Voor je start met e-factureren, moet je Peppol-sjabloon correct ingesteld staan. Dit artikel legt uit waarom een apart, minimalistisch sjabloon nodig is, en hoe je dat stap voor stap aanmaakt.
Waarom een apart Peppol-sjabloon? #
Cicero adviseert, in lijn met het standpunt van de Balie inzake het beroepsgeheim, om standaard twee factuursjablonen te gebruiken:
1. E-factuur / Peppol / UBL-sjabloon Neem hierin uitsluitend de essentiële, wettelijk verplichte gegevens op: totaalbedrag, factuurdatum en factuurnummer. Bijkomend detail over de prestaties stuur je apart, via mail, met het gewone PDF-factuursjabloon.
2. PDF-factuursjabloon Dit gebruik je voor B2C-facturatie, of wanneer je er zelf voor kiest om achteraf meer detail mee te sturen.
Op de relatie van een klant kan je desgewenst afwijkende sjablonen instellen ten opzichte van deze twee standaardmodellen.
Stap voor stap: je eigen Peppol-sjabloon aanmaken #
- Open je standaard factuursjabloon 📍 Admin > Sjablonen > tabblad Billing > Bewerken
- Download het model en sla het lokaal op onder
0$peppol.docx - Wis de detailcodes en eventuele referentiecodes uit het gedownloade Word-bestand — dit zijn net de velden die je in het Peppol-sjabloon wil weglaten
- Voeg het aangepaste bestand toe via Admin > Sjablonen > tabblad Sjablonen Billing. Dit wordt dan je nieuwe, standaard Peppol-sjabloon.
- Koppel het Peppol-sjabloon aan de juiste boekhoudpartner 📍 Admin > Configuratie > tabblad Billing Hier kan je ook een bijhorende bodytekst toevoegen voor de begeleidende e-mail.
Kan ik een afwijkend factuursjabloon instellen per debiteur? #
Ja. In Admin > Configuratie > Billing stel je naast het standaard factuurmodel (met detail) ook een model voor Peppol (zonder detail) in — dit geldt dan voor alle dossiers die via Peppol factureren.
Op de relatie zelf blijft het daarnaast mogelijk om een afwijkend model te voorzien, zowel voor PDF als voor Peppol.
Wat gebeurt er als beide ingesteld zijn — dus een Peppol-model in de configuratie, én een afwijkend model op de debiteur?
De volgorde in de e-invoice-flow is dan:
- Configuratie > Peppol-sjabloon (zonder detail) → dit vertrekt als de eigenlijke e-factuur
- Bij het aanmaken van de factuurspecificatie: Relatie > afwijkend model (met detail, voor de opvolgende nazending) — of, als er geen afwijkend model bestaat op de relatie: Configuratie > factuur als terugval-optie
Wat als het Peppol-sjabloon leeg is? #
Als er geen specifiek Peppol-facturatiemodel is ingesteld, wordt er nog steeds geen PDF meegestuurd via Peppol — in dat geval gebruikt Cicero automatisch het standaard Peppol-model dat ingesteld staat onder Admin > Configuratie > tabblad Billing.
Volgende stap: Een factuursjabloon wijzigen of nieuw toevoegen — hoe je bestaande facturatiemodellen aanpast in Word en SharePoint.
