Hoe tevreden zijn uw cliënten met uw diensten? Bent u daarvan op de hoogte? Een belangrijke metriek om de cliënttevredenheid te meten is de NPS, i.e. de netto promotorscore. “Wat is dat?”, vraagt u zich waarschijnlijk af. Wel, u bent de mini-enquêtes zeker al eens eerder tegengekomen: diegene waar ze u vragen om een score van 0 tot 10 te geven om aan te duiden hoe groot de kans is dat u de diensten of het product dat u gebruikt, aan anderen aanbeveelt. Scores van 0 tot 6 zijn slechte scores, scores van 7 en 8 zijn middelmatig, en scores van 9 en 10 zijn de resultaten waar u naar streeft.

De meeste advocatenkantoren bereiken deze hoge scores niet als het gaat over hoe tevreden hun cliënten zijn. In een eerder artikel hebben we er al op gewezen dat er een kloof bestaat tussen wat advocaten denken dat hun cliënten willen en wat die cliënten eigenlijk willen. Deze kloof is het grootst voor drie zaken: wanneer de cliënten hun advocaat persoonlijk willen ontmoeten, wanneer ze hun advocaat aan de telefoon willen spreken, en wanneer het gaat om een evenwicht te vinden tussen dienstverlening en kosten.

De kans is groot dat het Coronavirus u dwingt om de manier waarop uw advocatenkantoor werkt te reorganiseren. Waarom neemt u dit niet als een kans om uw advocatenkantoor ook meer cliëntgericht te maken? Het zal u niet alleen een concurrentievoordeel opleveren, maar de juridische consumenten vragen er ook steeds meer om. En als ze tevreden zijn met hun ervaring, zullen ze sneller geneigd zijn uw diensten aan te bevelen. Doorverwijzingen zijn immers nog steeds de manier waarop de meeste juridische consumenten hun advocaten vinden. U kunt er alleen maar baat bij hebben om uw advocatenkantoor cliëntgerichter te maken.

Hoe gaat u aan de slag om uw advocatenkantoor meer cliëntgericht te maken? De (Engelstalige) Lawyerist website heeft onlangs een ‘Complete Guide to Law Firm Client Experience‘ (Complete Gids voor Cliëntervaring voor Advocatenkantoren) gepubliceerd, en dat is een uitstekende plek om te beginnen. Het legt uit hoe het bouwen van een cliëntgericht advocatenkantoor aandacht vraagt voor de reis van uw cliënt, maar ook voor de ervaring van uw cliënt. Lawyerist splitst het proces op in 8 onderdelen. Hier volgt een samenvatting.

  1. Het verschil tussen de ervaring van de cliënt (client experience) en de dienstverlening aan de cliënt (client service): De ervaring van uw cliënt is de som van al zijn of haar interacties met uw advocatenkantoor, van uw website tot het laatste consult. Het beïnvloedt en wordt ervaren door al uw cliënten en bepaalt hoe zij zich voelen tegenover u en uw kantoor. Cliëntenervaring moet proactief en intuïtief zijn. Client Service daarentegen is de subjectieve ervaring voor elke cliënt wanneer zij met iemand van uw kantoor in contact moeten komen, op eender welk moment wanneer zij op een bepaald probleem stuiten dat moet worden opgelost. Client Service is probleemgericht en is van nature reactionair.
  2. Begrijp uw cliënten: om uw cliënten, hun behoeften, wensen en verwachtingen beter te begrijpen, is het nuttig om cliëntenprofielen te creëren. Dit zijn beschrijvingen van uw ideale cliënt. Deze profielen kunnen zo specifiek zijn als u wilt, maar moeten in ieder geval bepalen wat de wensen, behoeften en verwachtingen van uw ideale cliënt zijn. Dit kan u ook helpen om te begrijpen hoe ze zich voelen als ze naar u toe komen voor hulp. Het zal u in staat stellen om u beter in te leven in uw cliënt, en om u een meer gepersonaliseerde en attente cliëntervaring voor hen te creëren, iets wat alle consumenten altijd waarderen.
  3. Creëer een duidelijke Client Experience Journey voor uw cliënten: Wat is een Client Experience Journey? (In het Nederlands worden ook de termen cliëntreis of cliënt-ervaringsreis gebruikt). Het is het hele proces dat uw cliënt als juridische consument met een juridisch probleem doorloopt, wanneer hij of zij dat probleem probeert op te lossen via de diensten die uw advocatenkantoor aanbiedt. Hoe wilt u dat ze zich voelen als ze met uw kantoor omgaan? Hoe kunt u de relatie onder controle houden en de verwachtingen van uw cliënten beheren? Breng het traject van uw cliënt in kaart, d.w.z. identificeer de verschillende stadia die uw cliënt zal doorlopen: elke fase moet 1) een belangrijke mijlpaal vormen in het algemene doel voor uw cliënt gedurende de tijd die hij/zij met uw kantoor doorbrengt, en 2) duidelijke doelstellingen hebben die men wil bereiken. Bij elke stap moet u communiceren over wat u doet met uw cliënten om ze op de hoogte te houden. Het is een goede aanpak om de reis van uw cliënten te visualiseren. Het artikel van Yolanda Cartusciello over het in kaart brengen van de cliëntenreis (client journey mapping, zie de lijst hieronder) biedt veel nuttige inzichten. Cartusciello verwijst ook naar onderzoek dat aantoont dat bedrijven die zich hebben getransformeerd om zich te in de hele organisatie focussen op het cliënttraject, een verbetering ervaarden van 20% van de cliënttevredenheid, een daling van 15-20% van de kosten van de dienstverlening aan hun cliënten, een toename van 20-30% van de betrokkenheid van de werknemers en, misschien wel het meest overtuigend, een toename van 10-15% van de omzetgroei hebben genoten.
  4. De ervaring van uw cliënt met uw advocatenkantoor begint online. In vorige artikelen hebben we erop gewezen dat de meeste juridische consumenten eerst de advocaten die ze overwegen in te huren online bekijken, voordat ze contact met hen opnemen. Dit betekent dat hun eerste indruk van u is wat ze vinden wanneer ze een online zoekopdracht uitvoeren op uw naam. De resultaten kunnen uw website, uw reviews en uw sociale mediaprofielen bevatten. U moet aan elk ervan voldoende aandacht besteden. We hebben al eerder een artikel over online reputatiebeheer gepubliceerd waarin dit aan de orde kwam.
  5. Creëer een connectie met uw cliënten. Een advocaat-cliënt relatie is gebouwd op vertrouwen. Het opbouwen van dat vertrouwen begint al wanneer uw cliënt u online vindt. Laat uw persoonlijkheid schitteren op uw website en sociale mediaprofielen! Maak er dan, zodra er contact met u wordt opgenomen, een topprioriteit van om uw cliënt persoonlijke aandacht te geven. Wanneer u uw cliënt ontmoet, “stel hen vragen, heb geduld en luister naar wat ze te zeggen hebben. Behandel ze met respect en wees niet bang om emotioneel met ze in gesprek te gaan of om over uzelf te praten in verband met hun situatie. Als u echt om uw cliënten geeft, wilt u natuurlijk uw best doen om hen te helpen. Mensen zullen deze oprechtheid voelen en overeenkomstig reageren.” Als we het hebben over cliëntervaring en cliëntreis, hebben we er al op gewezen hoe belangrijk het is om uw cliënten op de hoogte te houden en regelmatig met ze te communiceren. Ook dit helpt bij het opbouwen van vertrouwen en van een band met uw cliënten. Als uw cliënten het gevoel hebben dat ze niet weten hoe het met hun zaak gesteld is, zullen ze gefrustreerd en ontevreden zijn. Vergeet ook niet om altijd veilig te communiceren met uw cliënten, bijvoorbeeld via uw cliëntenportaal.
  6. Zorg ervoor dat Iedereen van uw team aan boord is. Alle interacties van uw cliënten met uw advocatenkantoor dragen bij aan de manier waarop zij hun relatie met uw kantoor ervaren. Het moet dan ook duidelijk zijn dat al deze planning voor uw cliëntervaring alleen werkt als iedereen van uw kantoor aan boord is, en dat iedereen dat gemeenschappelijke doel deelt om zich te concentreren op de ervaring van de cliënt. Eén slechte ervaring met iemand van uw bedrijf zal leiden tot ontevredenheid bij de cliënt. Iedereen moet weten hoe het cliënt-ervaringstraject verloopt, wat er van hem of haar wordt verwacht en wat zijn of haar verantwoordelijkheden zijn. Hiertoe kunt u workflows ontwikkelen, beleidslijnen uiteenzetten en procedures documenteren. Het helpt als iedereen die betrokken is bij een zaak toegang heeft tot eerdere communicatie, wat doorgaans standaard voorzien is in de meeste software voor het beheer van advocatenkantoren.
  7. Leg de feedback in real time vast. Het is allemaal goed en wel om de ervaring van de cliënt centraal te stellen, maar de ultieme test blijft hoe de cliënt zijn of haar reis met uw bedrijf daadwerkelijk ervaart. U moet erachter komen wat goed werkt en waar er ruimte is voor verbetering. Daarvoor heeft u de feedback van uw cliënt nodig. Zolang de zaak in behandeling is, kunt u directe feedback vragen en bij het afsluiten van het dossier kunt u vragen om een review en/of getuigenis.
  8. Meet uw ROI. Tot slot kunt u met de feedback van uw cliënten uw rendement op de investering meten. Daarvoor dient u een aantal parameters vast te leggen. U kunt beginnen met uw cliënt te vragen om relevante feedback voor elke fase van het cliënttraject, en evalueren of, en zo ja wat, verbeterd moet worden. “Om de ROI van uw cliëntervaring te meten, moet u beslissen wat u gaat meten aan de zakelijke kant van de dingen, wat u gaat meten aan de kant van de cliëntervaring, en hoe u deze twee zaken met elkaar in verband brengt.”

De artikelen die in de bronnenlijst vermeld worden, geven ook de volgende tips die de ervaring van uw cliënten zullen verbeteren:

  • Geef potentiële cliënten sneller een antwoord. Onderzoek heeft aangetoond dat advocatenkantoren gemakkelijk tot drie dagen nemen om een potentiële cliënt een antwoord te geven, als ze überhaupt reageren, daar waar die cliënt een onmiddellijke reactie verwacht.
  • We hebben het al gehad over reputatiebeheer, maar let ook op uw regionale reputatiebeheer, want uw verwijzingen komen hoogstwaarschijnlijk van andere cliënten uit de regio. Engageer u in uw lokale gemeenschap om relaties op te bouwen met potentiële cliënten.
  • Toon uw waarde aan. Besteed extra aandacht om uit te leggen hoe uw diensten uw cliënt geld en/of tijd zullen besparen.
  • Toon een toewijding om te helpen. Vraag uw cliënt wat zijn grootste bekommernis is en toon uw inzet om te helpen.
  • Neem zelf spontaan contact op: het toont betrokkenheid, en dat wordt gewaardeerd.
  • Bied een breed scala aan diensten aan: cliënten zijn op zoek naar advocaten die aan hun behoeften kunnen tegemoetkomen, en niet noodzakelijkerwijs alleen naar uw expertise. Wees bereid om iedereen te helpen die u ontvangt, zelfs als dat betekent dat ze naar een andere advocaat moeten worden doorverwezen.
  • Bereid u voor op de toekomstige behoeften van uw cliënten.

Kortom, om meer cliëntgericht te worden, moet uw advocatenkantoor zich richten op het verwelkomen van uw cliënten en hen een positieve cliëntervaring bezorgen. Dit helpt niet alleen het leven van uw cliënten aangenamer te maken, maar leidt doorgaans ook tot een toename van uw omzet.

Bronnen:

 

In een eerder artikel over slimme contracten hebben we in detail uitgelegd wat slimme contracten zijn en hebben we enkele voorbeelden gegeven. In het artikel van vandaag zullen we het hebben over enkele van de uitdagingen m.b.t. slimme contracten, en op recente evoluties die deze uitdagingen hebben aangepakt.

Laten we eerst even kort herhalen wat slimme contracten zijn. Michael Matthews definieert een slim contract als “een softwareprogramma dat de uitvoering van contractvoorwaarden automatiseert. Het is alleen van toepassing op de uitvoering van uitvoerbare voorwaarden van een contract. Slimme contracten vervangen geen contracten in natuurlijke taal, maar functioneren als een programma dat zich verbindt met een contract in natuurlijke taal door middel van een addendum dat een onbreekbare band legt tussen het programma en een contract in natuurlijke taal”. Daar komt nog bij dat slimme contracten weliswaar geautomatiseerde contracten zijn, maar wat ze onderscheidt van andere geautomatiseerde contracten is het gebruik van Blockchain-technologie, die het contract en de transacties in het gedistribueerde grootboek registreert.

Traditionele contracten hebben bepaalde nadelen die ertoe kunnen leiden dat ze voor de rechter worden aangevochten. Ze staan open voor interpretatie. Ze zijn niet machine-leesbaar en hebben bijvoorbeeld geen metagegevens die ondubbelzinnige, duidelijke gegevens kunnen opleveren. Ze zijn ook niet zelf-uitvoerbaar, wat de zaken vaak efficiënter zou maken. De oplossing lijkt dus eenvoudig: maak machine-leesbare contracten die zelf-uitvoerbaar zijn. Het hele proces kan worden geautomatiseerd, de transacties zijn betrouwbaar en worden nauwgezet geregistreerd. Het resultaat is een hogere efficiëntie en minder geschillen.

Slimme contracten brengen echter hun eigen uitdagingen met zich mee. Een eerste uitdaging is dat er niet met onnauwkeurige gegevens kan worden gewerkt. Meestal bevatten slimme contracten voorwaarden waaraan moet worden voldaan vooraleer bepaalde acties automatisch worden uitgevoerd. Die voorwaarden moeten voldoende specifiek en controleerbaar zijn om het programma toe te laten om te beoordelen of er aan de voorwaarden wordt voldaan.

Een verwante uitdaging ligt in tegenstrijdige taal. Net zoals de gegevens specifiek genoeg moeten zijn, zo moet ook de taal die de voorwaarden en handelingen specificeert duidelijken ondubbelzinnig zijn. “Wanneer de voorraden laag zijn”, is niet duidelijk genoeg. En het kan ook niet tegelijk worden gedefinieerd als “minder dan 20%” en als “minder dan 15%” in het contract.

Een derde uitdaging heeft te maken met het creëren van logische parameters. Bij gebruik van een Blockchain grootboek worden de transacties meestal in real-time geregistreerd. Het probleem is dat de verwerking van de gegevens door de betrokken partijen niet altijd in real time gebeurt. De gegevens kunnen bijvoorbeeld één keer per dag, of één keer per uur worden verwerkt… Hier moet rekening mee worden gehouden. Er moeten parameters worden bepaald over hoe en wanneer de gegevens moeten worden verwerkt ten einde incongruente datasets te voorkomen. Die zouden er immers toe leiden dat geen consensus kunnen bereikt worden voor een contractuele voorwaarde.

Een vierde uitdaging bestaat uit het anticiperen van gegevensfouten en -leemten. Programma’s bevatten bugs, en ze kunnen ook niet alle omstandigheden anticiperen die zich kunnen voordoen. (Een lockdown vanwege het Coronavirus kan bijvoorbeeld verhinderen dat bepaalde taken worden uitgevoerd, zelfs als aan alle vooraf-gedefinieerde noodzakelijke voorwaarden is voldaan).

Een vijfde uitdaging had te maken met schaalbaarheid. De verwerking van Blockchaintransacties vereist een aanzienlijke rekenkracht en voldoende netwerksnelheid. Complexere transacties vereisen meer rekenkracht en een veel hogere netwerksnelheid, en die zijn niet voor iedereen weggelegd.

Een inherent risico bij alle op Blockchain gebaseerde technologieën is het centralisatierisico. De kracht van de Blockchain-technologie ligt in de decentraliseerde grootboeken. Tsui S. Ng wijst er in een artikel voor de Amerikaanse Orde van Advocaten terecht op dat er een risico bestaat “wanneer de macht in een klein aantal handen wordt geconcentreerd. Een dergelijke concentratie betekent dat een groep slechte actoren kan samenspannen om kwaadaardige transacties goed te keuren.”

Een laatste uitdaging heeft te maken met de gebruiksvriendelijkheid. Net zoals traditionele contracten in natuurlijke taal worden geschreven die door machines moeilijk te interpreteren is, zijn slimme contracten vooral in code geschreven en daarom niet gemakkelijk leesbaar voor de gemiddelde advocaat. Er zijn tools nodig om de bruikbaarheidskloof te overbruggen.

Sinds we ons vorige artikel publiceerden, bijna twee jaar geleden, is er veel vooruitgang geboekt bij het aanpakken van deze uitdagingen. Als gevolg daarvan neemt het gebruik van slimme contracten voortdurend en snel toe. Eduard Kotysh wijst er in zijn artikel op dat de technologie volwassen wordt, dat er nieuwe en verbeterde tools beschikbaar worden en dat door de systematische aanpak van de problemen het vertrouwen toeneemt. Hij concludeert dat “het ecosysteem met de media en de gebeurtenissen wereldwijd genoeg dynamiek heeft vergaard om een kritische massa te bereiken om viraal te gaan”. Een andere belangrijke evolutie is dat de technologie toegankelijker is geworden.

Deze evoluties zijn grotendeels te danken aan de oprichting van verschillende consortia die samenwerken aan het opzetten van internationale platforms, protocollen en kaders voor slimme contracten en door Blockchain gesteunde transacties. Een dergelijk platform is bijvoorbeeld OpenLaw (www.openlaw.io) dat is gestart als een gezamenlijk Amerikaans en Zwitsers open source project dat advocaten in staat stelt om juridisch bindende en zelfuitvoerende contracten te maken over de Ethereum-Blockchain.

Ethereum is een van de toonaangevende platforms voor slimme contracten en is speciaal voor dat doel ontworpen. Tsui S. Ng: ” Hoewel traditionele cryptocurrency’s, zoals Bitcoin, waarde kunnen opslaan en overdragen, is Ethereum ook in staat om gegevens te bevatten in de vorm van argumenten, wat betekent dat het platform kan worden geprogrammeerd om een specifieke actie te ondernemen zodra aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Zo kunnen contracten geprogrammeerd worden om zichzelf uit te voeren, omdat het platform geld kan sturen zodra aan de gespecificeerde voorwaarden is voldaan. Theoretisch gezien zal het platform, met voldoende tijd, uiteindelijk in staat zijn om elk berekenbaar probleem op te lossen. In de praktijk is hoe goed het platform draait echter afhankelijk van de netwerksnelheid en het geheugen.”

Slimme contracten zijn zo populair geworden dat ze zelfs hun eigen programmeertalen hebben, waarvan Solidity het meest populair is. Een ander teken van hoezeer de technologie is gerijpt, is dat er platforms worden gecreëerd, zoals Solidified, die zich richten op het auditen van slimme contracten.

Kortom, slimme contracten veranderen de manier waarop contracten worden opgesteld. Michael Matthews wijst erop dat dit ertoe leidt dat we nieuwe manieren van werken vinden: in plaats van ons te richten op risico en aansprakelijkheid, zoals bij traditionele contracten het geval is, richten we ons met slimme contracten op de uitkomst die partijen wensen. Hij voorspelt dat slimme contracten in de toekomst een nieuwe methodiek zullen afdwingen, nl. die van het resultaatgericht denken.

Bronnen:

 

Wist u dat u met Microsoft Teams de mogelijkheid heeft om vanuit CICERO per dossier een connectie te maken via meetings en chats met zowel medewerkers als klanten?

In onze nieuwe video tutorial ziet u wat de voordelen zijn van werken met Microsoft Teams en hoe dit werkt in CICERO.

De nieuwe MATTERS – TEAMS Tutorial toont voorbeelden voor het inplannen en voeren van online video afspraken. Een mooie tool, die allicht nog langer voordeel gaat bieden…

Klik hier om de video tutorial te bekijken.

De Coronavirus-pandemie heeft de manier waarop we werken drastisch veranderd. Telewerken is de nieuwe norm geworden. Een belangrijk onderdeel van telewerken is de mogelijkheid om virtueel te vergaderen en dat is waar videoconferenties van pas komen. De plotse explosie van videoconferencing geldt ook voor advocaten en juristen. Advocaten ontmoeten elkaar in video-chats met hun cliënten en met hun collega’s. In verschillende landen bieden notarissen nu hun diensten online aan en hoeven partijen niet meer fysiek aanwezig te zijn zolang ze aan een videoconferentie kunnen deelnemen. En ook rechtbanken zijn begonnen met het behandelen van zaken waarbij partijen en hun advocaten niet fysisch maar wel in videoconferenties aanwezig zijn.

Virtuele vergaderingen bieden meerdere voordelen. Belangrijk op dit moment is dat men, door niet persoonlijk te hoeven vergaderen, het risico vermijdt dat iemand die de vergadering bijwoont, besmet raakt. Maar ook belangrijk is dat virtuele vergaderingen veel tijd en kosten besparen, omdat er geen verplaatsingen voor nodig zijn, enz.

Wat heeft u nodig om te beginnen met een videoconferentie? Ten eerste heeft u een apparaat nodig met een camera en een microfoon. De meeste smartphones, tablets en laptops hebben ingebouwde microfoons en camera’s die het werk perfect doen. Als u echter een desktopcomputer gebruikt, is de kans groot dat u een aparte microfoon en camera moet aanschaffen om op uw computer aan te sluiten. Ten tweede moet u gebruik maken van videoconferentiesoftware. Laten we enkele pakketten nader bekijken.

Er zijn meerdere pakketten op de markt. Bij het maken van een keuze moet u rekening houden met uw specifieke behoeften en wensen. Moet u de mogelijkheid hebben om documenten te delen of er tijdens de vergadering samen aan te werken? Wilt u uw bureaublad kunnen delen met andere mensen in de vergadering, zodat u hun bepaalde zaken kunt laten zien en bijvoorbeeld een presentatie doen? Hoe veilig is de software? Is de software gemakkelijk te gebruiken en toegankelijk? Moeten uw klanten een afzonderlijke app installeren? Welke toestellen en platforms worden ondersteund? Welke ondersteuningsopties zijn er beschikbaar? Enz.

Wat de kosten betreft, zijn er drie soorten videoconferentiepakketten: ten eerste zijn er pakketten die gratis zijn. Vervolgens zijn er pakketten die gebruik maken van een Freemium model, waarbij het basisaanbod gratis is en u betaalt voor extra functionaliteit. En tot slot zijn er pakketten waarvoor u altijd moet betalen omdat ze geen gratis optie bieden.

In de afgelopen weken hebben zowel Tech Radar Magazine als PC Magazine artikelen gewijd aan de beste videoconferentiepakketten op de markt. (Links hieronder). We geven een overzicht van de zeven populairste opties en gaan wat dieper in op Microsoft Teams.

GoToMeeting (www.gotomeeting.com). GoToMeeting is een mobiel-vriendelijke app die verkrijgbaar is in 3 versies, een gratis en twee betalende. Vergaderingen worden gehouden in een virtuele vergaderruimte, die ook toegankelijk is voor een browser via een aangepaste URL. Het is eenvoudig te gebruiken en biedt handige apps voor een hogere productiviteit. Het wordt aanbevolen door PC Magazine voor kleine bedrijven en consumenten.

Skype (www.skype.com). De meeste mensen zijn vertrouwd met Skype, dat in 2011 door Microsoft werd overgenomen. Het is verkrijgbaar in 3 versies, een gratis versie, een Skype voor Business Basic versie en een volwaardige Skype voor Business versie. Een kopie van de gratis versie is meestal reeds geïnstalleerd op Windows 10-computers. Als u een versie van Office 365 of Microsoft 365 hebt, hebt u ook toegang tot een van de betaalde versies van Skype. Skype blinkt uit in zijn cross-platformondersteuning en biedt functies als live ondertiteling en het delen van schermen. Skype-vergaderingen zijn ook toegankelijk in een browser. Het heeft een limiet van maximaal 50 personen die een vergadering kunnen bijwonen.

Google Hangouts (hangouts.google.com). Google Hangouts zijn er in 2 versies, een gratis versie, en een Google Hangouts Meet-versie, die deel uitmaakt van de G-Suite set van applicaties, en volledig met de andere apps integreert. Het is toegankelijk en eenvoudig, en de betalende versie is speciaal ontworpen om aan de zakelijke behoeften te voldoen. Het kan grote aantallen deelnemers aan. Google Hangouts is toegankelijk in een browser of via speciale apps.

Cisco Webex (www.webex.com). Cisco Webex wordt geleverd in 2 versies, een gratis versie en een betaalde versie, waar u mogelijk toegang toe heeft als u een bestaande Cisco-klant bent. Het is beperkt in functies, maar kan tot 100 deelnemers aan, met de beperking dat slechts 25 van hen tegelijkertijd in de videostream kunnen worden opgenomen. PC Magazine raadt het aan voor grote organisaties en bestaande Cisco-klanten.

Zoom Meeting (www.zoom.com). Zoom is waarschijnlijk het meest populaire videoconferentieplatform op dit moment. Het wordt geleverd in een gratis en een betaalde versie. Het is gemakkelijk te gebruiken, biedt vele mogelijkheden en uitstekende prestaties. Het is beperkt tot 100 deelnemers. Zoom is echter in het nieuws geweest voor problemen m.b.t. de veiligheid en privacy. Als u van plan bent om het te gebruiken, zijn enkele aanpassingen in de instellingen nodig om het veiliger te maken. PC Magazine noemt het de beste oplossing voor kleine bedrijven en consumenten.

Bluejeans (www.bluejeans.com). Bluejeans is er in drie verschillende betalende versies. Het biedt een uitstekende service, inclusief whiteboards en het delen van het scherm. Uniek is de Dolby-aangedreven directionele audio-ervaring, waarbij u elke deelnemer op een aparte locatie hoort. Het kan worden gebruikt in een browser, of via speciale apps voor mobiel of desktop. PC Magazine noemt het de beste optie voor samenwerking en gedeelde vergaderingen.

Microsoft Teams (teams.microsoft.com). Microsoft Teams maakt deel uit van de Microsoft 365 voor Business abonnementen. (Tot voor kort werd de naam Office 365 voor Business gebruikt). Het is zeer aanpasbaar en biedt tal van functies die nauw integreren met andere Microsoft 365-applicaties. Het wordt niet alleen geleverd als een volwaardige desktop app, maar er zijn ook mobiele versies, en kan zelfs worden gebruikt in een op Chromium gebaseerde browser, zoals Google Chrome of Microsoft Edge. Bepaalde functies, zoals het delen van een bureaublad, zijn echter alleen beschikbaar in de desktop app. Het wordt aanbevolen door PC Magazine voor grote bedrijven die binnen de Microsoft-omgeving opereren.

Bemerk dat u als advocatenkantoor waarschijnlijk reeds gebruik maakt van Microsoft 365 voor Business of Microsoft 365 Premium voor Business, wat betekent dat Microsoft Teams in het pakket is inbegrepen. Het is geen specifieke tool voor videoconferenties, maar eerder een samenwerkingstool dat chat- en videoconferencing functionaliteit biedt.

Elk van de Microsoft/Office 365 apps kan worden gelanceerd vanuit de desktop app van Teams, of rechtstreeks vanuit je Cicerosoftware dossier. Het voorziet de mogelijkheid om per dossier een Team te beheren waarbij zowel interne medewerkers als Guest (klanten of externe medewerkers) kunnen samenwerken.

Alle berichten – zowel chat als meetings – kunnen rechtstreeks geboekt worden via Cicero Bookme als prestatie of agendataak.

Tot slot nog enkele extra tips die uw videoconferentie-ervaring zullen verbeteren:

  • Hoe contra-intuïtief het ook lijkt, de audio-ervaring is belangrijker dan de visuele ervaring tijdens een videoconferentie. Mensen vinden het niet erg als de video van iets mindere kwaliteit is, maar raken geïrriteerd als de geluidskwaliteit slecht is. Zorg voor een goede microfoon en luidsprekers.
  • Zorg ervoor dat uw camera op ooghoogte staat en zorg ervoor dat u in de camera kijkt wanneer u spreekt.
  • Let op de verlichting: zorg ervoor dat er voldoende licht is, dat de lichtbron naar u toe gericht is en van de camera weg wijst. (Ga bijv. niet voor een helder raam zitten, waar mensen alleen uw silhouet zien tegen een felverlichte achtergrond).
  • Wanneer u een vergadering met meerdere deelnemers bijwoont, vergeet dan niet dat, zelfs wanneer u niet spreekt, iedereen u en uw omgeving kan zien.
  • Als het niet nodig is dat u op een bepaald moment zichtbaar bent, kunt u overwegen uw camera voor die tijd uit te schakelen.

En nu kunt u met uw videoconferenties aan de slag!

Bronnen:

 

Graag delen wij het bericht van een van onze gebruikers:

Kon u vorige week nog nieuwe cliënten ontvangen op uw kantoor? Wij wel!

De virtuele deuren van ons kantoor staan open! Cliënten kunnen vanop onze website, www.theoma.be, met ons afspreken voor een videoconsultatie. Men vult zijn gegevens in, kiest in welke materie men een probleem heeft, omschrijft dit probleem en voegt de desnoods documenten toe die men ons wil voorleggen. Men kiest wanneer en met wie van ons men een afspraak wil, om vervolgens te betalen. Op datum en uur van de gemaakte afspraak keert men terug naar onze site, om met één klik de videoconsultatie te starten. Noch wijzelf, noch de cliënten moeten hiervoor bijkomende software installeren.

De OVB vraagt ons solidair te zijn met onze confraters in deze tijden van covid-19. Wij zijn solidair.

Wij hebben deze technologie zelf ontwikkeld en delen deze graag met onze confraters. Ook u hebt de mogelijkheid deze applicatie te integreren in uw website. U geeft de applicatie de look and feel van uw website en biedt videoconsultaties aan aan het door u gekozen tarief. Alle contacten met uw cliënten verlopen via uw eigen website. Ons kantoor wordt in de applicatie niet vermeld.

Hoe?

U dient te registreren op raadpleeg-een-advocaat.be en ontvangt vervolgens twee links die u kunt incorporeren op de site van uw kantoor. Via de ene link kunnen uw cliënten een afspraak met iemand van uw kantoor maken. Via de andere link melden uw cliënten zich aan voor een videoconsultatie. Techneut moet men niet zijn.

Bekijk dit filmpje om te zien hoe u uw cliënten binnenkort via uw website kunt ontmoeten.

U hebt geen website?

Ook u kunt gebruik maken van de applicatie. Alleen zullen uw cliënten u moeten opzoeken via www.raadpleeg-een-advocaat.be, waar een zoekmodule is opgenomen met alle advocaten die gebruik maken van de applicatie.

Wat kost dit u?

Niets. Wij rekenen u niets aan voor het registreren en voor het gebruik van de link op uw website. Alleen per effectieve (betaalde) videoconsultatie betaalt u ons 10€ + BTW.

Interesse

Klik hier om te registreren.

“Telewerken vaak amper mogelijk,” zo lezen we in de pers.

Niet bij Defensis advocatenkantoor!

Al hun cliënten zullen het – na de Coronacrisis – graag “op papier” zetten: ieder Defensis dossier is sinds jaren al volledig digitaal, niet als leuke gadget voor een verkooppraatje, maar het is al lang de dagdagelijkse werkwijze.

Wat betekent dit concreet:

Een dossier bestaat volledig digitaal en dat is voor Defensis het “primaire” dossier – daarin werkt men ook effectief. Coronagevolg: men hoeft niet naar kantoor – vroeger niet, nu niet.

Met erg veel cliënten (en tussen de medewerkers van Defensis onderling) houdt men al heel lang “webmeetings” waarbij ze het dossier op het scherm nemen en elkaar ook zien. Coronagevolg: ze hoeven zich niet te herorganiseren – ze werken zo reeds, tot grote tevredenheid van de cliënten en het eigen team. Als gevolg van de Coronacrisis zullen zij het gebruik van de “webmeetings” enkel nog meer intensifiëren.

En de bibliotheek dan? Ook integraal digitaal…! Naast “JURA FULL” (600.000 boeken, artikels, rechtspraak…) voor iedereen van het kantoor,  heeft Defensis LIBRARIUS ontwikkeld: een eigen en performant kennisbeheer, met gespecialiseerde juridische informatie over de sector en activiteiten van de cliënten.

Kortom, de volledige workflow is onafhankelijk van de plaats waar ze voor u werken (Voor de techneuten… Azure, Sharepoint, Teams, Cicero, AlloCloud VOIP- ze hebben het en gebruiken het).

Gedegen en snel juridisch advies is in deze uitzonderlijke omstandigheden van het allergrootste belang: Defensis Advocatenkantoor staat er voor u – tijdens én na de Coronacrisis – “as always.”

Vragen? Stuur ons gerust een bericht en wij contacteren u zo snel mogelijk.

Op grond van de toepasselijke INFORMA EUROPE licentievoorwaarden informeert INFORMA EUROPE u nader over de toevoeging van een nieuwe sub-verwerker. INFORMA EUROPE kan sub-verwerkers inschakelen om (delen van) CICERO diensten te leveren en uw bedrijfsgegevens (inclusief persoonsgegevens) te verwerken.

INFORMA EUROPE wijst Cloud86(.nl) aan als nieuwe sub-verwerker, die gebruikt zal worden voor het hosten van de CICERO SaaS oplossing.

Indien u nadere vragen heeft over dit bericht of indien u meer informatie wenst, verwijst INFORMA EUROPE u naar de licentievoorwaarden; beschikbaar via de volgende link: LICENTIEVOORWAARDEN

Als u dezer dagen software wil gebruiken om uw advocatenkantoor te beheren, is de kans groot dat u een cloudoplossing krijgt, die als een Software as a Service (SaaS) oplossing aangeboden wordt. Wat betekent dat? De Wikipedia leert ons dat Software as a Service een softwarelicentie- en leveringsmodel is waarbij software op abonnementsbasis wordt gelicentieerd en centraal wordt gehost. Het wordt ook on-demand software, web-based software of als gehoste software genoemd. SaaS-apps zijn meestal toegankelijk voor gebruikers die gebruik maken van een thin client, bijvoorbeeld via een webbrowser. SaaS is een gemeenschappelijk leveringsmodel geworden voor veel bedrijfsapplicaties, waaronder software voor het beheer van advocatenkantoren.

Laat ons CICERO LawPack als een voorbeeld nemen. Om dit programma te runnen, hebt u enkel een toestel nodig met een browser, een Office 365 Business Premium licentie en de Office-apps die op het toestel zijn geïnstalleerd. De software om uw kantoor te beheren, uw gegevens en uw documenten worden allemaal opgeslagen in de cloud, op verschillende servers. Aangezien Office 365 Business Premium wordt geleverd met SharePoint, is het zinvol om al uw documenten op de SharePoint server op te slaan, omdat het veel voordelen biedt (meer daarover hieronder).

Deze aanpak is anders dan voorheen, toen elk advocatenkantoor zijn eigen servers en werkstations moest hebben. Het belangrijkste verschil met deze cloud-oplossing is dat uw documenten niet meer op een computer in uw advocatenkantoor worden opgeslagen, maar op de SharePoint-servers. In deze configuratie betaalt u per gebruiker, en voor elke gebruiker is 1 TB aan data in het abonnement inbegrepen.

Voor degenen die overstappen op dit SaaS-model is het goed om weten dat alle diensten zoals updates en back-up van de SQL-data zijn inbegrepen in de prijs van uw abonnement op de software om uw kantoor te beheren. Doorgaans zijn er geen afzonderlijke opstartkosten, en het aantal gebruikers is maandelijks aanpasbaar. Veel providers bieden voor bestaande klanten een testperiode aan, waar uw gegevens al op hun platform geplaatst worden, zodat u een idee krijgt van de snelheid.

In het verleden waren er kantoren die een Citrix server of een remote desktop gebruikten om te kunnen telewerken. Deze oplossing werd doorgaans gekozen omwille van licentieproblemen, d.w.z. om te voorkomen dat er meerdere Microsoft-licenties per gebruiker moesten worden betaald. Maar dat is niet langer nodig. Het Office 365-model op abonnementsbasis heeft nieuwe licentievoorwaarden waarbij u betaalt per gebruiker en de gebruiker de Office-apps op meerdere apparaten mag installeren. De oude werkwijze is m.a.w. niet meer nodig. (De onderstaande bronnen bevatten een blogartikel waarin dat nader wordt toegelicht).

Zoals gezegd heeft deze aanpak veel voordelen. Door de werklast te verdelen over meerdere servers wordt de informatie doorgaans sneller geleverd en worden ook de operationele risico’s verlaagd. Als de dataserver om een of andere reden tijdelijk niet toegankelijk is, heeft u nog steeds volledige toegang tot al uw documenten. Deze opzet maakt het ook mogelijk om met behulp van multiple factor authenticatie (MFA) in te loggen op de software.

In een eerder artikel, dat in de bronnen hieronder wordt vermeld, hebben we al uitgelegd wat de voordelen zijn van het gebruik van een SharePoint-server. Het biedt een file hosting service, collaboratieve software, Enterprise-content en document management, intranetoplossingen, evenals de mogelijkheid om webapplicaties op maat te ontwikkelen.

De meeste gebruikers waarderen vooral de mogelijkheid om documenten te delen en erop samen te kunnen werken, waardoor u met meerdere gebruikers tegelijk aan een document kunt werken zonder dat er e-mails aan te pas komen. Uw cliënten en medewerkers kunnen bijvoorbeeld gewoon hun commentaar in de tekst achterlaten.

Bovendien zijn alle documenten geïndexeerd wat het doorzoeken van documenten over verschillende dossiers vergemakkelijkt.

Eveneens is er een integratie met Microsoft Teams om chats te beheren met klanten of medewerkers.

Samengevat: deze SaaS-oplossing biedt lagere kosten, minder zorgen en de mogelijkheid om veiliger, efficiënter en flexibeler te werken.

Bronnen:

CICERO maakt vanaf versie V10.5.51 gebruik van het nieuwste .NET framework v4.8

.Net framework is een raamwerk van softwarecomponenten voor een naadloze samenwerking tussen de verschillende applicaties. Net zoals uw PC Windows nodig heeft, heeft CICERO een .Net framework nodig. Dit framework dient geïnstalleerd te worden voordat u update naar versie V10.5.51, zodat u gebruik kunt blijven maken van de nieuwste ontwikkelingen.

Wat moet u doen?
Op de server waarop CICERO draait moet de .NET framework 4.8 runtime geïnstalleerd zijn. De oudere Windows server systemen ondersteunen dit niet; de nieuwere (vanaf Windows server 2008 R2 SP1) wel en beschikken vaak standaard (vanuit Windows-update) over die runtime. Indien dit niet het geval is, dient uw kantoor dit manueel te installeren alvorens u kunt updaten naar versie V10.5.51 of hoger.

Voor vragen kunt u contact opnemen met onze support afdeling: +32 2 272 03 80 of support@cicerosoftware.com.

Een tijdje geleden hebben we een inleiding voor advocaten op LinkedIn gepubliceerd. In het artikel van vandaag zullen we het hebben over Facebook, en hoe het nuttig kan zijn voor advocaten. Als we een sociaal mediaplatform willen kiezen om aan klantenwerving en content marketing te doen, dan hebben LinkedIn en Facebook een vergelijkbaar aanbod. Dit hoeft geen verrassing te zijn. Wanneer iets goed werkt op het ene platform, zal het andere platform het doorgaans ook implementeren.

Laten we eerst, in het onwaarschijnlijke geval dat de lezer niet bekend is met Facebook, even uitleggen wat het is. De Wikipedia definieert het als volgt: “Facebook (voorheen Thefacebook) is de naam van een online sociaalnetwerksite en het gelijknamige bedrijf waarvan het hoofdkantoor staat in Menlo Park, Californië, Verenigde Staten. Na registratie kunnen gebruikers een persoonlijk profiel aanmaken, vrienden (contactpersonen, contacten) toevoegen, berichten versturen, statussen plaatsen, foto’s posten, filmpjes delen en meldingen krijgen van ‘vrienden’ die hun profiel updaten. Ook kunnen gebruikers van verschillende groepen lid worden en hun ‘vrienden’ indelen in groepen, zoals ‘Vrienden van het werk’ of ‘Goede vrienden’.”

Als het gaat om het gebruik van sociale media voor professionele doeleinden, is Facebook de op een na meest gebruikte website onder advocaten. LinkedIn, met zijn focus op professionele connecties, is de meest gebruikte. Meldenswaardig is evenwel dat kleinere kantoren en kantoren die hun diensten aanbieden aan particulieren (in plaats van aan bedrijven), de voorkeur geven aan Facebook boven LinkedIn. (Vroeger maakte men wel eens de grap dat vooral letselschadeadvocaten op Facebook actief waren).

Waarom zou u, als advocaat, kiezen voor het gebruik van Facebook om professionele redenen? Carolyn Elefant geeft 5 redenen:

  1. Iedereen is op Facebook. Zoals Lexblog’s Kevin O’Keefe ook aangeeft, is Facebook veruit de grootste sociale media-website. Terwijl LinkedIn wereldwijd weliswaar 260 miljoen actieve gebruikers heeft, heeft Facebook er een 2,38 miljard. Als je online mensen wilt ontmoeten, is Facebook een goede plek om te beginnen.
  2. Gebruikers op Facebook zijn betrokken. Online juridische consumenten houden van engagement, en Facebook gedijt op engagement: berichten worden leuk gevonden, gedeeld, becommentarieerd. Veel advocaten ontmoeten hun cliënten voor het eerst in sociale interacties, en Facebook is daarvoor ontworpen.
  3. Facebook is mobiel. Online juridische consumenten houden van hun mobiele apparaten, en Facebook komt hun verzuchtingen tegemoet.
  4. Facebook is het meest veelzijdige platform, dat de meeste tools biedt om op verschillende manieren met mensen te communiceren. En dat omvat ook de tools om te adverteren voor zeer specifieke doelgroepen.
  5. Facebook heeft niet alleen met recht te maken. Juridische consumenten werken liever met mensen die ze persoonlijk kennen en voelen dat ze kunnen vertrouwen. Door een glimp te vangen van het persoonlijke leven van advocaten kunnen relaties en vertrouwen worden opgebouwd.

Wat heeft Facebook te bieden? Zoals hierboven vermeld, is het vergelijkbaar met wat LinkedIn doet, d.w.z. persoonlijke profielen, bedrijfspagina’s, groepen, reclame & statistieken. Daarnaast biedt het ook Facebook Messenger, WhatsApp en chatbots. Laten we deze items nader bekijken.

Persoonlijke profielen: het eerste wat u doet als u zich aanmeldt bij Facebook, is een persoonlijk profiel aanmaken. Waar op LinkedIn uw profiel meer een cv is, is uw Facebook profiel meer persoonlijk. U kunt berichten plaatsen, foto’s, video’s, etc. toevoegen. U wilt ook met andere mensen in contact komen door ze te vragen om uw ‘vriend’ te zijn. Zodra mensen deel uitmaken van uw vrienden kunt u op verschillende manieren met ze in contact komen. Het is mogelijk om blogartikelen als berichten op Facebook te plaatsen.

Bedrijfspagina’s: Met Facebook kunt u ook pagina’s aanmaken. Dit zijn niet alleen bedrijfspagina’s, maar kunnen ook gewijd worden aan bepaalde doelen, of zelfs aan bepaalde producten of diensten. Als advocatenkantoor wilt u er zeker van zijn dat uw advocatenkantoor een eigen bedrijfspagina heeft waar u informatie over het kantoor kunt verstrekken en kunt communiceren met iedereen die besluit om via de pagina met u te communiceren. Wat de bedrijfspagina’s interessant maakt, zijn de statistieken die Facebook voor hen biedt (zie hieronder). Facebook biedt ook chatbotfunctionaliteit aan, en het is vrij eenvoudig om een chatbot toe te voegen aan uw bedrijfspagina.

Groepen: Facebook maakt ook gebruik van groepen, waar mensen discussiëren over de onderwerpen waaraan de groep gewijd is. Als u een positieve online reputatie voor uzelf wilt opbouwen, is het aan te raden om actief deel te nemen aan groepen op een behulpzame manier. U kunt zelfs overwegen om uw eigen groep te starten en mensen uit te nodigen.

Een van de punten waarop Facebook uitblinkt is reclame en statistieken. Wanneer u een bericht, foto of video op uw bedrijfspagina plaatst, biedt Facebook u statistieken aan. Zo kunt u te weten komen hoeveel mensen uw bericht gezien hebben, erop gereageerd of het gedeeld hebben, enz. Wanneer u zich aanmeldt om te adverteren via Facebook, opent het een hele nieuwe wereld van statistieken, en het stelt u in staat om verschillende criteria te gebruiken om specifieke gebruikers aan te spreken. Stel dat u een boek hebt gepubliceerd en er een pagina voor hebt gemaakt, dan zou u op Facebook advertenties kunnen laten zien aan mensen binnen uw geografische gebied die op een of andere manier met de pagina hebben geïnterageerd (leuk gevonden hebben, commentaar op een bericht gegeven hebben, etc.). Maar u zou ook veel specifieker kunnen zijn en alles wat Facebook weet over zijn gebruikers kunnen gebruiken om ze te aan te spreken met uw advertenties. Als u een echtscheidingsadvocaat bent, kunt u bijvoorbeeld een artikel dat u geschreven hebt, aanbevelen aan iedereen in uw geografische gebied die hun huwelijkse staat van ‘gehuwd’ tot iets anders veranderd hebben.

Facebook biedt ook veilige communicatie via Messenger en WhatsApp, die veiliger zijn dan niet-gecodeerde e-mails. Meldenswaardig is ook dat chatbots kunnen worden geïntegreerd in deze apps.

Hoe gaat u aan de slag? Tammy Cannon van de Social Media Examiner stelt de volgende drie stappen voor.

  1. Ondersteun uw kantoor met een persoonlijk profiel
  2. Adverteer uw kantoor via een bedrijfspagina.
  3. Engageer een beperkt publiek via Facebook-groepen.

In vervolgartikelen gaan we dieper in op hoe u als advocaat gebruik kunt maken van Facebook, inclusief hoe u het effectief voor marketingdoeleinden kunt gebruiken.

Bronnen: