Vooraleer u gebruik kunt maken van de Collection-applicatie, moet u de nodige instellingen doen in Admin. Kijk daarom eerst naar deze film: Admin – Configuratie Collection – Minimale Instellingen.
Ook de aanmaak van sjablonen moet volledig uitgevoerd zijn. Dit ziet u in de film Admin Sjablonen → Sjablonen Collection.
Dossiers van eenzelfde opdrachtgever volgen dikwijls hetzelfde scenario. Dit laat toe om deze incassodossiers automatisch op te volgen.
Acties aanmaken #
Voor de automatische opvolging van incassodossiers moet u, naast de minimale instellingen, ook Acties en Scenario’s definiëren. Via Admin → Configuratie → Collection gaat u naar Acties.
U kunt meerdere acties aanmaken. U ziet hier voorbeelden van reeds bestaande acties, ongeacht tot welk scenario ze behoren. Een bestaande actie kan worden gewijzigd met de bewerkknop.
Een actie bevat een naam, al dan niet wachtdagen na een vorige actie, en eventueel een drempel waaraan voldaan moet zijn alvorens deze wordt uitgevoerd. Zo ziet u in de voorbeelden dat een aanmaning aan de tegenpartij onmiddellijk mag worden uitgevoerd indien de openstaande vordering ten minste 200 euro bedraagt, terwijl een rappel van aanmaning pas na een wachttijd van zeven dagen mag voorkomen.
Per actie kan ook een briefhoofd en een typedocument worden aangeduid. Selecteer met F2 uit de lijst van sjablonen en bepaal de partij in het dossier of een losse persoon aan wie dit moet worden geadresseerd. De velden Uitgevoerd op, Uitgesteld op, Stoppen of Stopdatum kunnen vanaf de Opvolging in het incassodossier worden aangevuld.
Als u een nieuwe actie wilt aanmaken, klikt u rechtsboven op Toevoegen. Vul de velden in zoals besproken en klik daarna op Opslaan. Maak zeker ook een Stop Actie aan, met enkel Stoppen aangevinkt. Zo kunt u in een scenario één of meerdere stops inbouwen wanneer gewacht moet worden op een ingreep of reactie.
Scenario’s aanmaken met acties #
Onder Scenario’s kunt u, eventueel specifiek per opdrachtgever, een opeenvolging van acties inrichten. Klik op Toevoegen rechtsboven, geef een naam op en klik op Opslaan. Vervolgens kunt u een volgnummer aan acties toekennen om zo het gewenste opvolgscenario te verkrijgen. Kies met F2 uit de bestaande lijst van acties en klik telkens op Toevoegen.
Bijvoorbeeld: op volgnummer één kiest u voor de aanmaning aan de tegenpartij. Nog op nummer één kiest u voor een brief aan de cliënt met informatie over de aanmaning. Op nummer twee kiest u bijvoorbeeld voor het rappel van de aanmaning. Met volgnummer drie kunnen dagvaarding en de brief aan de deurwaarder over de dagvaarding, en evt. de brief aan de cliënt over de dagvaarding, worden geselecteerd.
Daarna kan een Stop Actie worden toegevoegd in het scenario, omdat vooraf niet bekend is hoe lang gewacht moet worden voordat verder wordt gegaan. Tenslotte kan nog de Uitvoering en Rappel Uitvoering worden ingesteld in geval van een uitgebreid scenario. Klik op Opslaan
Scenario kiezen in incasso dossier #
Een scenario kan vanaf dan gekozen worden in het incassodossier onder Opvolging acties. Dit tonen wij u in deze tutorial (Collection – Automatische opvolging)
