Dit is een eenmalige instelling per boekhoudpartner, en de eerste stap voor je met e-facturatie kan starten.
Kantoren die al elektronisch factureren naar de overheid (B2G) hebben dit onderdeel meestal al in orde — deze pagina is dan vooral een controle-checklist.
Stap 1 — Medewerker koppelen aan je boekhoudpartner #
- Ga naar Accounting > Boekhoudpartners
- Open (via het potlood-icoon) de boekhoudpartner waaraan jullie dossiers gekoppeld zijn — de zogenaamde “voorkeurboekhouding”
- In het bovenste deel van het scherm moet een Medewerker geselecteerd zijn (derde veld, linksboven)
- Rechtsboven zie je de gegevens van deze medewerker: naam, adres, btw-nummer, registratienummer
Deze gegevens moeten correct ingevuld staan op de relatiefiche van die medewerker — ze verschijnen namelijk als afzendergegevens op elke factuur.
Stap 2 — Btw-nummer en identificatie controleren #
Op de relatiefiche van de medewerker vind je bovenaan het btw-nummer — dit is verplicht als identificatienummer.
Onder de rubriek “Onderneming” kan je optioneel aanvullende identificatiegegevens toevoegen:
- KVK (Nederland)
- KBO (België)
- GLN
- DUNS
Deze zijn niet verplicht, maar kunnen helpen om je organisatie terug te vinden op het Peppol-netwerk aan de hand van dat type identifier.
Stap 3 — Bankrekening voor facturatie instellen #
- Ga naar het tabblad Banken
- Vink bij één bankrekening van het kantoor “Is facturatierekening” aan — dit is de rekening waarnaar betaald zal worden
- Klik op Opslaan
Let op: zowel IBAN als BIC zijn verplicht. Deze bankgegevens worden namelijk mee verwerkt in het XML-bestand van elke factuur.
Waarom dit belangrijk is #
Deze instellingen liggen aan de basis van elke factuur die je verstuurt — zowel de afzendergegevens als de bankgegevens worden automatisch overgenomen in het XML-bestand dat via Peppol verzonden wordt. Een fout hier (bv. een verkeerd btw-nummer of ontbrekend IBAN) kan ervoor zorgen dat facturen niet aankomen bij de ontvanger.
