Kort antwoord: Klik op “+ Document” in het dossier, en kies een sjabloon uit de templatebibliotheek. Cicero vult automatisch de relatie- en dossiergegevens in, en markeert met stopcodes waar je nog info moet aanvullen. Zo maak je snel een brief, typebrief of akte op, zonder gegevens handmatig over te typen.Met de knop “+ Document” in een dossier kan je eenvoudig een vooraf ingesteld sjabloon selecteren en verder opmaken. De software vult automatisch relevante gegevens in over de betrokken partijen en het dossier, wat je kostbare tijd bespaart.
Daarnaast markeert Cicero met stopcodes in het document waar aanvullende informatie nodig is, zodat je die gemakkelijk kan aanvullen. De sjablonen zijn standaard compatibel met Word, waardoor je ook andere integraties (zoals contract drafting-tools) eenvoudig kan combineren.
Via een templatebibliotheek stelt Cicero een aantal basissjablonen beschikbaar, zowel in het Nederlands als in het Engels. Je kan deze sjablonen naar wens aanpassen, of volledig nieuwe sjablonen ontwerpen — dit proces verloopt via een Admin user van het kantoor. Neem contact op met deze gebruiker als je hierin geïnteresseerd bent.
Link naar de templatebibliotheek: Nederlands — Engels
Handige functies via de knop “+ Document” #
Binnen een dossier kan je via “+ Document” verschillende acties uitvoeren die je werk versnellen en structureren:
1. Lege brief of e-mail opstellen met briefhoofd #
Je kan snel een lege brief of e-mail aanmaken met het briefhoofd van het kantoor. Selecteer eenvoudig de partij(en) aan wie de communicatie gericht is.
Voordelen:
- Automatische invulling — de juiste gegevens van de betrokken partij(en) worden automatisch ingevuld
- Correct briefhoofd — je werkt meteen met het juiste briefhoofd, te kiezen via het veld “Briefhoofd”
- Directe opslag — het document wordt automatisch correct opgeslagen in de SharePoint van het juiste dossier
- Prestatie koppelen — je kan meteen een prestatie koppelen aan dit document
Via “+ Document” in het dossier kies je het Type “Brief” — het standaard briefhoofd is dan al geselecteerd. Wil je iets wijzigen aan een sjabloon? Neem contact op met je Admin User.
2. Een sjabloon of typetekst gebruiken #
In het veld “Sjablonen” kan je bestaande typeteksten selecteren — via de 3 puntjes naast “Sjablonen” vind je de typebrieven van het kantoor. Net zoals bij een lege brief geef je aan wie je wil aanspreken, waarna de gegevens automatisch ingevuld worden.
Wens je andere typeteksten te gebruiken? Neem contact op met de Admin User van het kantoor.
3. Akten samenstellen en invullen #
Ook akten kan je samenstellen via “Sjablonen.” Selecteer een akte-sjabloon, en Cicero neemt automatisch alle dossiergegevens over.
Een akte of dossierprocedure wordt samengesteld volgens de opgegeven Dossiertaal — zorg dat deze correct staat ingesteld op het dossier. Er wordt geen briefhoofd gebruikt, en je hoeft geen partijen te selecteren: alle informatie op het dossier wordt automatisch overgenomen in het gekozen sjabloon.
💡 Gebruik de Cicero365-add-in met taakpaneel (rechts op het scherm) om te navigeren naar de plekken waar nog gegevens ontbreken of aangevuld moeten worden.
