Ruimte vrijmaken in de SharePoint-omgeving #
Kort antwoord: In Matters kan je, via Uitgebreid zoeken, bepalen welke afgesloten dossiers in aanmerking komen voor een opruimactie en om de bijhorende SharePoint-sitegegevens te exporteren.
De daadwerkelijke beslissing en uitvoering van het archiveren of verwijderen van de SharePoint-sites gebeurt vervolgens door de Microsoft 365-administrator, rekening houdend met de governance- en bewaarbeleidsregels van het kantoor.
Wanneer de SharePoint-omgeving van een kantoor tegen de opslaglimiet aanloopt, kan het interessant zijn om oude en afgesloten dossiers systematisch te identificeren en te archiveren of verwijderen.
Via Matter kunnen dossiers worden gefilterd op basis van verschillende criteria. Op die manier kan het kantoor bepalen welke afgesloten dossiers in aanmerking komen voor verdere opruiming.
1. Dossiers filteren in Matter #
Ga in Matter naar:
Matter → Uitgebreid zoeken
Gebruik vervolgens de beschikbare zoekcriteria om de dossiers te selecteren die in aanmerking komen voor archivering of verwijdering.
Je kunt onder andere filteren op:
- Status van het dossier
- Afsluitdatum
- Archiefdatum
- Andere beschikbare dossiercriteria
Zo kan bijvoorbeeld een lijst worden samengesteld van dossiers die al langere tijd afgesloten zijn en volgens de interne bewaartermijnen niet langer actief moeten blijven.
2. Resultaten exporteren #
Nadat de gewenste filters zijn toegepast, kunnen de zoekresultaten worden geëxporteerd.
De export bevat, waar beschikbaar, ook de SiteID en/of URL van de bijhorende SharePoint-site.
Deze informatie is belangrijk omdat hiermee kan worden bepaald welke SharePoint-sites gekoppeld zijn aan de geselecteerde dossiers.
3. SharePoint-sites beoordelen #
Op basis van de geëxporteerde lijst kan de Microsoft 365-administrator bepalen welke acties nodig zijn binnen de Microsoft 365-governance van het kantoor.
Daarbij kan bijvoorbeeld worden nagegaan:
- Welke SharePoint-sites niet langer nodig zijn
- Welke sites kunnen worden gearchiveerd
- Welke sites definitief kunnen worden verwijderd
- Of er nog andere gebruikers, documenten of processen aan de site gekoppeld zijn
- Of de voorgestelde verwijdering in overeenstemming is met de interne bewaartermijnen en governance-afspraken
Belangrijk: het exporteren van de lijst vanuit Matter verwijdert de SharePoint-sites niet automatisch. De uiteindelijke actie op SharePoint-niveau moet door de bevoegde Microsoft 365-administrator worden beoordeeld en uitgevoerd.
4. Aanbevolen werkwijze #
Om te vermijden dat actieve of nog benodigde informatie wordt verwijderd, raden we aan om de opruimactie stapsgewijs uit te voeren:
- Bepaal intern welke dossiers volgens jullie bewaarbeleid mogen worden gearchiveerd of verwijderd.
- Ga in Matter → Uitgebreid zoeken.
- Filter de dossiers op basis van de gewenste criteria, zoals status en afsluitdatum.
- Exporteer de resultaten.
- Controleer de lijst en de bijhorende SiteID/URL’s.
- Laat de Microsoft 365-administrator de betrokken SharePoint-sites beoordelen.
- Voer de gewenste archiverings- of verwijderingsacties uit volgens jullie Microsoft 365-governance.
- Controleer nadien de beschikbare SharePoint-opslag.
