Door de e-invoicing-plicht ontvang je facturen steeds vaker elektronisch. Cicero kan deze aankoopfacturen — zowel in xml-formaat (Peppol) als als PDF — centraal verwerken via de Uploader.
Wie mag dit gebruiken? Dit is geen taak die uitsluitend bij de boekhouding hoort: het uploaden en aanvullen van aankoopfacturen kan gebeuren door advocaten, medewerkers, of andere administratieve medewerkers — afhankelijk van wie in je kantoor deze rol krijgt toegewezen.
Twee manieren om een aankoop te verwerken #
- Accounting > Uploader > Aankoopvoorstel maken — handig wanneer er al aankoopboekregels ingesteld staan op de crediteur; dan hoef je de voorgestelde boeking enkel nog te controleren en op te slaan
- Accounting > Boekjaar > Aankoopdagboek > Nieuw en Koppelen — dit opent tegelijk ook de ontvangen e-invoices uit de Uploader, om ze verder manueel in te boeken
Waar komen aankoopfacturen vandaan? #
In de Uploader (Accounting Aankopen) verschijnen:
- Automatisch: facturen die via Peppol worden aangeleverd (herkenbaar aan het Peppol-logo)
- Manueel: facturen die je zelf uploadt of sleept naar de Uploader (bv. vanuit een tijdelijke downloadmap)
Een rood belletje bovenaan in het menu geeft aan wanneer er nieuwe aankoopfacturen te verwerken zijn.
Een aankoopfactuur invullen: de belangrijkste velden #
Via Accounting > Uploader kan je elektronische aankoopdocumenten eventueel verder omschrijven, ter verduidelijking, voor je ze opslaat of als aankoop inboekt.
- Totaal bedrag — moet het bedrag inclusief btw bevatten; rond af op 2 cijfers na de komma
- FactuurNr — het factuurnummer van de crediteur; dient als bijkomende referentie, en laat toe te checken of de factuur al eerder werd ingebracht
- Document Datum — de originele factuurdatum
- Verklaring — neem hier de betaalreferenties van de factuur over (gestructureerde of vrije mededeling); nuttig wanneer de factuur, eenmaal goedgekeurd en nog niet betaald, nadien via Netbanking betaald wordt
- Voldaan — vink dit aan indien de factuur al op een andere manier betaald is
- Goedgekeurd voor betaling — vink je dit uit, en duid je een prestant aan? Dan verschijnt deze aankoopboeking op het dashboard van die medewerker, onder “Aankoopfacturen ter controle,” tot ze goedgekeurd wordt
- Opmerking — optioneel, voor de prestant of boekhouder
⚠️ Let op: enkel niet-betaalde en goedgekeurde facturen worden in Netbanking aangeboden ter betaling.
Boekhoudpartner, dossier en crediteur #
- Selecteer tot welke boekhoudpartner de aankoopfactuur behoort
- Duid aan of het om een algemene kost gaat (0-dossier of leveranciersdossier), of om een dossiergerelateerde kost (selecteer het specifieke dossier)
- Controleer van welke crediteur de factuur afkomstig is — bij een elektronische factuur checkt Cicero automatisch of de afzender voorkomt in je relatiebestand, op basis van btw- of KVK-nummer. Bij een digitale factuur die niet automatisch ingevuld wordt, selecteer je de juiste crediteur zelf via F2 — waarna adres, btw-nummer en de ingestelde betaalvoorwaarde zichtbaar worden (deze betaalvoorwaarde stel je in op de relatiesteekkaart van de crediteur)
Op basis van de originele factuurdatum wordt de vervaldatum automatisch aangepast.
💡 Tip: merk je bij het uploaden dat een crediteur nog niet in Relations bestaat? Maak dan via de Relations Wizard een nieuwe relatie aan — met “Opvragen CompanyWeb” op basis van het btw-nummer kan je die snel en correct aanmaken.
Opslaan en inboeken #
- Klik op “Toevoegen/Update” om de factuur naar Accounting te uploaden, waar ze verder ingeboekt kan worden
- Of kies meteen voor “Aankoop maken” om direct door te gaan
Is er een aankoopboekregel gekoppeld aan de crediteur? Dan hoef je de input van de boeking enkel nog te valideren en op te slaan.
Peppol-facturen verwerken en afwijzen in de Uploader #
Peppol-facturen (elektronische aankoopfacturen die automatisch via het Peppol-netwerk binnenkomen) werken net iets anders dan manueel geüploade PDF-facturen. Dit artikel legt de verschillen uit.
Wat vult Cicero automatisch aan? #
Het grote voordeel van een Peppol-factuur is dat Cicero de UBL-structuur grotendeels automatisch uitleest, waardoor een groot deel van de gegevens al vooraf ingevuld is.
Klik op het potlood-icoontje om te zien welke velden Cicero automatisch heeft aangevuld, onder andere:
- Het bedrag
- De gestructureerde mededeling
- De leverancier (indien deze al bestaat in de Cicero-boekhouding)
Wat moet je zelf nog aanvullen? #
Bij Peppol-facturen moet je steeds zelf de aankoopregels toevoegen — deze zijn nodig om een correct boekingsvoorstel te kunnen genereren.
Voorbeeld: de aankoopregel “bureelbenodigdheden” laat Cicero weten dat de 21% btw van toepassing is.
⚠️ Let op: zijn je aankoopregels niet correct ingesteld? Configureer deze dan eerst correct voor je verdergaat.
Een Peppol-factuur afwijzen #
Er is een aparte knop voorzien om een factuur af te wijzen.
Afgewezen facturen gaan niet verloren: je kan altijd een overzichtslijst opvragen waarin ook de eerder afgewezen facturen getoond worden. Van daaruit kan je alsnog beslissen om ze te herbekijken en eventueel toch te boeken.
Verschil tussen “Afwijzen” en “Verwijderen” #
Een Peppol-factuur:
- Herkenbaar aan het Peppol-icoontje/Peppol-netwerkknopje
- Heeft een detailknop (potloodje) om de informatie aan te vullen voor input als aankoop
- Heeft geen verwijderknop (vuilbakje) — een Peppol-factuur kan in principe nooit door het kantoor verwijderd worden
- Heeft wel de mogelijkheid om af te wijzen (min-knopje)
Een PDF-factuur:
- Heeft geen Peppol-symbool
- Met de detailknop (potloodje) kan de informatie tot input aangevuld worden
- Kan, mocht die al op een andere manier verwerkt zijn, gewist worden (vuilbakje)
💡 Met het vinkje “Inclusief afgewezen peppol facturen” bovenaan, komen ook afgewezen facturen terug zichtbaar in je uploader-overzicht.
⚠️ Rechten: verwijderen kan je als gebruiker enkel als je daartoe de juiste rechten hebt.
Veelgestelde vraag: krijgt de verzender een melding als ik een Peppol-factuur afwijs? #
Wijs je een e-invoice af, dan geldt dit niet als een protest — de factuur komt gewoon niet langer voor in je lijst voor input. De leverancier krijgt hiervan enkel een notificatie als die dat zelf specifiek heeft ingesteld.
