Hoe voer ik een KYC-controle uit op een relatiefiche in Cicero?

Kort antwoord: Vul op het tabblad “KYC Check” van de relatiefiche de identiteitsgegevens aan (of laad de ID-kaart op), beoordeel de kernrisico’s (land, sector, PEP-status, sanctielijsten), vul de Risicobeoordeling in (laag/middel/hoog), en sla op. Dit geeft een waarde aan de labels of stickers “Risicobeoordeling” en “KYC-controle per datum,” met een volledige audit trail.

Cicero biedt functionaliteit specifiek voor Know Your Customer (KYC)-controles, rechtstreeks op de relatiefiche.

Twee nieuwe labels op de relatiefiche #

Label 1 — Risicobeoordeling Een nieuw label waarmee je de inschatting van het KYC-risico per partij documenteert.

• Standaardcategorieën: Laag, Middel, Hoog risico
• Volledig configureerbaar via Admin, zodat elk kantoor deze kan afstemmen op het eigen WWFT-beleid

Label 2 — KYC-controle per datum Legt vast wanneer een KYC-controle werd uitgevoerd, of wanneer een controle nog onvolledig is. Hieraan kan je een herinnering koppelen om tijdig opnieuw te controleren.

Risicoparameters per type partij #

Cicero maakt een duidelijk onderscheid tussen risico-indicatoren voor natuurlijke personen en rechtspersonen:

• Natuurlijke personen (NP): land van herkomst, operationeel werkgebied, activiteitensector, PEP-status, sanctielijst, betaalgedrag, dienstverband, enz.
• Rechtspersonen (RP): onder andere land van herkomst, sector, … Bij rechtspersonen kunnen bovendien documenten en controles per UBO vastgelegd worden.

Cicero biedt ruimte om gedachten, tussenstappen en motiveringen te noteren. De lijst met risico’s is standaard, maar niet-limitatief — de uiteindelijke beoordeling blijft steeds de taak van de advocaat.

Gedocumenteerde tussenstappen en audit trail #

Elke actie wordt automatisch gelogd, zodat een volledig audit trail beschikbaar is — cruciaal om de continue waakzaamheid van kantoor en advocaat aan te tonen.

Aanpassingen bij “Partijen” op een dossier #

Op de dossierfiche, tabblad “Partijen,” zie je nu bij elke cliënt en begunstigde in één oogopslag:

• of er een KYC-controle werd uitgevoerd
• wanneer deze plaatsvond
• wat het vastgestelde risiconiveau is

Veelgestelde vragen #

Waarom zie ik ineens “Geen risico ingesteld” en “KYC controle niet uitgevoerd” op mijn relatiefiche? #

Dit zijn de nieuwe labels die Cicero automatisch toevoegt in het kader van de KYC-controle. Ze verschijnen standaard bij relaties zonder eerdere risicobeoordeling of controle, zodat je meteen ziet waar actie nodig is. Zodra je de KYC-check invult en opslaat, worden ze vervangen door het juiste risiconiveau (laag/middel/hoog) en de controledatum.

Wat is de werkwijze om ervoor te zorgen dat de labels juist zijn ingevuld? #

Volg deze stappen op de relatiefiche, tabblad “KYC Check”:

1. Laad de ID-kaart op, of vul de identiteitsgegevens manueel aan. 💡 Tip: de geboorteplaats wordt automatisch overgenomen van “Geboren te” op het tabblad “Identiteit.”
2. Beoordeel de kernrisico’s die Cicero weergeeft (land van herkomst, activiteitensector, PEP-status, sanctielijsten, enz.). Het is niet verplicht alles in te vullen — gebruik de notities voor toelichting, bijvoorbeeld:
   • “Activiteitensector: hoog — cliënt heeft verleden met meerdere faillissementen in horeca; momenteel twee zaken actief”
   • “Sanctielijst: laag — geraadpleegd via bronnen X, Y en Z; niets gevonden”
   Zo weet een collega later precies waar te herbekijken.
3. Vul de “Risicobeoordeling” in op basis van je onderzoek, en sla op — met de datum van vandaag, en of de controle compleet is. Dit activeert het label “KYC check per datum.”
4. Stel optioneel een herinnering in voor herziening of verval van de controle.

Alle stappen worden gelogd voor een volledige audit trail.