In november publiceerde de American Bar Association (ABA) haar jaarlijkse Legal Technology Survey Report. Het rapport wordt vergezeld van een reeks gedetailleerde deelrapporten over specifieke onderwerpen, die over een periode van enkele weken worden gepubliceerd. In een vorig artikel hebben we de eerste vier van deze rapporten behandeld. In dit artikel zullen we een blik werpen op de volgende vier, die gaan over praktijkmanagement, budgettering en planning, technologietraining, en solo en kleine kantoren. Een negende rapport werd gepubliceerd over het welzijn van advocaten, maar het herhaalt grotendeels de punten uit de andere rapporten.

Praktijkmanagement

Law Technology Today vat de volgende belangrijke punten samen met betrekking tot de bevindingen van het onderzoek m.b.t. praktijkmanagementoplossingen.

Gebruik en tevredenheid van praktijkmanagementsoftware: terwijl de rest van de wereld steeds meer gebruik maakt van technologie, hinkt de advocatuur achterop. Het gebruik van praktijkmanagementsoftware is in de laatste vier jaar min of meer gestagneerd. De meerderheid van de gebruikers van deze pakketten blijft tevreden over het pakket dat ze gebruiken.

Noodzaak aan verbetering en alomvattendheid: een van de grootste problemen met praktijkmanagementsoftware is dat de meeste pakketten nog steeds slechts gedeeltelijke oplossingen bieden. Er is geen enkel programma dat elk aspect van het beheer van advocatenkantoren behandelt. Als gevolg hiervan moeten advocatenkantoren meestal gebruik maken van verschillende programma’s die niet op elkaar afgestemd zijn, en waar hun interoperabiliteit veel te wensen overlaat.

Stijging van CRM als alternatief: als gevolg van de beperkingen van bestaande praktijkbeheersoftware is er een toename van het gebruik in de advocatenkantoren van software voor klantenbeheer (Customer Relationship Management – CRM).

Verschuivingen in het gebruik van laptops, computers en mobiele apparaten: 57% van de advocaten gebruikt nog steeds een desktopcomputer als primaire werkcomputer. Dit bevestigt de neerwaartse trend van de laatste jaren en die daling stemt overeen met de toename van het gebruik van laptops als belangrijkste werkcomputer, dat nu 41% bedraagt. Deze verschuiving naar laptopcomputers is vooral merkbaar in grote kantoren, gevolgd door middelgrote kantoren. Voor kleine kantoren bleef de toename van het gebruik van laptops beperkt tot 1% (tot 35%), en voor solo-advocaten bleef het aantal gelijk op 40%.

Telewerken wordt steeds meer populair: een van de belangrijke bevindingen van het rapport is dat advocaten in toenemende mate gebruik maken van telewerken, met 73% van de advocaten die in 2019 gebruik maakten van telewerktechnologieën, vergeleken met 68% vorig jaar. Deze worden vooral gebruikt om af en toe thuis te werken.

Consistentie van de tariefstructuren en de invoering van nieuwe technologie: er was weinig verandering in de wijze waarop advocatenkantoren hun prestaties aanrekenen. De meeste advocatenkantoren, 69%, gebruiken nog steeds uurtarieven. De vaste tarieven zijn licht gestegen van 15 naar 17%, wat ten koste ging van de contingentieovereenkomsten, die van 11 naar 9% zijn gedaald. De andere tariefstructuren zijn ongewijzigd gebleven.

Budget en Planning

Er is goed nieuws op het vlak van budgettering en planning: in 2019 hebben de advocatenkantoren die een budget voor technologie hebben, hun uitgaven licht verhoogd. Eenmanspraktijken geven ongeveer hetzelfde uit als vorig jaar, en zijn niet van plan om volgend jaar meer uit te geven, terwijl alle andere kantoren met een budget van plan zijn om dit volgend jaar te verhogen.

Het rapport raadt aan om technologietraining in het budget op te nemen (zie hieronder), en om maatstaven te introduceren om het gebruik van technologie te meten en te bepalen wat werkt en wat niet. “Plan goed, besteed verstandig, en stel dienovereenkomstig prioriteiten; technologie is en blijft een essentieel onderdeel van het runnen van een advocatenkantoor”. (Law Technology Today)

Technologietraining

In 2019 hebben advocaten technologie nodig om hun praktijk efficiënt te kunnen beheren. Inmiddels vereisen de meeste balies dat advocaten vertrouwd zijn met “de risico’s en voordelen van technologie”. Om die technologie effectief te kunnen gebruiken, is training essentieel. Een meerderheid van 82% van de advocaten begrijpt dat technologische training belangrijk is. Het slechte nieuws is dat in 2019 minder advocaten toegang hadden tot training dan voordien. Nauwelijks meer dan de helft van de advocaten die aan het onderzoek hebben deelgenomen, hadden technologietraining beschikbaar op hun kantoor. De kans dat opleidingen beschikbaar zijn op kantoor, stijgt naargelang de grootte van het kantoor. Dit was ook het geval in voorgaande jaren. Het rapport waarschuwt ook dat solo-advocaten hun technologische competentie waarschijnlijk overschatten en hun behoefte aan opleiding onderschatten.

Eenmanspraktijken en kleine kantoren

Eenmanspraktijken en kleine kantoren (met 2 tot 9 advocaten) vormen nog steeds de meerderheid van de advocatenkantoren: met respectievelijk 32% en 31% zijn ze goed voor 63% van de advocatenkantoren. Als we kijken naar de leeftijd van de advocaten, bestaat het grootste segment (per 10 jaar) uit advocaten van 60 tot 69 jaar.

Uit het onderzoek is gebleken dat het gebruik van technologie door solo- en kleine kantoren lijkt te stagneren of af te nemen. De enige uitzondering is het gebruik van praktijkmanagementsoftware, die in 2019 door iets meer solo- en kleine kantoren gebruikt wordt dan voorheen. Zoals eerder vermeld, is er ook ruimte voor verbetering op het vlak van beveiliging: minder dan 50% van de solo- en kleine advocatenkantoren gebruikt bestands- en e-mailversleuteling, beperkt de toegang tot bestanden, heeft oplossingen voor de preventie en detectie van inbraak, voor web filtering, of voor de versleuteling van harde schijven, of houdt toezicht op werknemers.

Bronnen: