Kort antwoord: Doorloop de 6-stappen Wizard: ID, Metadata (dossiernaam, boekhouding, Dominus-Litis, prestant), Hoofdprocedure/taaktemplate, Billing (tarieven), Partijen (cliënt, tegenpartij), en Zaakgroepen. Klik op “AFRONDEN” om het dossier aan te maken — je komt dan automatisch op het detailscherm terecht.
In Matters, bij “Zoeken en Toevoegen,” maak je met de knop WIZARD eenvoudig in 6 stappen een nieuw dossier aan. Door deze stappen te doorlopen, geef je alle belangrijke basisinformatie in, waardoor je dossier meteen bruikbaar is in Cicero.
Kijk vóór het aanmaken altijd eerst via de dossiernaam of het dossier niet al bestaat.
⚠️ Let op: de brondocumentatie voor dit artikel dateert vermoedelijk van vóór de volledige Peppol-uitrol (terminologie zoals “Is e-invoice” i.p.v. “E-invoice/Peppol verplicht”). Voor alles wat met e-facturatie te maken heeft, is de hoofdcategorie Billing je meest actuele en betrouwbare referentie — gebruik die terminologie als leidraad waar deze twee bronnen verschillen.
📄 Download deze handleiding als bewerkbaar document: wil je dit stappenplan aanpassen naar de huisstijl en specifieke afspraken van je kantoor, en verspreiden binnen je team?
💡 Werk je regelmatig met dossiers van dezelfde aard (bv. met bepaalde terugkerende partijen voor een vaste cliënt)? Dan kan je ook een template-dossier dupliceren in plaats van telkens de Wizard te doorlopen — zie het artikel “Dossiers starten” onder Getting Started voor die werkwijze.
Stap 1 — ID #
Je ziet het dossierID — dit wordt eventueel automatisch gegenereerd (indien ingesteld via Admin > Configuratie > Algemeen, optie “Masker dossiernummer”), of je geeft het zelf op (zowel cijfers, letters als tekens zijn toegestaan).
Aanbevolen format (uit de kantoorhandleiding): numeriek of alfanumeriek — bij voorkeur geen speciale tekens zoals &; / en - zijn wel toegestaan.
Vervolgens geef je aan of dit dossier tot een Familie behoort (indien geconfigureerd) — een familie betekent dat het dossier enkel door een select aantal gebruikers ingezien en bewerkt mag worden. Familie hoeft niet ingevuld te worden.
Klik op “STAP 2.”
Stap 2 — Metadata #
Deze velden leggen de basisinformatie van het dossier vast:
- Dossiernaam — geen uniek gegeven; meerdere dossiers kunnen dezelfde naam hebben 💡 Aanbevolen format (kantoorhandleiding):
[naam cliënt] / [naam tegenpartij]— spreek binnen je kantoor een vaste conventie af (voornaam, achternaam, vennootschapsvorm, hoofdletters) en neem dit op in je kantoorprotocol - Referentie — een vervolg van de dossiernaam; extra info of bijzonderheden bij dossiers zonder tegenpartij (bv. “Advies inzake …”) Dossiernaam en Referentie kunnen automatisch gevuld worden met naam cliënt/tegenpartij — instelbaar via Admin > Users > Rechten, optie “Dossiernaam/referentie vullen o.b.v. cliënt/tegenpartij.”
- Datum Opening — staat standaard op de aanmaakdatum, aan te passen indien nodig
- Voorkeur Boekhouding — verplicht in te vullen; zonder dit veld is facturatie niet mogelijk. Kan in Admin standaard op één boekhouding gezet worden, maar blijft altijd wijzigbaar
- Dominus-Litis — geraadpleegde/verantwoordelijke advocaat — verplicht
- Std. Prestant — de gebruiker die het meest aan het dossier werkt (kan dezelfde zijn als de Dominus-Litis) — verplicht
- Rechtsmacht — optioneel, kan later nog toegevoegd worden
- Dossiertaal — bepaalt de standaardtaal voor akten, procedures en incasso-afrekeningen; staat standaard op Nederlands, maar is dit niet noodzakelijk de taal van de cliënt — wel die van de procedure/rechtbank
- Proforma dossier — vink dit aan voor dossiers die nog geen echte zaak betreffen (bv. opvolging van leads/prospecten), of voor dossiers waarin je al documenten wil stockeren of briefwisseling wil bewaren zonder effectieve opdracht. Let op: proforma-dossiers worden niet mee weergegeven bij reguliere dossiers, tenzij je er specifiek naar zoekt.
Klik op “STAP 3.”
Stap 3 — Hoofdprocedure en taaktemplate #
Is dit dossier een subprocedure van een al bestaand dossier? Koppel het dan bij Hoofdprocedure. Vink “Boeken op de hoofdprocedure” aan als alle prestaties van de subprocedure op de hoofdprocedure geboekt moeten worden (handig om gerelateerde dossiers snel samen terug te vinden of te factureren).
Bij Taaktemplate kan je een vooraf gedefinieerde set taken selecteren voor dit dossier (te beheren via Admin > Taaktemplates).
Niet van toepassing? Sla deze stap gerust over.
Klik op “STAP 4.”
Stap 4 — Billing #
Hier vul je de velden in die nodig zijn voor tijdschrijven en facturatie:
- Vast ereloontarief — wijk je af van de basistarieven? Dit tarief krijgt voorrang op alle andere tarificatie-instellingen (met uitzondering van een afwijkend uurloon op de prestant), en geldt voor alle ingevoerde ereloon-prestaties
- Dossier % — een percentage toe te passen op het uurtarief van de medewerkers, bijvoorbeeld voor complexe, dringende of gespecialiseerde dossiers. Standaard 100%, te verhogen of verlagen
- Max. budget / Max. tijd, met Alarm % — bepaal wanneer je gewaarschuwd wil worden als een bepaald percentage hiervan bereikt is
- BTW activiteit — Handels-activiteit of Privé-activiteit. Dit bepaalt of de diensten in een B2B voor de cliënt-afnemer voor privé- of professionele doeleinden bestemd zijn, relevant voor de plaatsbepaling van de dienst (B2B = plaats afnemer, B2C = plaats verrichter). Is een btw-identificatie meegedeeld, dan mag je aannemen dat het voor professionele doeleinden is, tenzij de aard van de dienst het tegendeel aangeeft
- Pro deo — pro-deozaken zijn niet vrijgesteld van btw, maar belast aan 0% (rooster 00) met recht op aftrek
- BTW vrijgesteld — voor diensten in het kader van maatschappelijk werk, sociale zekerheid, bescherming van kinderen/jongeren, sportinrichtingen. Dergelijke diensten komen wel voor in rooster 00 van de btw-aangifte, maar geven geen recht op aftrek
Voor de volledige uitleg over tarieven en coëfficiënten, zie de hoofdcategorie Billing.
Klik op “STAP 5.”
Stap 5 — Partijen #
Om vlot te starten, voeg je hier de betrokken partijen toe.
- Klik op “TOEVOEGEN”
- Bij Persoon: geef een deel van de zoeknaam in, en selecteer met F2 de relatie (bestaat de relatie nog niet? Klik dan op “TOEVOEGEN” om een nieuwe aan te maken)
- Selecteer het betreffende contactadres, en klik op “OPSLAAN (F9)”
- Bepaal het Partijtype (bv. cliënt, tegenpartij, deurwaarder, advocaat tegenpartij)
- Voor een betaler/debiteur: vul meteen ook “Facturatie deelname” in
- Bevestig met “OPSLAAN (F9)”
💡 Belangrijk: koppel steeds het juiste contactadres aan het juiste partijtype — het contactadres kan verschillen tussen bijvoorbeeld de cliënt en de facturatie aan de betaler/debiteur. Het kan dus nuttig zijn om dezelfde persoon zowel als cliënt én als debiteur toe te voegen (met elk hun eigen contactadres).
Interne advocaten met afwijkend uurtarief: gebruik de knop “TOEVOEGEN ADVOCATEN” om één of meerdere advocaten toe te voegen, samen met het specifieke uurloon voor deze zaak. Geen afwijkend tarief van toepassing? Sla dit over.
Aanvullende details per partij (via het potloodje):
- Briefwisseling gegevens — beheer het briefadres, met Rangschikking, Aanspreektitel, Adresmemo, Aantal originelen/kopieën
- Hoedanigheden en bindingen — leg relaties tussen partijen vast (bv. Band = “Vertegenwoordigd door”, Betrokkene = de advocaat van de tegenpartij), of een hoedanigheid zoals “Eiser”/”Verweerder”
- Facturatie deelname — koppel de debiteur (enkel selecteerbaar indien eerder aangemaakt op de relatiefiche bij Boekhouding > Debiteuren), vul het bestelordernummer in, vink het e-invoice-vinkje aan indien van toepassing ⚠️ (dit heet in deze — oudere — bron “Is e-invoice”; volgens de recentere, bevestigde terminologie uit de hoofdcategorie Billing gaat het vermoedelijk om hetzelfde veld als “E-invoice/Peppol verplicht” — gebruik die laatste naam, maar laat dit kort bevestigen), bepaal de BTW-activiteit (Handels-activiteit voor B2B, Privé-activiteit voor B2C), en het % Kantooropslag specifiek voor deze partij in dit dossier (0 = gebruik het algemene percentage). Bij meerdere debiteuren verdeel je het percentage per debiteur — met uitzondering van goederen, waarvan de kosten altijd aan één debiteur toegekend worden. Rechts kan je jobcodes definiëren die exclusief voor rekening van deze debiteur zijn.
Klik op “STAP 6.”
Stap 6 — Zaakgroepen #
Ken hier Zaakgroepen (gebruikersgroepen) toe aan het dossier, ten behoeve van categorisering, opzoekingen en rechten.
- Klik op “TOEVOEGEN”
- Geef de Groepnaam in, pas eventueel de Rangschikking aan
- Klik op “OPSLAAN (F9)”
Dit is niet noodzakelijk, maar kan waardevolle info toevoegen aan rapportages, of het makkelijker maken om dossiers te selecteren — bijvoorbeeld voor bulk-facturatie of bulk-rappellering.
Afronden #
Klik op “AFRONDEN” — het scherm sluit automatisch, en je dossier is aangemaakt en klaar voor gebruik. Je kan achteraf nog alles aanvullen of wijzigen via “Opslaan.”
