Een factuur splitsen tussen klant en verzekering

Een specifieke, maar veelvoorkomende situatie: de cliënt betaalt enkel de btw, en de verzekeraar draagt het hoofdbedrag (ereloon). Dit artikel toont de volledige flow, stap voor stap.

Situatie en voorwaarden #

Situatie:

• De cliënt/onderneming betaalt enkel de btw
• De verzekeraar betaalt het hoofdbedrag (ereloon)

Voorwaarden:

• De verzekeraar vraagt dat de factuur op naam van de cliënt staat
• De cliënt moet de factuur via Peppol ontvangen
• De verzekeraar wil een kopie (PDF) van diezelfde factuur
• Niet elk dossier van deze cliënt valt onder de verzekering — dus geen vaste instelling per dossier, maar een keuze die je per factuur maakt

Stap 1 — Een apart factuurmodel aanmaken #

1. Ga naar Admin > Configuratie > Billing > Sjablonen
2. Neem een bestaand factuurmodel als basis
3. Kopieer dit model en geef het een herkenbare naam, bijvoorbeeld “Factuur – verzekering”
4. Voeg in dit model een duidelijke tekst toe, bijvoorbeeld: “Het ereloon wordt rechtstreeks vergoed door de verzekeraar. De cliënt dient enkel het btw-bedrag te voldoen.”
5. Sla het nieuwe factuurmodel op

Gebruik dit model enkel wanneer een dossier (gedeeltelijk) door een verzekering gedragen wordt.

Stap 2 — E-mailadres van de verzekeraar toevoegen bij de debiteur #

1. Open de debiteur (de verzekerde cliënt)
2. Ga naar het facturatieadres
3. Vul bij e-mailadres zowel het adres van de cliënt als van de verzekeraar in, gescheiden door een puntkomma: boekhouding@client.be; schade@verzekering.be

Resultaat:

• De Peppol-factuur gaat naar de cliënt
• De factuurspecificatie (PDF) gaat naar zowel de cliënt als de verzekeraar

Stap 3 — Factureren per dossier, zoals gebruikelijk #

• Je factureert dossier per dossier (bijvoorbeeld per Dominus Litis)
• Je moet niets vast instellen op dossierniveau — de keuze maak je pas bij het uitfactureren

Stap 4 — Het juiste factuurmodel kiezen bij het versturen #

1. Maak de factuur aan zoals gewoonlijk
2. Klik op “Factuurspecificatie”
3. Selecteer het model “Factuur – verzekering”
4. Duid aan dat de factuurspecificatie per e-mail verstuurd wordt
5. Klik op Verstuur