Overzicht sjablonen

Klik om te downloaden: Atypische verrichting met codes

Deze template dient als intern meldingsformulier voor een atypische verrichting in het kader van de antiwitwasverplichtingen (WWFT). Een atypische verrichting is een transactie die afwijkt van het normale profiel van de cliënt en die aanleiding kan geven tot verder onderzoek.

Het doel van deze template is om op een uniforme en gestructureerde manier alle relevante informatie te registreren: datum, naam van de melder, cliëntgegevens en dossiernummer worden automatisch overgenomen door Cicero. De melder voegt een duidelijke beschrijving toe van de feiten en de redenen waarom de verrichting als verdacht wordt beschouwd, bijvoorbeeld ongebruikelijke structuur, niet-klantgebonden gedrag of grote cashbetalingen. Eventuele bijlagen of documenten kunnen eveneens worden toegevoegd.

Door deze registratie wordt voldaan aan de wettelijke verplichtingen, en ontstaat er een traceerbare onderbouwing die intern kan worden gevolgd of door toezichthouders kan worden gecontroleerd. Het formulier kan worden bewaard in de witwasmap op het dossier of doorgestuurd naar de interne witwasverantwoordelijke, conform de kantoorprocedure.

Klik om te downloaden: Verhoogde waakzaamheid met codes

Deze template dient om intern vast te leggen dat voor een bepaalde cliënt verhoogde waakzaamheid geldt in het kader van de antiwitwasverplichtingen. Verhoogde waakzaamheid wordt toegepast wanneer een cliënt of transactie een hoger risico op witwassen of financiering van terrorisme inhoudt, bijvoorbeeld door geografische factoren, profiel van de cliënt of complexiteit van de structuur.

Het doel is om alle relevante informatie gestructureerd te registreren en te koppelen aan de noodzakelijke acties om het risico te beheersen. Cicero neemt automatisch datum, naam van de melder, cliëntgegevens en dossiernummer over. De melder voegt een beschrijving toe van de feiten, de reden van verhoogde waakzaamheid en de acties of controles die worden uitgevoerd. Eventuele bijlagen of documenten kunnen eveneens worden toegevoegd.

Door deze registratie is er een duidelijk intern overzicht van risicovolle cliënten en de maatregelen die zijn genomen, en is de traceerbaarheid gewaarborgd. Het formulier kan worden bewaard in de witwasmap op het dossier of doorgestuurd naar de interne witwasverantwoordelijke, conform de kantoorprocedure.

Klik om te downloaden: Weigering client met codes

Deze template dient om intern vast te leggen wanneer een cliënt wordt geweigerd in het kader van de antiwitwasverplichtingen. Een weigering kan plaatsvinden wanneer een cliënt niet voldoet aan de KYC-vereisten of een te hoog risico vormt op witwassen of financiering van terrorisme.

Het doel is om op een uniforme en gestructureerde manier te documenteren:

• waarom de cliënt geweigerd wordt,

• welke risico’s daaraan ten grondslag liggen,

• en onder welke voorwaarden een cliëntrelatie eventueel toch kan worden voortgezet.

Cicero neemt automatisch datum, naam van de melder, cliëntgegevens en dossiernummer over. De melder voegt een duidelijke beschrijving toe van de redenen van weigering, de overwegingen bij eventuele voortzetting van de relatie en de acties of controles die worden gekoppeld. Eventuele bijlagen of documenten kunnen eveneens worden toegevoegd.

Door deze registratie wordt voldaan aan de wettelijke verplichtingen en ontstaat er een traceerbare onderbouwing van de beslissing, die intern of door toezichthouders kan worden gecontroleerd. Het formulier wordt ondertekend door de melder en kan nadien worden opgeslagen in de witwasmap op het dossier of doorgestuurd naar de interne witwasverantwoordelijke, conform de kantoorprocedure.