Je kan dossiers aanmaken en deze, samen met alle bijbehorende documenten, altijd en overal terugvinden op basis van verschillende criteria.
Bij het aanmaken van een dossier wordt meteen ook een SharePoint-site voorzien voor het opslaan van documenten.
Video: Een dossier aanmaken via de Wizard #
Kernpunten per stap:
Stap 1 — Dossiernummer Cicero stelt het eerst vrije ID voor, of je maakt zelf een unieke keuze.
Stap 2 — Dossiergegevens
- Dossiernaam
- Voorkeurboekhouding: waarin de facturatie zal gebeuren
- Dominus Litus: eindverantwoordelijke van het dossier
- Standaard prestant: wie voornamelijk het werk zal verrichten
- Mappenstructuur: welke mappen automatisch aangemaakt moeten worden in de SharePoint-site
Stap 4 — Financiële gegevens en tarieven (zie de hoofdcategorie Billing voor de volledige uitleg over tarieven en coëfficiënten)
Stap 5 — Partijen
- Toevoegen via zoeken in de CRM-relaties
- Partijtype bepalen (bv. cliënt, tegenpartij)
- Betalende partij instellen via het tabblad Facturatiedeelname, via de F2-knop
- Optioneel een takentemplate toevoegen, zodat er automatisch een takenplan per dossier ontstaat
Stap 6 — Meta-data
Video: Een template-dossier opzetten voor recurrente klanten #
Werk je vaak met vergelijkbare dossiers voor eenzelfde type klant? Zet dan een template-dossier op dat je telkens kan dupliceren.
Hoe zet ik een template-dossier op?
- Maak een nieuw dossier aan via de dossier-wizard, met een ID die het template herkenbaar maakt
- Vul alle benodigde informatie in: dossiernaam, voorkeurboekhouding, Dominus Litus, standaard prestant, mappenstructuur
- Voeg financiële gegevens en tarieven toe voor de facturatie
- Voeg partijen toe via de CRM-relaties — geef hier enkel de vaste partijen op; dossiergebonden partijen voeg je later toe, na het dupliceren
- Voeg eventueel een takentemplate toe voor een automatisch takenplan
- Vink “Template” aan (onderaan het scherm)
- Sla het dossier op
Snel een nieuw dossier aanmaken via een template #
- Open het template-dossier via Matters > Templates, of zoek op de dossiernaam
- Gebruik de optie “Dupliceren” om een kopie te maken
- Pas de specifieke gegevens aan: dossiernaam, partijen, en eventuele unieke details
- Sla het nieuwe dossier op
Bij het eerste openen van een dossier #
Wanneer een dossier voor het eerst geopend wordt, kan je een melding krijgen: “Een moment geduld; SharePoint site provisioning wordt nog uitgevoerd” of “U heeft geen toegang.”
Dit betekent dat de rechten voor de gebruikers nog worden bijgewerkt. Je kan dit volgen via de knop SharePoint configuratie. Zodra “Access Rights Update Finished” verschijnt (gemiddeld 5 à 10 seconden), is DMS (SharePoint) beschikbaar.
💡 Wil je meteen ook een Teams-team opstarten vanuit dit dossier, of dieper ingaan op documentbeheer via SharePoint?
