Kort antwoord: Een dossier heeft minimaal een ID, dossiernaam, Dominus Litis, standaard prestant, zaakgroep en boekhouding nodig. Aan het dossier zijn Partijen (uit Relations), Taken, Prestaties (Joblogger) en Documenten (DMS) gekoppeld. Voor facturatie is minstens 1 cliënt vereist, met een betaler die als “Facturen aan” is ingesteld.
De Matters-applicatie helpt je om zeer snel dossiers aan te maken, maar vooral om ze — samen met alle betrokken stukken — altijd en overal terug te vinden, op basis van heel wat verschillende criteria.
Aan een dossier zijn gelinkt: Partijen (uit Relations), Taken (Tasks), Prestaties (Joblogger), Documenten (DMS), en meer.
Minimale vereisten bij het aanmaken van een dossier #
- ID — uniek dossiernummer (bv. startend bij 202600001) — Cicero laat het dossier-ID automatisch oplopen
- Dossiernaam
- Dominus Litis — eindverantwoordelijke van het dossier
- Standaard prestant
- Zaakgroep — staat standaard op “default” (iedereen heeft toegang); dossiergroepen zijn configureerbaar, met controle over wie toegang heeft tot welke groep
- Standaard boekhouding (default)
Overige gegevens op het dossier #
Facturatie
- Standaard boekhouding
Slimme templates (tab “+ Document”)
- Dossiertaal, rechtsmacht, rolnummer, kamer, inleiding, …
Statistieken
- Cliënt, materie, bron cliënt
Extra’s op tabblad “Dossier” #
- Exclusieve medewerker — indien enkel jij dit dossier kan bekijken
- Folderstructuur — selecteer welke mappen standaard in het dossier komen
- Dossiergroep — minstens “default” moet aangeduid worden (= iedereen heeft toegang)
- Referentie
- Hoofdprocedure — te gebruiken bij een vervolgdossier, om gerelateerde dossiers snel samen terug te vinden of te factureren
Partijen op een dossier #
- De Dominus en standaard prestant komen automatisch als partij op het dossier
- Een partij toevoegen doe je via de naam, bij “Persoon”:
- Optie Zaak-referentie — heb je met een contact over verschillende dossiers contact? Dan verschijnt zo het juiste dossier in de referentie
- Optie Contactadres
- Partijtype: bijvoorbeeld cliënt, factureren aan, tegenpartij, deurwaarder, advocaat tegenpartij
Voor facturatie #
- Minimum 1 cliënt vereist
- Tabblad “Facturatiedeelname”:
- Debiteur — neemt automatisch het klantnummer over (zie tabblad Boekhouding bij de relatie)
💡 Tip: zet de betaler als een aparte partij in het dossier, met partijtype “Facturen aan”. Op het tabblad “Facturatiedeelname” neemt de debiteur dan automatisch het klantnummer over, en kan je via de optie Betaalverdeling bepalen hoe de facturatie verdeeld wordt.
Overige tabbladen op het dossier #
- “+ Document” — documenten aanmaken (zie de hoofdcategorie Slimme Templates voor de volledige uitleg)
- DMS — springt rechtstreeks naar de SharePoint-omgeving van het dossier
- Joblogger — direct vanuit het dossier een taak of prestatie boeken
- Billing — facturatie van het dossier
- Memo — vrij invulveld voor interne notities
