Veelgestelde vragen over de Tarievenmodule #

Algemeen #

Waarom zie ik de knop Tarieven niet? De knop Tarieven in het Billing-menu en het scherm erachter zijn voorbehouden aan gebruikers die ook toegang hebben tot Admin > Configuratie. Neem contact op met uw beheerder.

Moet ik de klassieke methode opgeven om met de Tarievenmodule te werken? Nee. De klassieke jobcode-formule blijft bestaan en vormt zelfs de laatste stap in de vaste volgorde waarmee Cicero een tarief bepaalt.

Wat is het verschil tussen een rol en een level? De rol hangt aan de positie van de advocaat op het dossier: dominus litis of prestant. Het level hangt aan de medewerker zelf: zijn functieniveau (bijvoorbeeld Associate, Counsel, Partner), ingesteld bij Admin > Gebruikers. Bij een tariefmatrix per level bepaalt het level het tarief en speelt de rol geen rol.

Welk tarief geldt? #

Welk tarief wint als er meerdere mogelijk zijn? Cicero zoekt langs een vaste volgorde en stopt zodra een stap een tarief oplevert: 1) afwijkend uurloon op de partij, 2) tariefmodel van het dossier, 3) standaardtarief van de advocaat, 4) vast ereloontarief van het dossier, 5) jobcode-formule.

Welke datum bepaalt het tarief van een prestatie? De prestatiedatum. Een prestatie van vorig jaar rekent dus met de tarieflijnen zoals die toen golden.

Welk tarief krijgt een advocaat die dominus litis én prestant is? Zijn dominus-tarief.

Wat als een tariefmodel maar één rol dekt? Dat mag. Dekt een model bijvoorbeeld alleen de dominus, dan volgt de prestant het gewone dossiertarief.

Wat als een medewerker geen level heeft? Dan levert een tariefmatrix per level voor hem niets op. Cicero volgt de gewone volgorde: standaardtarief van de advocaat, vast ereloontarief, jobcode. Hetzelfde geldt voor personen zonder gebruikersaccount.

Een nieuw tarief laten ingaan #

Kan ik een nieuw tarief laten ingaan vanaf een bepaalde datum? Ja. Elke tarieflijn heeft een Geldig van en eventueel een Geldig tot. In de klassieke methode kan u geen “vanaf”-datum meegeven voor een nieuw tarief.

Blijft de historie bewaard als ik tarieven in bulk verhoog? Ja, als u kiest voor “Nieuwe lijnen vanaf een datum”: er komen nieuwe lijnen met het nieuwe bedrag, en de bestaande lijnen worden afgesloten op de dag ervoor.

Herrekenen #

Worden bestaande prestaties automatisch herrekend als ik een tarief wijzig? Nee, Cicero vraagt het u op vijf momenten: bij een ander tariefmodel op een dossier, een wijziging in een tariefmodel, een wijziging in de standaardtarieven van een advocaat, een levelwijziging, of handmatig in bulk.

Welke prestaties worden niet herrekend? Prestaties die al gefactureerd zijn, in een lopende factuurbatch zitten, definitief of vergrendeld zijn, of waarvan de prijs handmatig is aangepast. Ook kosten, vaste bedragen en aantallen blijven ongemoeid.

Wat doet de ingangsdatum bij herrekenen? Enkel prestaties vanaf die datum worden herrekend, zodat een afgesloten periode op zijn oude tarief blijft staan. Laat u de datum leeg, dan worden alle openstaande prestaties meegenomen.

Forfait #

Is een forfait een minimum of een maximum op wat we berekend hebben? Geen van beide. Het vervangt de berekende bedragen. Ligt het forfait lager dan wat de uren waard zijn, dan factureert u minder. Ligt het hoger, dan factureert u meer.

Moeten we stoppen met tijd schrijven op een forfaitdossier? Integendeel. De uren houden hun eigen waardering, en op de factuur ziet u naast elkaar wat berekend is en wat aangerekend wordt. Zonder tijdregistratie kan u het rendement van een forfaitdossier niet beoordelen.

Waarom moet ik een forfait over categorieën verdelen? Omdat de categorie de btw-behandeling op de factuur bepaalt. Hebt u één bedrag afgesproken dat volledig honorarium is, zet het dan volledig bij Erelonen.

Dagvaardingskosten moeten altijd de werkelijke zijn. Kan dat binnen een forfait? Ja. Vink bij die categorie “reëel” aan. Het forfait laat ze dan volledig met rust. Dat is iets anders dan 0 invullen: 0 betekent dat u er niets voor aanrekent.

“Forfait eenmalig” staat aan, en toch verdeel ik in twee keer 50%? Dat zijn de termijnen. Eenmalig wil zeggen dat het forfait in totaal één keer wordt aangerekend, de termijnen bepalen over hoeveel facturen dat gespreid wordt.

En als ik “Forfait eenmalig” uitzet? Dan is het forfait periodiek: het volledige bedrag geldt bij elke facturatieronde van het dossier opnieuw. Termijnen zijn dan niet mogelijk.

We hebben het forfait aangepast. Werkt dat door op de lopende dossiers? Enkel als u de vraag “Ja, bijwerken” beantwoordt die na het opslaan verschijnt. Al gefactureerde termijnen blijven ongemoeid.

Wat gebeurt er als een dossier pro deo is én een forfait heeft? De pro deo-bedragen winnen. Die zijn door de overheid bepaald en mogen niet door een kantoorafspraak overschreven worden.

Hoe zie ik op een dossier wat er precies gefactureerd gaat worden? Via de knop Forfait op dit dossier op de Billing-tab: daar staan het bedrag, de uitsplitsing en de termijnen met hun status.

Facturatie #

Wat gebeurt er met de termijn als ik een factuur crediteer? Die termijn wordt weer geopend. De vervangende factuur neemt dezelfde termijn opnieuw, en niet de volgende.

Kan ik een forfaitdossier factureren als er nog niets geboekt is? Ja. Een forfait staat los van de gepresteerde uren, dus het forfait bepaalt het bedrag.

Waarom verschijnt mijn forfait niet bij het factureren? Controleer of het dossier is opgeslagen nadat u het model koppelde, of het model Actief is en het soort Forfait, of de categorieën zijn ingevuld, of alle termijnen al gefactureerd zijn, of er een pro deo-correctie op het dossier staat, en of de debiteur een factuuradres heeft.

Waarom staat er een rood uitroepteken bij mijn factuurregel? Het opgeslagen tarief wijkt af van wat de huidige regels op de prestatiedatum zouden opleveren. Klik op het rekenmachine-icoon om het verschil te zien en desgewenst bij te werken.

Wordt een verschil van enkele centen gemeld? Nee, een klein verschil in centen wordt niet als afwijking gemeld.