Naast de eenmalige instellingen uit de vorige artikelen, vind je onder Admin > Configuratie > Billing nog een aantal extra, optionele kantoorinstellingen.
Kostengroepen #
Hier bepaal je of de totaalbedragen van kostengroepen (van de kostencategorieën) al dan niet aangepast mogen worden tijdens de facturatieronde — dit zijn de “rode bedragen” die je terugvindt bij de billing-details.
Bij wijzigingen: klik op “Kostengroepen opslaan.”
Percentages — kantooropslag #
Onder “Percentages” kan je optioneel een percentage instellen als kantooropslag, dat toegepast wordt op de facturatie. Klik daarna op Opslaan.
Sjablonen en instellingen #
Onder deze rubriek regel je twee dingen per boekhoudpartner:
1. Startnummer voor facturen en creditnota’s Handig in twee situaties:
- Als je net begint met automatische facturatie
- Als je elk kalenderjaar opnieuw wil hernummeren (bijvoorbeeld het documentnummer laten starten met “25001”)
2. Basis factuursjablonen aanduiden Je duidt hier per boekhoudpartner de standaardsjablonen aan — voor élk documenttype apart, zodat je bijvoorbeeld een ander sjabloon kan gebruiken voor een proefdruk dan voor een definitieve factuur. Klik op “Sjablonen opslaan.”
Naast deze basissjablonen kan je ook afwijkende sjablonen instellen voor specifieke debiteuren (via de Relatie > Boekhouding).
Zie voor het aanmaken van een nieuw factuursjabloon in Word het afzonderlijke artikel in de subcategorie Sjablonen.
Standaard e-mailtekst voor digitale facturen (B2C) #
Voor het verzenden van digitale facturen per mail in PDF-vorm (B2C) kan je hier instellen:
- Het afzender-e-mailadres voor Billing (batch-verzending)
- De onderwerplijn
- De standaard bodytekst van de e-mail
💡 Tip: als je een vaste tekst gebruikt in plaats van een Word-mailsjabloon, verloopt het verzenden van facturen in bulk per e-mail tot 10× sneller.
Let op: dit geldt enkel voor het verzenden van digitale facturen per e-mail (B2C). Voor e-facturen die als XML via Peppol verzonden worden, is deze instelling niet van toepassing.
Dit was het laatste artikel van de subcategorie Instellen. Samen met de subcategorie Tarieven heb je nu de volledige basisconfiguratie van Billing gedekt. De volgende subcategorie om aan te pakken is Sjablonen (Peppol-sjabloon en factuursjablonen aanmaken/wijzigen).
