De software vormt zonder meer de hoeksteen van mijn organisatie

Meester Van Cutsem is sinds 1996 een doorgedreven gebruiker van CICERO LawPack. Voor zijn invorderingsdossiers maakt hij stelselmatig gebruik van de CICERO LawPack Incassomodule. Vooral de doorgedreven automatisering spreekt hem ten zeerste aan: “Het invoeren van een invorderingszaak in CICERO LawPack is – mits enige training – eigenlijk niet zo moeilijk. Van zodra alle gegevens correct zijn ingevoerd door het secretariaat en er een goed model voorhanden is, heb je zo een ingebrekestelling opgesteld.”

Maar ook het manueel invoeren van deze gegevens vraagt natuurlijk tijd; één of twee invorderingszaken ingeven is uiteraard geen ramp, maar wat als je er een paar tientallen binnenkrijgt? CICERO LawPack ontwikkelde hiervoor de automatische importmodule. Vanuit de boekhoudsoftware van de cliënt, wordt er een bestand aangemaakt dat alle gegevens al bevat voor de nieuwe incassozaak. Doordat deze gegevens integraal geïmporteerd worden in CICERO LawPack, wordt het tijdsverlies voor het ingeven van bijvoorbeeld 50 invorderingszaken herleid tot nauwelijks enige minuten.

Daarnaast biedt CICERO LawPack de gelegenheid om vaste opvolging scenario’s in te voeren, waarin je een aantal acties voor gedefinieerd hebt (bijvoorbeeld: aanmaning, rappel, dagvaarding,..).

Doordat deze acties volkomen automatisch verlopen, hoef je niet langer bevreesd te zijn dat je ze vergeet. Ook de rapportering naar de cliënt, zit vervat in een dergelijk scenario.”

Voor Wouter Van Cutsem (www.vancutsem-law.be) was de ingebruikname in 1996 van het automatiseringspakket Cicero LawPack een belangrijke stap voorwaarts. “De software vormt zonder meer de hoeksteen van mijn organisatie. Het is de ruggengraat van het reilen en zeilen binnen dit kantoor.”

Advocaat Van Cutsem is vooral erg te spreken over de talrijke voordelen die Cicero LawPack hem biedt. “Alle modules zijn onderling verbonden, wat het mogelijk maakt om snel en efficiënt te werken. Het volstaat bijvoorbeeld om persoonsgebonden informatie slechts één maal in te putten in de databank, waarna alle andere modules hiervan naadloos gebruik kunnen maken. Cicero LawPack kan bovendien een groot aantal rechtszaken aan, wat in mijn geval een absolute noodzaak is.”

Over de samenwerking met Informa Europe BVBA die het softwarepakket in het advocatenkantoor implementeerde, laat Van Cutsem zich tevens zeer positief uit. “We werken nauw samen. Ik heb stellig de indruk dat Informa Europe een heel eind met ons meedenkt. Als wij gaandeweg opmerkingen hebben over functionele aspecten van het pakket, trachten zij als leverancier daar op in te spelen en in bepaalde aanpassingen daarmee rekening te houden”, aldus Meester Van Cutsem.

Hij beschouwt zichzelf als een “zeer gevorderd” gebruiker van Cicero LawPack. Alle mogelijkheden van het pakket worden door zijn kantoor ten volle benut. “Informa Europe is voor mij méér dan een gewone leverancier. Ik durf hier spreken van een strategische partner.”

Wouter Van Cutsem begon zijn loopbaan als advocaat in 1992. Gedurende 10 jaar runde hij zijn eigen advocatenkantoor (zes advocaten en twee bedienden). In 2002 werd hij overgenomen door het Amerikaanse McGuireWoods LLP, waar hij gedurende twee jaar partner was. Sinds december 2004 vaart hij opnieuw een onafhankelijke koers.

Wouter Van Cutsem zelf heeft ruime ervaring inzake procesvoering, op basis waarvan hij veel bedrijven adviseert over de juridische aspecten van hun bedrijfsstrategie. Daarnaast werkt zijn kantoor tevens voor tal van particulieren.