In deze video
Indien er meer dan één hoofdsom is en er al dan niet betalingen zijn kunt u een volledig Incassodossier aanmaken en beheren.
Incassovoorwaarden en toerekening regels configureren in Admin #
Vooraleer een incassodossier aan te maken moet een key user de nodige Incassovoorwaarden en Toerekeningsregels configureren. Wij verwijzen u hiervoor naar Admin – Configuratie – Collection.
Een incassodossier is altijd verbonden met een dossier.
Incassovoorwaarden vastleggen in Relations #
Alle betrokken partijen moeten aangemaakt zijn in de module Relations. Zo kunt u al op de steekkaart van de opdrachtgever onder de rubriek Incasso de incassovoorwaarden vastleggen. De incassovoorwaarden omvatten de instellingen om de rente op schulden en schadebeding te berekenen. De key user kan in Admin vooraf zowel wettelijke als conventionele voorwaarden aanmaken. U kiest bij Incassovoorwaarden bv. Handelaar uit de lijst. Deze voorwaarden zijn dan als standaard geldig voor elk dossier van deze opdrachtgever.
Het dossier moet aangemaakt worden in Matters. Interessant is om voor elke opdrachtgever een modeldossier aan te maken dat een aantal vaste gegevens bevat, zodat u dit kunt oproepen en dupliceren. Zo moet u alleen nog het dossiernummer opgeven, de dossiernaam aanvullen en de tegenpartij toevoegen.
Incassodossier aanmaken/beheren in Matters #
Om het incassodossier aan te maken, klikt u op de rubriek Incasso. Indien reeds een incassodossier aanwezig is, staan er gegevens in het overzicht, zoniet is het overzicht leeg en moet u een dossier aanmaken. Dit doet u door op de knop Aanmaken te klikken.
Rubriek Incasso – Instellingen #
Ga naar de eerste rubriek Instellingen en geef de proceduredatum op. Dit is de datum waarop afgerekend wordt. Als u later een nieuwe afrekening wilt kunt u deze datum wijzigen.
Check de incassovoorwaarden. Default worden de incassovoorwaarden opgenomen van de steekkaart van de opdrachtgever, zoniet worden de standaardvoorwaarden van het kantoor voorgesteld. U kunt anders nog kiezen uit de lijst (met F2).
Rubriek Incasso – Schulden #
Klik op Schulden om verder te gaan met de input van schulden.
Indien in het incassodossier gerechtskosten geboekt werden in de boekhouding (op een grootboek met de instelling opname incasso), dan worden deze automatisch in het incasso-dossier opgenomen. U ziet dan ‘Ingebracht via de boekhouding’ aangevinkt.
Klik rechts bovenaan op Toevoegen. U selecteert de schuldgroep, omdat de schuldgroep soorten bedragen netjes groepeert, bijvoorbeeld hoofdsommen, gerechtskosten, enz.
Vul de Datum ontstaan schuld in, bv. de factuurdatum of de vroegste datum waarop bij meerdere rentevoeten de rente in rekening van toepassing is. Indien de het bedrag niet in euro is, wijzigt dan eventueel de munteenheid.
Geef een omschrijving van de schuld, bv. een factuurnummer.
Bij Bedrag voert u het verschuldigde bedrag in.
De rubrieken Rente en Schadebeding tonen u de incassovoorwaarden die onder Instellingen zijn ingebracht als u kiest voor model rente en model schadebeding. Indien u wil afwijken van de incassovoorwaarden kunt u bij rente methode en schadebeding methode met F2 afwijkend selecteren en de velden handmatig invullen.
Klik op Opslaan om de schuld te bewaren.
Ga verder met chronologisch toevoegen van andere schulden. De instellingen van de vorige schuld worden gesuggereerd voor elke nieuwe toevoeging, wat een snelle input bevordert.
Toon Afrekening, Report en Documentbeheer #
Vanuit de rubrieken Instellingen, Schulden of Betalingen hebt u onderaan drie mogelijkheden: Toon afrekening, Report en Documentbeheer.
Toon afrekening is voornamelijk bedoeld is voor schermraadpleging. Alle schulden staan hier gebundeld met hun rente en kost. U kunt dit overzicht samenvoegen in een word document.
Report is een chronologische weergave van de verschuldigde sommen.
Bij Documentbeheer kunt u de afrekening opnemen in diverse typebrieven en akten.
Rubriek Incasso – Betalingen #
Indien er betalingen zijn gaat u verder naar het rubriek Betalingen.
Gelden die binnen gekomen zijn via rekening derden worden automatisch in het incassodossier opgenomen indien geboekt op een grootboek met de instelling opname incasso. In het detail ziet u dat ingebracht via de boekhouding aangevinkt is.
Klik op Toevoegen om andere betalingen toe te voegen.
Bij Betalinggroep moet iedere betaling gekoppeld worden aan een groep zodat subtotalen kunnen berekend worden.
Vul de datum van de betaling in. Wijzig eventueel de munteenheid indien dit geen euro is.
Bij Omschrijving geeft u de omschrijving van de betaling in.
Bij Betaald Bedrag voert u het ontvangen bedrag in.
In België moet u Toerekenen voor rente op schuld aanvinken voor creditnota’s, om te vermijden dat er rente wordt berekend tussen de datum van factuur en de creditnota.
Bij de rubriek Toerekenen wordt de standaardregel voorgesteld. U kunt met F2 een andere regel selecteren uit de lijst. Deze regels zijn ingesteld via Admin – Configuratie – Collection – Toerekeningsregels. Indien u het vraagteken selecteert kunt u per betaling de regels manueel bepalen. Bij Nummer van de schuld welke voorrang krijgt, kunt u een aangemaakte schuld selecteren die voorrang krijgt. Dit is bv. het geval bij een creditnota.
Onder de rubriek Muntkoers moet u voor betalingen in andere munten dan de euro Koerstype, datum en koers aanduiden zodat ze kunnen worden omgezet naar de afrekenmunt.
Klik op Opslaan.
Voeg andere betalingen chronologisch toe. Bij elke volgende betaling worden de instellingen van de vorige gesuggereerd voor een snelle input.
Voorbeeld afrekening via Documentbeheer #
Voor een afrekening via Documentbeheer, kiest u het gewenste sjabloon om de gegevens op te nemen in een document. Deze kunnen aangemaakt worden door de key user onder Admin Sjablonen. In het voorbeeld ziet u een aanmaning met gedetailleerde berekening.
Naast het invorderen van facturen kunnen ook afrekeningen na vonnis worden berekend.
Rubriek Incasso – Opvolging acties #
Als het om meerdere incassodossiers gaat kunt u een automatische Opvolging instellen en specifieke scenario’s uitvoeren zoals gepland. Dit ziet u in de tutorial Collection Automatische Opvolging.
