Kort antwoord: Boek prestaties via “+Taak/prestatie” op het dashboard, Tasks > Joblogger, de Timer, de Cicero365-add-in, of My Activities. Cicero maakt onderscheid tussen afspraak-taken (gekoppeld aan Outlook Calendar) en to-do-taken (gekoppeld aan Outlook Tasks) — beide kan je later omzetten naar een prestatie.
In Cicero worden zowel toekomstige taken als uitgevoerde prestaties beheerd binnen dezelfde module.
Toekomstige taken #
- Dit zijn agenda-items (bv. klantmeeting, zitting) of to-do’s (openstaande of op te volgen taken op een bepaalde dag)
- Doel: plannen en opvolgen
- Outlook-items verschijnen in je Outlook- en Teams-agenda
- Cicero To-Do’s verschijnen ook in Outlook To Do’s
- Je kan ook taken voor een collega inplannen en reviewen — bijvoorbeeld: een mail komt bij jou binnen, en de opvolging wordt aan een collega toegewezen
Uitgevoerde taken (prestaties) #
- Prestaties worden direct ingeboekt, of een voltooid agenda-item/to-do kan eenvoudig omgezet worden naar een prestatie
- Doel: facturatie en rapportering
- Prestaties worden onder andere ingeboekt via Joblogger, Timesheets, de Timer, en de Cicero365-add-in (rechtstreeks vanuit je mail of Word)
- Je krijgt ook suggesties voor prestaties op basis van je activiteiten in Microsoft — bijvoorbeeld een Teams-meeting, chats, enz.
Taakcodes #
Bij het invoeren van taken kan je verschillende taakcodes gebruiken. De configuratie hiervan gebeurt in het Adminbeheer (zie verderop in dit artikel).
1. Prestatie-taken #
Hoe kan ik prestaties boeken? #
Er zijn meerdere manieren om prestaties te boeken in Cicero:
- via “+Taak/prestatie” op het dashboard (sneltoets vanop het dashboard)
- via Tasks > Joblogger (handmatige invoer)
- via Tasks > Timer (timers opzetten)
- via Matters > Joblogger (handmatige invoer vanuit een dossier)
- via de Cicero365-add-in (rechtstreeks vanuit de Microsoft applicaties)
- via Tasks > Timesheet (overzichtelijk invoeren – toont ook agendapunten die omgeboekt kunnen worden tot prestatie)
- via Tasks > Microsoft365 activities (voorgestelde activiteiten omzetten tot prestatie)
- via Cicero Mobile
Hoe zie ik een overzicht van mijn geboekte prestaties? #
Er zijn verschillende manieren om een overzicht van je geboekte prestaties te krijgen:
Vanop “Taken vandaag” op het Dashboard Je kan zoeken per datum(bereik), per prestant (of “?” voor iedereen), via zoektermen, enzovoort. Meer bekijken kan via de dropdown, wijzigen via het potloodje.
In de Joblogger-toepassing Scroll naar onder tot “Taken overzicht tonen” — je bereikt Joblogger via “+Taak/prestatie” op het dashboard, of via Tasks > Joblogger. Hier krijg je makkelijk een overzicht van je prestaties op een tijdlijn, handig om te zien waar je nog uren moet of kan bijboeken.
Via Tasks > Timesheet Bekijk hier je timesheets.
Extra overzichten maken:
- Tasks > Zoeken — opent snel een standaardselectie met je eigen prestantcode voor de huidige week, handig bijvoorbeeld voor nazicht
- Tasks > Uitgebreid zoeken — biedt meerdere zoekfilters die je kan combineren voor een specifieke selectie
Video over “Uitgebreid zoeken” nog toe te voegen.
Waar vind ik reports van prestaties? #
In Matters, via “Openstaande Taken.”
Daarnaast zijn er 2 interessante rapporten:
- Audit van factureerbare tijd — voor jezelf of voor iemand anders; ook handig om fouten te detecteren
- Prestaties vs. omzet — conform een bepaalde selectie
2. Toekomstige of open taken #
Zoals in de intro al aangehaald, maakt Cicero onderscheid tussen twee soorten toekomstige taken:
Afspraak-taken (afspraak in de toekomst) Bijvoorbeeld: afspraken, zittingen, expertises — meestal uit te voeren op een welbepaalde dag en uur. Kunnen gekoppeld worden aan Outlook Calendar.
To-do-taken (toekomst zonder afspraak) Bijvoorbeeld: rappels, to-do’s, termijnen of vervaldata, verjaringen, uitspraken — als reminder voor jezelf, of voor een andere prestant/uitvoerder van de taak. Kunnen gekoppeld worden aan Outlook Tasks.
De koppeling met Outlook zorgt voor reminders — ook op mobiel.
Bij correcte configuratie krijgen deze taken bij het inboeken de status “Niet gestart.” Ze kunnen later “Afgerond” worden en “Gepresteerde tijd” krijgen, om zo als prestatie aanzien te worden.
Hoe boek ik afspraken en to-do-taken in, en hoe zijn ze gelinkt aan Outlook/Teams? #
Er zijn verschillende manieren om taken te boeken:
- via “+Taak/prestatie” op het dashboard
- via Tasks > Joblogger
- via Matters > Joblogger
- via de Cicero365-add-in (Rappel)
- via Teams-chats > Taak aanmaken (Rappel)
- via Cicero Mobile
Voorbeelden:
- To-do-taken: Opvolging of Rappel, ook Termijnen of Verjaring
- Agenda-taken: Afspraak of Vergadering, of Expertise, ook Fixatie of Zitting
#
3. Admin: de verschillende taakcodes instellen #
- Appointments → komen in de Outlook-kalender
- Tasks (to-do’s) → komen bij Outlook Tasks
📍 Admin > Configuratie
⚠️ Dit is een instelling voor je Cicero-admin: die is verantwoordelijk voor het correct instellen van de taken en taakcategorieën binnen het kantoor.
Deze video geeft een idee van wat mogelijk is wanneer de instellingen rond taken en taakcategorieën verder geoptimaliseerd zouden moeten worden.
