Frederik Pollet, IT-verantwoordelijke voor het advocatenkantoor Piet D’HOOGHE

Wat zijn uw bevindingen over automatisering van uw kantoor in het algemeen en over CICERO LawPack in het bijzonder ?

Mr. Piet D’HOOGHE richtte het kantoor op in 1986 en begon reeds in 1988 met de implementatie van CICERO LawPack. Sindsdien is het kantoor gegroeid naar een samenwerking tussen 6 advocaten-medewerkers, 3 dossierbeheerders (incasso) en 4 administratieve krachten die elk beschikken over een windowsdesktop met CICERO LawPack.

Binnen het kantoor ben ik zelf IT-verantwoordelijke voor de aanleg, de installatie en het onderhoud van het netwerk, de servers en de software die daarop wordt toegepast.

Het pakket is op ons kantoor tot voor enige maanden steeds binnen een netwerk opgesteld dat uitsluitend uit Windows computers bestond en door Windows computers werd bestuurd. Sinds enkele maanden zijn op het kantoor te Brugge in het netwerk ook twee linux-computers opgenomen die louter server-diensten leveren aan de ca. 12 andere computers in het netwerk, zoals routering, firewall, intrusiondetection, webcache (webacceleration), VPN\ipsec (telewerken), netwerk- monitoring, DNS, DHCP, timeserver, windowsfilesharing, ftp … Het gebruik van linux zal verder worden uitgebreid en mogelijks worden aangevuld met FreeBSD.

MS SQL (databaseserver) en MS Exchange (mailserver) worden te Brugge nog steeds uitgevoerd op een WinNT4-SBS-server, doch daar komt in de nabije toekomst verandering in. Op het kantoor te Oostende wordt vooralsnog enkel met één windows server (SBS2000) gewerkt. Het geheel werkt bijzonder stabiel en performant, hoewel zeker de server-hardware inmiddels 5 jaar oud is.

Het gebruik van CICERO LawPack heeft de werkings- processen binnen het advocatenkantoor en de talrijke handelingen binnen ieder dossier gestandaardiseerd en transparant gemaakt. Op ieder ogenblik kan door elke advocaat-medewerker, dossierbeheerder of administratieve medewerker worden nagegaan welke de stand in een bepaald dossier is, welke de volgende actie zal zijn en wanneer en door wie die zal worden uitgevoerd. Niet alleen per dossier, doch ook per medewerker kan op elk ogenblik vastgesteld worden welke taken, in welke dossiers, en wanneer die op het agenda staan. Door het gebruik van ca. 1’500 typebrieven en -akten, die aangemaakt zijn in diverse talen en waarin de dossiereigen gegevens geautomatiseerd worden ingevuld, alsmede door de geautomatiseerde koppeling met het prestatiebeheer, wordt de administratieve kant van iedere actie tot een minimum herleid.

Ervaring met nieuwe medewerkers leert dat zij de logisch opgebouwde werking van het pakket gemakkelijk onder de knie krijgen. De adaptatie van het pakket door nieuwe medewerkers is steeds opmerkelijk snel en zonder problemen verlopen. Omdat doorheen alle modules van het pakket dezelfde eenvoudige logica loopt, kan bijzonder intuïtief worden omgegaan met het pakket.
Het pakket laat in de configuratie ervan veel kantooreigen flexibiliteit toe, doch vereist dan ook dat die configuratie eenvormig en consequent wordt uitgewerkt. Het uitwerken van een eenvormige configuratie is aldus lonend.

Sinds enkele maanden wordt CICERO LawPack ook van op afstand ingezet (telewerken). Over VPN\ipsec-breedbandverbindingen wordt van thuis uit gewerkt met de database op het kantoor. Gedurende jaren daarvoor werd gebruik gemaakt van een lokale database op de portable om ook buiten het kantoor met CICERO LawPack te kunnen werken. Op deze wijze kon men evenwel van op afstand geen aanpassingen doorvoeren in de database op het kantoor. Daarin is nu dus verandering gekomen.

Er wordt onder MS SQL-server, die zijn degelijkheid heeft bewezen, gebruik gemaakt van een stabiele en goed gestructureerde database.

Eerder dan functionaliteit ‘heruit te vinden’, zorgen de programmeurs ervoor dat bestaande functionaliteit in MS Windows en MS Office/MS Exchangeserver op logische wijze wordt samengebracht in CICERO LawPack.

Er kan dan ook steeds gebruik gemaakt worden van de uitgebreide functionaliteiten die MS reeds biedt in haar OS en Officesuite.

Het pakket laat op eenvoudige wijze het werken in verschillende talen toe mits de gebruiker ook de configuratie van het pakket in de verschillende talen consequent uitwerkt.

Naar de gebruiker toe is het pakket logisch en modulair opgebouwd. Doorheen de diverse modules werkt eenzelfde eenvoudige logica.

De modules werken daarbij goed samen. Het pakket beschikt bv. over een uitgebreid boekhoudprogramma waarin de bewerkingen doorwerken naar andere modules, zoals de ingave van betalingen via de boekhouding in één en dezelfde beweging meteen ook ingegeven worden in de incasso-module. Indien het kantoor duizenden incassodossiers beheert, spaart dit heel wat (dubbel) werk en organisatie uit.

Het pakket laat veel flexibiliteit toe zodat er een zekere keuze toegelaten wordt en veel kantooreigen situaties kunnen worden opgevangen. Zo ondermeer kan door de aanmaak van variabele velden in Personen- en Zakenbeheer het verzamelen van de reeds uitgebreide informatie omtrent personen en zaken, verder aangevuld worden met een kantooreigen informatiewerving nopens die personen- en zaken. Ook de verschillende samenvoegcodes en -commando’s die gegevens uit de database automatisch wegschrijven in een brief of akte laten bij de aanmaak van de typebrieven of –akten veel vrijheid toe. Reeds bij het uitwerken van de verschillende configuratiemogelijkheden van het pakket, moet veel aandacht zijn besteed aan de flexibiliteit van het pakket.

Het pakket laat beveiliging toe op gebruikersniveau. Niet iedereen moet immers in alle dossiers en/of in de boekhouding toegelaten worden.

Het pakket staat middels de uitgebreide en onderling te combineren selectiecriteria toe om informatie te verwerven over alle geselecteerde personen, medewerkers, dossiers of taken heen. Zo kan men informatie vlug terugvinden, de nodige analyses maken en vrij eenvoudig lijsten trekken, bv. met oog op rapportering aan cliëntèle dat talrijke dossiers aan het kantoor heeft toevertrouwd.

Gezien op jaarbasis duizenden incasso-dossiers dienen te worden verwerkt, dient het pakket uiteraard het beheer daarvan te vereenvoudigen.

Ergens in de jaren ’80 op een beurs te Brussel eerste kennismaking gehad.

Er is voldoende ondersteuning vanuit de uitgebreide helpfunctie en de helpdesk van Informa opdat het onderhoud van de software en de implementatie van nieuwe of gewijzigde functionaliteiten in eigen beheer kan worden gehouden. Het kantoor maakt bij de informatisering van het kantoor dan ook geen gebruik van diensten van externe IT-leveranciers. Upgrades van het pakket laten zich eenvoudig installeren zoals bij elke andere windowstoepassing. Ook het uitbreiden van het netwerk met bijkomende werkposten verloopt geautomatiseerd met de installatietools die binnen het pakket ter beschikking worden gesteld door Informa.

Eventuele gebruikersvragen komen gecentraliseerd bij mij terecht, alvorens gebruik wordt gemaakt van de helpdesk. Gebruikersvragen kunnen evenwel steevast opgelost worden middels de uitgebreide helpfunctie die overigens bij iedere upgrade aangepast wordt en naar aanleiding van zo’n upgrade onmiddellijk zicht geeft op de nieuwe of gewijzigde functionaliteiten.
Technische problemen daarentegen zijn zeldzaam. De helpdesk wordt aldus niet zozeer aangesproken om technische problemen te melden, dan wel om uiting te geven aan ‘feature requests’, waaraan dan, al dan niet, op termijn gevolg wordt gegeven.
Het kantoor is ten andere steeds snel om updates die via het internet ter beschikking worden gesteld, te installeren en in gebruik te nemen. Begin mei 2005 nog werd de integratie van MS Outlook (Agenda, Taken en e-mail) in CICERO LawPack zonder veel problemen gerealiseerd.