Matters
Dossiers aanmaken en vooral de dossiers - samen met alle betrokken stukken - altijd en overal terug vinden op basis van heel wat verschillende criteria.
Aan de slag met Matters
De Matters applicatie helpt u om zeer snel dossiers aan te maken maar vooral om ze – samen met alle betrokken stukken – altijd en overal terug te vinden op basis van heel wat verschillende criteria.
Aan dossier zijn dan weer Partijen (uit de Relations applicatie), Taken (Tasks), Prestaties (JobLogger), Documenten (DMS), enzoverder gelinkt.
Meer informatie over 'hoe een dossier aanmaken in Matters via de Quick Add, de Wizard, of via een Template (bij gelijkaardige dossiers)' en over 'de dossierpagina en al zijn componenten' vindt u op de Getting Started pagina.
Verdere uitdieping over de Matters module vindt u op deze pagina.
We herhalen dat ieder aangemaakt dossier in Cicero wordt ondersteund door een automatisch aangemaakte SharePoint-site.
Bestanden zijn op deze manier steeds beschikbaar, onafhankelijk van Cicero - uiteraard worden de toegangsrechten steeds gerespecteerd. Daarnaast kunnen bestanden veilig benaderd worden op verschillende toestellen.
Naast veiligheid en toegankelijkheid, brengt SharePoint nog vele andere voordelen met zich mee. Zo worden onder andere documenten automatisch opgeslagen (auto-save), is er versiebeheer (vorige versies zijn steeds beschikbaar met tijdsaanduidingen) en kun je eenvoudig samenwerken met collega's indien gewenst (co-authoring). Het voortdurend heen en weer mailen van versies is een achterhaalde werkwijze die plaats heeft gemaakt voor efficiëntere alternatieven.
SharePoint van Microsoft is een van de meest populaire samenwerkings- en documentbeheertools en wordt veel gebruikt door bedrijven en organisaties over de hele wereld. Wil je meer leren over de algemene functionaliteiten van SharePoint en hoe andere bedrijven SharePoint inzetten? Neem een kijkje bij Microsoft zelf of leer bijvoorbeeld bij met behulp van de kennisfiches over SharePoint van De Vlaamse Overheid.
Daarnaast wordt voor ieder dossier in Cicero ook een Team in Teams aangemaakt.
Zo kan bij 'Berichten' makkelijk gecommuniceerd worden over het dossier. Er kan ook gekozen worden om de cliënt of andere externen uit te nodigen in het team. Communiceren of bestanden delen was nooit zo efficiënt.
Naast je eigen interne documenten in een dossier kan ervoor gekozen worden een deel van het dossier "open te zetten" met de cliënt. In deze apart afgeschermde map kunnen bestanden gedeeld worden. Dit is handig wanneer grote bestanden moeten worden aangeleverd.
Menuopties
Stukkenbundel (DMS Web)
Documenten creëren vanuit een dossier
Handige functies via de knop '+ Document' in een Dossier
Binnen een dossier in Cicero kunt u via tab ‘+ Document’ in het dossier eenvoudig verschillende acties uitvoeren
Automatische invulling: De juiste gegevens van de betrokken partij(en) worden automatisch ingevuld.
Correct briefhoofd: U werkt meteen met het juiste briefhoofd, te kiezen via het veld ‘Briefhoofd’.
Directe opslag: Het document wordt direct correct opgeslagen in de SharePoint van het juiste dossier.
Prestatie koppelen: U kunt meteen een prestatie koppelen aan dit document.
Daarnaast kan u in het veld ‘Sjablonen’ bestaande typeteksten selecteren. Net zoals bij een lege brief geeft u aan wie u wilt aanspreken, waarna de gegevens automatisch worden ingevuld.
Ook akten kunt u samenstellen via 'Sjablonen'. Selecteer een akte-sjabloon en Cicero neemt automatisch alle dossiergegevens over.
Liever een video of meer lezen? Klik hier.
Afgesloten dossiers van voor een migratie heropenen
Voor afgesloten dossiers werd er geen afzonderlijke Teamsite aangemaakt (conform opgegeven sluitingsdatum). De dossiers kunnen wel heropend worden in Cicero, een popup meldt dat er geen Site aanwezig is, en geen documenten.
Er kan eventueel beslist worden om een Teamsite te creëren en de gebruiker kan dan documenten uit het archief (zie hiervoor uw Microsoft 365 administrator) halen en manueel uploaden naar de Teamsite.
