Naast factureren vanuit een dossier zelf (zie het artikel “Factureren vanuit een dossier”), kan je ook rechtstreeks vanuit de module Billing factureren — via selectiecriteria. Dat kan uitkomen op één dossier, of op een hele selectie tegelijk (bulkfacturatie). Het mechanisme is identiek — zowel voor e-invoicing (B2B/B2G) als voor gewone e-mailfacturen (B2C).
Meerdere e-facturen via e-invoicing versturen (B2G en B2B) #
📍 Billing > Factureren
Je kan hier verschillende criteria combineren (bv. Dominus, dossiergroep, enz.) om een bulk-sessie samen te stellen — per Dominus, of per dossier-/facturatiegroep.
Selectiecriteria instellen:
- Geef de boekhoudpartner op, en gebruik “=” of “<>” om een criterium te selecteren of net uit te sluiten
- Bij “Batchid” kan je een korte naam opgeven, zodat je deze selectie later makkelijker terugvindt in de actieve sessies
- Vink “Is E-invoice/Peppol” aan — enkel de e-invoice-facturen worden dan meegenomen in deze sessie. De overige facturen behandel je in een volgende, apart sessie
Factureren:
- Klik op “Factuur” voor definitieve facturatie
- Kies het outputformaat E-INVOICE om de facturen zowel als PDF af te drukken als via Peppol te versturen — laat de optie “Pdf aan e-invoice toevoegen” aan staan
- Klik op “Afdrukken”
- Ga naar Downloads en klik op “Openen” — je krijgt alle facturen van de selectie in PDF-vorm. Elke factuur wordt automatisch ook bewaard in het betrokken dossier
- Je krijgt een lijst met dossier, debiteur en het e-mailadres van de debiteur (indien vermeld op het facturatieadres)
- Verstuur de facturen met “E-invoice” (per stuk) of met “Batch e-invoicing” (de hele selectie tegelijk) — de facturen worden dan verzonden naar het Peppol-netwerk, gevalideerd en doorgestuurd naar de ontvanger(s)
💡 Automatische terugval: is een ontvanger nog niet gekend op het Peppol-netwerk? Dan wordt de e-invoice (zowel XML als PDF) gewoon per mail verzonden.
Onder Billing > Sessies > E-invoice log vind je een overzicht en status van alle verzonden facturen.
Meerdere digitale facturen per mail versturen (B2C) #
Laat bij de selectiecriteria de optie “Is E-invoice/Peppol” deze keer uit — zo worden net de niet-e-invoice-facturen meegenomen in de sessie.
Factureren:
- Klik op “Factuur” voor definitieve facturatie
- Kies outputformaat PDF, en vink “Facturen per e-mail uitsturen” aan om ze digitaal te versturen
- Klik op “Afdrukken”
- Ga naar Downloads > Openen — je krijgt alle facturen van de selectie in PDF-vorm, telkens ook bewaard in het betrokken dossier
- Je krijgt een lijst met dossier, debiteur en e-mailadres
- Klik op “Mail” om de mail per stuk aan te maken, of op “Batch Versturen!” voor de hele selectie
- Klik onderaan op “Open” — je krijgt een klaargemaakte mail en moet enkel nog op “Verzenden” klikken
- Eenmaal verzonden, verdwijnt de factuur uit de lijst, en kan je de volgende aanklikken
Wat gebeurt er precies bij “factuur maken en verzenden per mail”? #
PDF:
- Wordt bewaard bij de relatie van de debiteur (onder Journaalposten)
- Wordt bewaard op het dossier (onder Billing, zodat je later opnieuw kan mailen)
- Gelinkt aan Reports (Boekhouding 045)
E-mail:
- Een “Batch”-verzending gebeurt vanuit het algemeen ingestelde mailadres
- Een individuele “Mail”-verzending gebeurt vanuit het eigen mailadres van de gebruiker die het uitvoert
- Eenmaal verzonden, verdwijnt de factuur uit de lijst
- Niet verzonden (bv. geen mailadres)? Dan blijft de factuur in de lijst staan — zodat je ze kan afprinten en posten, of het mailadres nog kan aanvullen
- Bij een foutief mailadres krijg je een foutmelding in de mailbox
De onderwerplijn en standaard bodytekst van deze mails stel je in via Admin > Configuratie > Billing (zie het artikel over overige kantoorinstellingen).
