Voor elke relatie die als EU-debiteur factureert, moet je een aantal velden controleren en instellen — dit bepaalt of en hoe die klant een e-factuur ontvangt.
Stap 1 — Basisvelden controleren #
Ga naar de betreffende relatie (debiteur/opdrachtgever) en controleer alle specifieke debiteurvelden:
- Gedaante
- Btw-nummer
- Adres
- Land
- Facturatieadres, met taal én e-mailadres
- Btw-status en inwonertype
Stap 2 — “E-invoice/Peppol verplicht” aanvinken #
Ga naar het tabblad Boekhouding > Debiteuren en vink het veld “E-invoice/Peppol verplicht” aan.
Wat er dan gebeurt:
- Cicero checkt onmiddellijk of deze partij al gekend is op het Peppol-netwerk
- Zolang de debiteur nog niet geregistreerd is op Peppol, wordt de e-factuur automatisch per e-mail verzonden naar de ontvanger — je klant merkt in de praktijk dus weinig verschil totdat die zelf aangesloten is
- Cicero vraagt meteen of ook de dossiers gekoppeld aan deze relatie moeten bijgewerkt worden met “Is e-invoice” aan op de facturatiedeelname → bevestig dit met Ja
Stap 3 — KBO ID, indien van toepassing #
Naast de standaardvelden is er de checkbox “KBO ID – E-invoice/Peppol”. Deze heb je enkel nodig wanneer een partij uitsluitend met een KBO-nummer geregistreerd is in plaats van met een btw-nummer — bijvoorbeeld bij overheden die via KBO op Peppol geregistreerd staan, of bij een debiteur zonder btw-nummer. Het KBO-nummer zelf geef je in op het tabblad Onderneming.
Voor de volledige uitleg over BTW/GLN/DUNS als Peppol-identifiers, zie het vorige artikel over Peppol/Billit-registratie.
Tip — Instellingen in bulk bijwerken (Bulldozer-actie) #
Wil je niet elke relatie apart nalopen? Je kan bestaande relaties in bulk bijwerken met “E-invoice verplicht”:
- Ga naar Relations > Uitgebreid zoeken
- Zoek via het tabblad Boekhouding naar bijvoorbeeld “Alleen debiteurs”, eventueel gecombineerd met andere criteria (bv. land = België)
- Voer op de gevonden resultaten een Bulldozer-actie uit met “E-invoice” aan
Je krijgt de melding “Relaties succesvol bijgewerkt!” — en de bijbehorende dossiers worden automatisch mee bijgewerkt met “Is e-invoice” aan op de facturatiedeelname.
⚠️ Let op: deze bulk-actie doet nog geen validatie of de relaties al geregistreerd zijn op het Peppol-netwerk. Dat zie je pas achteraf op het debiteur-detailscherm.
💡 Praktisch advies: doe deze bulk-actie best pas vanaf het moment dat de verplichting effectief ingaat, en test eerst op een beperkt aantal klanten voor je alles in één keer bijwerkt.
Volgende stap: Dossiers (Matters) instellen voor e-facturatie — hier controleer je de dossiergebonden velden die nodig zijn om te kunnen factureren.
