Relations bevat alle relaties en contacten van je kantoor — niet enkel cliënten en tegenpartijen, maar ook rechtbanken, confraters, deurwaarders, notarissen, deskundigen, leveranciers, en jullie zelf.
Waarom Relations zo belangrijk is #
Relations bevat véél meer dan enkel contactgegevens — het wordt gebruikt in dossiers, documenten, facturatie, boekhouding, rapporten, en meer. Dit is de basis waarop alle andere modules steunen. Eén relatie kan bijvoorbeeld in honderden dossiers gebruikt worden.
Twee manieren waarop een contact kan bestaan #
Een contact heeft ofwel:
- Een eigen relatiefiche
- Of het is opgenomen als contactpersoon onder de contactadressen van een andere relatiefiche
De bouwstenen van een aparte relatiefiche #
1. Tabblad Identiteit
- Minimumvelden: gedaante (natuurlijke persoon, vennootschap…), unieke ID (tip: geen spaties, om dubbels te voorkomen), naam/voornaam (NP) of naam (vennootschap), btw-nummer (met controleknop voor BE/NL)
- Vereiste velden voor officiële akten: gerechtelijk adres (domicilie/juridisch adres), taal, vorm, geslacht (nodig voor templates)
- Groepen: Cicero kent automatisch basistypes (client, tegenpartij, …) — je kan zelf extra groepen toevoegen, bijvoorbeeld per type recht, mailing/marketingacties, of specifieke opvolging
- Communicatie (algemeen)
2. Contactadressen Bij een natuurlijke persoon is dit vaak gelijk aan de gerechtelijke identiteit. Hier kan je afzonderlijke adressen instellen voor facturatie, briefwisseling en mailverkeer, elk met een eigen aanspreektitel. Let op: er moet minstens 1 facturatieadres zijn.
3. Boekhouding (Peppol! — indien je hier rechten voor hebt)
- Afwijkende facturatiesjablonen (B2C) of Peppol-sjablonen (B2B)
- Bankrekeningnummer (indien leverancier, of voor doorstorting van derdengelden)
- Debiteur-instellingen: boekhoudpartner (indien je meerdere boekhoudingen hebt in Cicero), debiteurnummer (komt automatisch — belangrijk om te weten), het vinkje “e-invoice Peppol verplicht”, btw-status (particulier, onderneming, vrijgestelde, medecontractant/btw verlegd), en inwonertype (kantoorland, binnen EU zonder btw, buiten EU) — dit laatste is bepalend voor de btw-behandeling
4. KYC-check Zie het afzonderlijke artikel over Know Your Customer (WWFT) voor de volledige uitleg.
5. Documenten Documenten specifiek gekoppeld aan de relatie, niet aan een dossier — bijvoorbeeld rappels of geboorteaktes.
6. Dossiers Toont in welke dossiers deze partij betrokken is.
7. Relaties Banden met andere relaties — bijvoorbeeld als zaakvoerder, of familieband.
8. Varia Voor velden die je nergens anders kwijt kan, bijvoorbeeld een nummerplaat.
9. eID Je kan de identiteitskaart inlezen — de gegevens worden dan automatisch overgenomen via de optie “Overnemen gerechtelijke identiteit.”
10. Companyweb / Companyinfo Zie het artikel “Extra integraties: CompanyWeb en Company.info” voor de volledige uitleg.
11. Incasso
12. Onderneming Onder andere het KBO-nummer (relevant voor Peppol).
Als contactadres op een andere relatiefiche #
Contacten die als contactadres op een andere fiche staan, kunnen ook gebruikt worden voor facturatie, briefwisseling en mailings — zorg er wel voor dat de juiste vinkjes daarvoor aangevinkt staan.
Best practice: een kantoorhandleiding voor relaties #
Het is nuttig om afspraken over het aanmaken en beheren van relaties vast te leggen op kantoor- of teamniveau. Dit garandeert een goede, consistente hygiëne in je CRM.
📄 Cicero biedt hiervoor een voorbeeld kantoorhandleiding aan die je als basis kan gebruiken.
