Kort antwoord: Ga naar het tabblad “Teams” op het dossier en klik op “Deelnemen aan Channel” om een Team aan te maken, met een kanaal “Algemeen.” Cliënten nodig je uit in dit “Algemeen”-kanaal. Voor interne, private bespreking maak je een apart “Intern”-kanaal aan, dat niet zichtbaar is voor de cliënt — zo blijft enkel wat je bewust deelt, zichtbaar voor de externe partij.
Naast een SharePoint-site kan je voor ieder dossier in Cicero ook een Team in Microsoft Teams laten aanmaken. Dit gebeurt niet automatisch: ga naar het tabblad “Teams” op het dossier, en klik op “Deelnemen aan Channel” — Cicero maakt dan het Team aan, met een kanaal “Algemeen.” Vanaf dat moment kan je dit Team ook rechtstreeks vanuit het dossier opstarten, en omgekeerd: vanuit Teams kan je meteen het dossier openen, een taak loggen, enz.
Samenwerken aan een dossier wordt via Teams eenvoudiger dan ooit:
- ✅ Intern gebruik: “Berichten” om vlot te communiceren binnen het team
- ✅ Creëer direct een (opvolg)taak voor jezelf of een teamlid, of boek een prestatie vanuit een Teams-bericht
- ✅ Open het dossier rechtstreeks in Cicero, raadpleeg de openstaande taken, of boek een prestatie — allemaal vanuit Teams
- ✅ Extern gebruik: nodig cliënten of externen uit om documenten te delen, te laten uploaden, of te communiceren over updates en vooruitgang. Externe gebruikers krijgen enkel toegang tot wat jij vrijgeeft.
Deelnemen aan een Teams-kanaal #
📍 Matters > Teams > “Deelnemen aan Channel”
Heb je hiervoor de juiste Cicero-rechten? Dan kan je op de Teams-tab van het dossier op “Deelnemen aan Channel” klikken. Dit maakt een Teams-site aan met een kanaal “Algemeen,” en je krijgt in Teams, onder “Activiteit,” een melding dat je toegevoegd bent. In het dossier wordt de knop “Open Teams” dan geactiveerd.
Heb je via Cicero-Admin “Teams-Owner”-rechten gekregen? Dan kan je beheren wie er nog meer aan het Team toegevoegd moet worden.
Deelname aan een Team stoppen #
📍 Matters > Teams > “Deelname Stoppen”
💡 Tip: een Team wordt normaal gezien nooit verwijderd. Heb je het niet langer nodig, kies dan voor “Deelname Stoppen” — het Team verdwijnt dan uit je Feed. Zowel via de Teams-tab (Owner) als via de Teams-tab (Members) kan de deelname op deze manier stopgezet worden.
De uitnodiging langs de kant van je cliënt #
Je klant heeft vermoedelijk ook Teams, via een webbrowser, desktop- of mobiele app.
Eenmaal je je cliënt uitnodigt tot het kanaal “Algemeen” van het dossier, ontvangt die een e-mail (met de melding dat die als gast is uitgenodigd) en/of een notificatie in de eigen Teams-account. Bovenaan kan de cliënt vervolgens “switchen” naar de gedeelde omgeving met het dossierkanaal.
Eenmaal in het kanaal, ziet de cliënt de recente Activiteiten, Berichten en Bestanden:
- Bestanden: de door jou gedeelde mappen en documenten (bv. een contract) — zo deel je makkelijk grotere bestanden, zonder te moeten mailen
- Berichten: hier kunnen ook video’s, foto’s en spraakopnames uitgewisseld worden — je klant kan bijvoorbeeld meteen een foto posten die die mobiel gemaakt heeft
💡 Tip: gebruik in Berichten een @-vermelding om iemand te taggen — de cliënt krijgt dan meteen een notificatie in de Teams-app, ook op mobiel.
⚠️ Wil je iets bespreken zonder dat de cliënt het ziet? Maak dan een apart, privé “Intern”-kanaal aan — dat is enkel nodig zodra je externen (zoals de cliënt) uitnodigt. Werk je enkel intern, met collega’s? Dan volstaat gewoon chatten in “Algemeen,” zonder extra kanaal.
Bestanden delen via een Teams-kanaal: hoe werkt dat precies? #
Je kan een bestand of map delen via SharePoint, maar ook via een Teams-kanaal in een dossier — zo hou je een structureel overzicht met een (extern) lid van het kanaal, bijvoorbeeld je cliënt.
Naast Berichten kan je in het kanaal “Algemeen” (of je aparte “Intern”-kanaal) ook Bestanden delen.
💡 De menubalk om bestanden toe te voegen kan bij Microsoft soms even op zich laten wachten — vernieuw in dat geval gewoon de pagina.
Bestanden toevoegen, twee manieren:
- Via “+ Nieuw” voeg je folders en/of documenten toe. Deze komen in een aparte kanaalbibliotheek van het dossier, ook te benaderen vanuit SharePoint
- Via “…” kan je kiezen voor “Openen in SharePoint”
Vanuit het dossier, via DMS (SharePoint):
- Standaard kom je in de CICERO Docs-bibliotheek — dit zijn je afgeschermde kantoordocumenten binnen het dossier, enkel zichtbaar voor useraccounts binnen je eigen tenant
- Via de navigatie links, of de dropdown-pijl rechts, kan je een andere documentbibliotheek selecteren — hier vind je de “publieke” documenten die je via kanalen deelt of al gedeeld hebt, per kanaalnaam (bv. “Client room”), terug te vinden onder “In sitebibliotheek” of “In kanalen”
⚠️ Let op: plaats bij voorkeur niets in de “General”-submap onder Documenten, om de controle over wie toegang heeft niet te verliezen.
Dossierbestanden makkelijk delen #
Vanuit DMS (SharePoint) kan je documenten uit CICERO Docs (de private bibliotheek) kopiëren naar of verplaatsen naar de bibliotheek van het kanaal. Denk vooraf na over de gewenste workflow om een document (of selectie) naar de juiste (sub)bibliotheek te verplaatsen.
Voorbeeld submappen binnen het kanaal “Algemeen”:
- “inbox” — voor (grote) stukken die de klant aan jou wil overmaken, in plaats van te mailen
- “stukken voor de client” — voor afgewerkte, grotere stukken die jij aan de klant wil geven
💡 De naam van de submap maakt op zich niet uit — spreek gewoon duidelijke afspraken af binnen het kantoor.
Eenmaal verplaatst, zijn de documenten ook zichtbaar voor de leden van het kanaal.
Samengevat: Teams en SharePoint #
- Vanuit je dossier → Team aanmaken
- Vanuit je Team → leden toevoegen
- Wil je externen (zoals een cliënt) uitnodigen? Nodig ze uit in het kanaal “Algemeen” 💡 Wil je iets intern bespreken zonder dat de cliënt het ziet? Maak dan een apart, privé “Intern”-kanaal aan. Werk je enkel intern? Dan is dit niet nodig — chat gewoon in “Algemeen.”
- Vanuit je Team → berichten delen
- Vanuit je Team/SharePoint-site → bestanden delen
Hoe Teams-kanalen aanmaken om samen te werken #
Er zijn drie manieren om deel te nemen aan of toegang te geven tot een Team:
- Via het dossier — je kan snel deelnemen aan het Team
- Via “Team beheren” — je geeft toegang door leden toe te voegen
- Via “Berichten” — je voert snelle, informele communicatie
Extra kanalen toevoegen #
Wil je iets bespreken zonder dat een uitgenodigde cliënt het ziet? Voeg dan een apart, privé “Intern”-kanaal toe aan het Team — dit is enkel nodig zodra je externen uitgenodigd hebt in “Algemeen.” Werk je enkel met collega’s, zonder externen? Dan volstaat het kanaal “Algemeen,” zonder extra kanalen.
In deze video:
- Leden uitnodigen: De leden die toegang hebben tot het Cicero dossier, kunnen zelf via ‘Deelnemen aan Channel’ toegang vragen.
- Verschillende kanalen. Kanaal algemeen verus Kanaal intern
- Teams activity log
- Teams mobile
- de DMS SharePoint ‘Cicero Docs’-bibliotheek of de Cicero doculmenten van het dossier is alleen toegankelijk voor de mensen van het kantoor
- Een follow-up taak maken van een Teams bericht
- Bestanden of files delen en gelijktijdig bewerken
