De relatiemodule is het kloppende hart van Cicero. Een goede hygiëne in het CRM (Customer Relationship Management-systeem) is de motor van verdere automatisering en efficiëntiewinsten in alle andere modules.
Een contact kan op twee manieren bestaan in Cicero:
- Met een eigen relatiefiche
- Als contactpersoon, opgenomen onder de contactadressen van een andere relatiefiche
Waarom dit onderscheid er is: een eigen relatiefiche is nodig zodra een contact zelfstandig moet kunnen functioneren — bijvoorbeeld als partij in een dossier, als debiteur/crediteur voor facturatie, of met een eigen KYC-risicobeoordeling. Gaat het om iemand die enkel namens een bestaande relatie optreedt — bijvoorbeeld een specifieke medewerker bij een cliëntbedrijf, die je persoonlijk wil aanschrijven — dan volstaat een contactadres onder de fiche van dat bedrijf. Zo voorkom je onnodige, bijna-identieke relatiefiches voor elke individuele medewerker van eenzelfde onderneming, terwijl je toch gepersonaliseerd kan corresponderen.
Video: Een relatiefiche aanmaken #
Relatiefiches kunnen op verschillende manieren aangemaakt worden:
- Via het Dashboard: de snelle manier
- Via de Wizard: de volledige manier, met meer gedetailleerde invoer — de Wizard leidt je stap voor stap door alle velden, en geeft aan wanneer iets nog onvolledig is
💡 Bij aanmaak via de Wizard kan je ook hulpmiddelen gebruiken zoals de identiteitskaartlezer, of een btw-nummer laten controleren via “Check” of “Opvragen CompanyWeb” — waarna je de gevonden gegevens meteen kan overnemen. (1:29 in de video)
Video: meer detail over de relatiefiche en zijn componenten #
In deze video, o.a. Tabblad “Identiteit”
- Hier leg je de basisgegevens van de relatie vast, en dit tabblad bepaalt meteen hoe de relatie overal elders in Cicero herkend wordt.
- ID: de unieke identificatie waarmee je deze relatie later makkelijk terugvindt
- Velden met een F2-knop: openen een keuzemenu met vooraf gedefinieerde opties, zodat je gegevens consistent invoert (bv. gedaante, taal)
- Naam en adres: deze gegevens gebruikt Cicero rechtstreeks op officiële akten (besluiten, verzoekschriften, enz.) — een correcte invoer hier bespaart je dus herwerk bij elk document dat je later opstelt
Tabblad “Contactadressen”
- Hier beheer je alle adressen waarop en waarnaar deze relatie gecontacteerd kan worden — je kan er meerdere toevoegen en elk adres een eigen doel geven (briefwisseling, facturatie, mailing).
- ⚠️ Er moet minstens 1 contactadres aanwezig zijn.
- Is het contactadres identiek aan wat je al invulde bij “Identiteit”? Gebruik dan “Gerechtelijke identiteit over te nemen”, zodat je niet twee keer hetzelfde adres moet intypen
- Het contactadres kan afwijken van het juridisch (gerechtelijk) adres — handig wanneer post bijvoorbeeld naar een ander kantoor of een boekhouder moet gaan dan het officiële adres
- Wil je deze relatie kunnen factureren? Dan moet minstens 1 contactadres aangeduid staan als “Facturatie-adres.”
Tabblad “Boekhouding”
Dit tabblad maak je in orde zodra de relatie ook effectief gefactureerd wordt of zelf facturen stuurt aan het kantoor.
Hier kan je onder andere de Peppol-verplichting aanduiden voor de debiteur, het debiteur- of crediteurnummer beheren, en de btw-instellingen (btw-status, inwonertype) vastleggen die bepalen hoe een factuur voor deze relatie wordt opgesteld.
