Kort antwoord: Cicero berekent elk tarief als taakprijs × fee earner-coëfficiënt × dossier-coëfficiënt, niet als een simpel uurloon. Je stelt dit in drie stappen in: taken configureren (Admin > Configuratie), een coëfficiënt per medewerker (Admin > Users), en optioneel een coëfficiënt per dossier (Dossier > Billing). Zo pas je bij een tariefverhoging één instelling aan, in plaats van elk dossier apart.
Cicero berekent elk geboekt tarief niet simpelweg als tijd × uurloon. Het systeem houdt rekening met meerdere factoren tegelijk, zodat je met één aanpassing meteen alle betrokken dossiers en medewerkers kan bijsturen — zonder overal apart te moeten knutselen.
De basisformule #
Tijd × taakprijs × fee earner-coëfficiënt × dossier-coëfficiënt
Dit resultaat vormt rechtstreeks de input voor je (e-)facturatie.
Stap 1 — Taken configureren #
📍 Admin > Configuratie
Hier stel je je basistaken in, los van wie ze uitvoert:
- Forfaitaire taken — bijvoorbeeld “Opening dossier – €65”
- Tijdsgebonden taken — bijvoorbeeld “Advocatenwerk – €100/uur”
De taak vormt je basisprijs. Wie de taak uitvoert, bepaalt pas in stap 2 of dat tarief hoger of lager uitvalt.
Stap 2 — Fee earner-coëfficiënten #
📍 Admin > Users > tab “Advocaat”
Standaard staat dit op 100 (= 100% van het basistarief). Voor een senior profiel zet je dit bijvoorbeeld op 150 of 200 — dezelfde taak levert dan automatisch een hoger tarief op, zonder dat je de taak zelf moet aanpassen. Dit werkt zowel voor forfaitaire als voor tijdsgebonden taken.
Stap 3 — Dossier-coëfficiënten #
📍 Dossier > Billing > Dossier %
Standaard ook 100. Bij een dossier met bijzondere afspraken, spoed, of extra complexiteit kan je dit bijvoorbeeld op 200 zetten (dubbel tarief) — specifiek voor dat ene dossier, zonder dat dit andere dossiers beïnvloedt.
Extra instelmogelijkheden per dossier #
Naast de dossier-coëfficiënt uit stap 3 kan je in een dossier ook nog een aantal specifieke afspraken vastleggen:
- Vast ereloontarief — een vaste prijsafspraak voor het volledige dossier, los van de gewerkte tijd
- Afwijkende prestant-tarieven — een uurtarief dat specifiek voor dit dossier geldt voor een bepaalde medewerker, los van diens algemene fee earner-coëfficiënt
- Kortingspercentage — een korting die, bij het factureren, ter bevestiging voorgesteld wordt om toe te passen op de berekende prestaties van dit dossier. Kies je ervoor de korting toe te passen, dan toont Cicero zowel de originele als de gewijzigde (verminderde) bedragen. Wil je zelf nog afwijken van de automatisch berekende korting? Dat kan via de knop “Totaal korting” in het Billing-detailscherm.
- Max tijd/budget — een grens in uren of in bedrag die je vooraf afspreekt. Bij het inboeken van prestaties krijg je een melding zodra het budget of de tijd bereikt wordt. Je kan daarnaast een Alarm % instellen, lager dan 100%, om al vroeger verwittigd te worden — bijvoorbeeld bij 80% van het afgesproken budget.
- Forfait — een prijsafspraak die je kan instellen via Billing > Forfait > “Instellen”, met de keuze om dit bedrag uit te splitsen over de verschillende factureerbare categorieën. Het forfait wordt in de Billing-details proportioneel verdeeld, en overgenomen bij de rode bedragen — zo zie je steeds het verschil tussen de originele bedragen (op basis van de ingevoerde prestaties) en de gewijzigde bedragen (op basis van het afgesproken forfait).
Prioriteitsvolgorde #
Wanneer meerdere van deze instellingen tegelijk van toepassing zijn, past Cicero ze toe in deze volgorde, van meest naar minst specifiek:
Prestant-uurtarief (dossierspecifiek) > Vast ereloontarief > Jobtarief × Medewerker% × Dossier%
Met andere woorden: een dossierspecifieke afspraak overschrijft altijd de algemene berekening.
Waarom deze aanpak, en niet gewoon een los uurloon per dossier? #
Bij een algemene tariefverhoging pas je slechts één coëfficiënt aan — meestal die van de fee earner — en alle nieuw geboekte taken nemen automatisch het nieuwe tarief over, zonder dat je elk dossier apart moet doorzoeken en aanpassen.
Let op bij al geboekte, nog niet gefactureerde taken #
Wijzig je het tarief van taken die al geboekt maar nog niet gefactureerd zijn, dan neemt Cicero het nieuwe tarief automatisch over. Laat je ze ongemoeid, dan blijven ze aan het oude tarief staan.
De uitzonderingsmethode (niet aanbevolen als standaardwerkwijze) #
📍 Partijen > Fee earners > Edit (potloodje) > Partij details > uurloon
Het is technisch mogelijk om per partij een eigen, vast uurloon in te stellen. Dit wordt afgeraden als vaste werkwijze: hierdoor krijgt elk dossier zijn eigen, losstaande tariieflogica, en moet je bij een prijsverhoging elk dossier apart openen om het uurloon manueel aan te passen. Foutgevoelig en tijdrovend — gebruik dit enkel voor uitzonderlijke, eenmalige situaties.
Visueel overzicht #
