Store, en snelkoppelingen “Open matter”/”Open DMS.”
Met de Cicero365-add-in koppel je je dagelijkse werk in Outlook en Word rechtstreeks aan je Cicero-dossiers — zonder je vertrouwde Microsoft-omgeving te verlaten.
Voordelen in Outlook #
In Outlook kan je e-mails met één klik archiveren in het juiste dossier, én tegelijk tijd registreren op basis van je e-mailactiviteit, via het Cicero365-taakpaneel.
Een inkomende mail (en bijlagen) opslaan #
Voor het bewaren van een mail en/of bijlagen heb je twee opties:
- StoreMe — bewaart de mail (en/of bijlagen, al dan niet los van de mail) in het dossier of op een personenfiche, zonder een prestatie te boeken
- BookMe — bewaart de mail (en/of bijlagen) én boekt meteen ook een prestatie en/of vervolgtaak
Stappen bij een inkomende mail met bijlagen (via BookMe):
- Sla de mail zelf op in de map “Correspondence”
- Scroll naar onder, en duid aan dat de bijlagen ook in het juiste Cicero-dossier opgeslagen moeten worden — specifieer de gewenste map
Alternatief: sleep de bijlagen gewoon handmatig naar de SharePoint-omgeving van het dossier (bereikbaar via de knop “DMS” in het dossier, of rechtstreeks via SharePoint, Office 365 of Copilot 365).
Een uitgaande mail classeren #
Er zijn verschillende manieren om een uitgaande mail op te stellen en nadien aan een dossier te koppelen:
Optie 1 — Starten vanuit een dossier (Matters > “+ Document”)
- Start vanuit een dossier in Matters, en stel de e-mail op via een e-mailsjabloon
- In Outlook zie je rechts het Cicero365-taakpaneel
- Verstuur de e-mail via de gewone Outlook “Send”-knop (tip: hiermee kan je het versturen ook plannen)
- Gebruik je nadien in Verzonden items StoreMe of BookMe? Dan koppelt Cicero automatisch het juiste dossier aan de e-mail
Optie 2 — Starten vanuit Outlook zelf
- Stel de e-mail rechtstreeks op in Outlook
- In Outlook zie je rechts het Cicero365-taakpaneel
- Verstuur de e-mail via de gewone Outlook “Send”-knop
- Gebruik in Verzonden items StoreMe of BookMe op de verzonden e-mail — hier kies je zelf handmatig het juiste dossier
Optie 3 — Via My Activities: In plaats van elke mail meteen bij het versturen te koppelen, kan je er ook bewust voor kiezen om dit gebundeld, achteraf te doen via “My Activities.” Filter daar op verzonden (of inkomende) mails, en koppel ze van daaruit aan het juiste dossier, met meteen ook de mogelijkheid om ze als prestatie te boeken.
Veel gebruikers verkiezen deze aanpak: je wordt niet onderbroken tijdens het schrijven of versturen van je mail, en je verwerkt je mailopvolging op een moment dat jou past — bijvoorbeeld aan het einde van de dag, in één vlotte doorloop van al je activiteiten tegelijk.
Samengevat: start je vanuit een dossier, dan gebeurt de dossierkoppeling automatisch. Start je vanuit Outlook, dan selecteer je het dossier manueel. Werk je liever gebundeld en zonder onderbrekingen? Dan is achteraf koppelen via My Activities een prima, veelgebruikte werkwijze.
Cicero Auto Store: automatische mailopslag instellen #
Voor StoreMe zonder taak bestaat ook Cicero Auto Store. Voor je dit kan gebruiken, moet je een aantal basisinstellingen aanpassen:
- Activeer de voorkeursinstelling “Automatische mail-opslag in dossier” onder “Mijn account”
- Stel de standaardfolder in bij de DMS Settings
- Vink de optie “Ref.ID in Mail subject” aan, zodat Autostore ook werkt voor mails die nog geen dossier-ID hebben op het moment van verzenden — je ziet het gevonden dossier dan automatisch terug in het onderwerp (en in de bewaarnaam in SharePoint)
- Stel in Outlook via Categoriseren in dat een opgeslagen e-mail automatisch een gekleurde tag krijgt
Relation Quick Add #
Vanuit een inkomende mail kan je de afzender rechtstreeks toevoegen als relatie in Cicero. De Relation Wizard leidt je meteen door alle nodige stappen.
Snel naar het dossier of de documenten #
Twee snelkoppelingen in het Cicero365-taakpaneel:
- “Open matter” — opent onmiddellijk het juiste dossier
- “Open DMS” — opent onmiddellijk de SharePoint-bibliotheek met alle bestanden van dat dossier
Voordelen in Word #
In Word kan je documenten aanmaken met automatisch ingevulde relatie- en dossiergegevens, dankzij de integratie met het CRM-systeem van Cicero — inclusief directe tijdregistratie via het Cicero365-taakpaneel.
Zie ook “Cicero Docs en SharePoint” voor de bredere uitleg over documentbeheer in Cicero.
