Wanneer in Cicero een nieuw dossier wordt aangemaakt, zet Cicero samen met Microsoft automatisch een SharePoint-omgeving klaar. In deze SharePoint-omgeving wordt de Cicero Docs Library aangemaakt. De standaard mappenstructuur voor dat type dossier wordt automatisch toegevoegd.

Iedereen die in Cicero toegang heeft tot het dossier, krijgt automatisch rechten op de Cicero Docs Library. Deze toegang hangt af van de dossiergroep en de configuratie van het kantoor.

Een Teams-omgeving wordt niet altijd automatisch aangemaakt — dit is een extra stap. De persoon die het dossier aanmaakt, of een andere bevoegde gebruiker, moet in het tabblad Teams van het dossier klikken op Deelnemen aan channel.

Toegang tot het Cicero-dossier is niet hetzelfde als lid zijn van het Teams-team. Controleer dus altijd apart wie dossierrechten heeft in Cicero, en wie lid is van het Teams-kanaal.

Ga in Teams naar het juiste project/dossier en voeg andere teamleden toe via Lid toevoegen. Alternatief: teamleden kunnen ook zelf via het Cicero-dossier op Deelnemen aan channel klikken.

Cicero maakt automatisch een kanaal Algemeen / General aan. Gebruik in ieder geval meerdere kanalen als Teams zowel intern als extern wordt ingezet. Kanaal Algemeen wordt dan best gebruikt voor intern — en maak daarnaast best ook nog een apart intern kanaal aan.

Werk met gescheiden kanalen, bijvoorbeeld: Algemeen, Intern, Intern-private. Gebruik deze structuur om informatie af te schermen en communicatie overzichtelijk te houden.

Je kunt Cicero-toepassingen aan Teams koppelen zodat gebruikers vanuit Teams direct naar Cicero kunnen springen: een Matters-tab, snel tijd boeken via Joblogger, of direct naar Cicero-documenten gaan vanuit Teams.

Is het een interessant dossier om intern samen te werken in een teamruimte voor dossieropvolging? Spreek richtlijnen af binnen het kantoor.

Gebruik het Team niet alleen voor chat, maar ook voor vergaderingen, notities, taken en statusopvolging. Vermijd dat belangrijke informatie verspreid raakt over mail, persoonlijke notitieblokken of losse documenten.

Start vergaderingen rechtstreeks vanuit het Team zodat alle teamleden die toegang hebben het kunnen zien. Plan (terugkerende) vergaderingen, zoals een wekelijkse statuscall.

Neem de vergadering op wanneer dat nuttig is voor latere raadpleging. Gebruik opname en transcriptie zodat afwezigen de inhoud later kunnen herbekijken.

Activeer de relevante Cicero-apps bij het aanmaken van het Team: Cicero Joblogger voor snel tijd boeken, Cicero Matter voor dossierinformatie, en Cicero Docs voor de documentbibliotheek.

Gebruik OneNote voor gezamenlijke notities van meetings, gesprekken, analyses en opvolgingspunten. Werk met secties om structuur aan te brengen. Overweeg een standaardtemplate zodat elk nieuw dossier dezelfde herkenbare structuur krijgt.

Voeg Planner toe wanneer het dossier een duidelijk proces of meerdere fases heeft. Gebruik het voor concrete actiepunten, subtaken, deadlines en taaktoewijzing. Maak per dossiertype een templateplan zodat je bij een nieuw dossier snel dezelfde structuur kunt kopiëren.

To Do verzamelt automatisch taken uit Planner, persoonlijke taken, geflagde e-mails in Outlook en taken vanuit chatberichten. Werk dagelijks met Mijn dag voor urgente taken en Mijn taken voor het volledige overzicht.

Gebruik Loop voor inhoud die nog in beweging is: stand van zaken, Q&A-lijsten, live planning, onboarding-overzichten en checklists. Wijzigingen synchroniseren automatisch op alle plaatsen waar de Loop-component is ingebed — ook als je het deelt via e-mail of chat met externen.

Spreek binnen het team af: OneNote voor vaste gedeelde notities, Planner voor gestructureerde processen en taken, To Do voor persoonlijke opvolging, Loop voor dynamische en veranderlijke informatie.

Mailbijlagen die te groot zijn, WeTransfer-links die verlopen, aparte portalen waar cliënten een account voor nodig hebben, een accountant met zijn eigen Dropbox — en ondertussen hadden jullie én de cliënt al Teams, en stuurde iedereen toch mails.

Kanaal Algemeen kan worden opengesteld voor externe deelnemers. De Cicero Docs Library is een aparte, afgeschermde bibliotheek op SharePoint — die is niet hetzelfde als de Documents Library van Teams. Externen krijgen toegang tot de Documents Library, nooit tot jullie Cicero-documenten.

Als jullie Teams ook intern gebruiken, zorg dan dat er een apart privékanaal is voor intern overleg. Dit kan rechtstreeks in Teams worden aangemaakt. Let op: bestanden die in een privékanaal terechtkomen, krijgen een eigen aparte bibliotheek op SharePoint — los van zowel Cicero Docs als de Documents Library van Algemeen.

• Vaste relaties met regelmatige samenwerking
• Multidisciplinaire dossiers waarbij collega's van andere disciplines worden betrokken
• Langlopende dossiers waar cliëntinput essentieel is
• Cliënten die zelf in Microsoft 365 of Teams werken en graag bestanden willen "slepen" om zo de structuur in documenten te houden

• Best practice is om eerst een privékanaal intern aan te maken vóór je externen uitnodigt in Algemeen
• Bestanden die een cliënt uploadt, landen in de Documents Library — review die en verplaats ze manueel naar Cicero Docs indien nodig
• Cliënten kunnen niets verwijderen — er is automatisch een 90-dagen prullenbak én versiehistorie
• Bij afsluiting van het dossier: verwijder de externe deelnemers en archiveer het Team