De markt van de juridische dienstverlening is volop aan het veranderen en dat heeft zijn gevolgen voor het bedrijfsmodel voor advocatenkantoren. Grotendeels op verzoek van hun cliënten maken advocatenkantoren de transitie van factureerbare uren naar alternatieve vergoedingsregelingen. De meest gebruikte alternatieve vergoedingsregeling is het in rekening brengen van vaste tarieven (of forfaitaire vergoedingen). In dit artikel bekijken we wat ze zijn, welke soorten er zijn, wat de voordelen en de risico’s zijn, wanneer u best al dan niet vaste tarieven aanrekent, en ten slotte hoe u de prijs bepaalt voor die vaste tarieven. Dat laatste punt zal worden voortgezet in een vervolgartikel.

Peggy Gruenke, van www.attorneyatwork.com, definieert een vaste vergoeding als volgt: “Een vaste vergoeding is gewoon een vooraf afgesproken allesomvattende vergoeding die vooraf wordt betaald, of ten minste een deel ervan, om alle werkzaamheden die nodig zijn om een bepaalde zaak te behandelen.”

Er zijn twee soorten forfaitaire vergoedingen, en het onderscheid heeft te maken met de manier waarop de vergoeding wordt berekend. Het eerste type wordt aangeduid als “cost plus” (soms vertaald als “kostprijs plus”) prijsstelling, waarbij de prijs wordt bepaald door het berekenen van de kosten en het toevoegen van een aanvaardbare winstmarge. Advocatenkantoren, als ze bepaalde soorten zaken hebben die ze regelmatig doen, kunnen bijvoorbeeld de gemiddelde tijd en kosten van eerdere zaken berekenen en die gebruiken om een vaste prijs te bepalen. Het alternatief wordt “value pricing” (soms vertaald als “waardebepaling”) genoemd, waarbij u de prijs bepaalt op basis van wat de dienst die u aanbiedt, waard is voor de cliënt. We komen later nog terug op hoe u de prijs voor de vaste kosten kunt bepalen.

Het gebruik van forfaitaire vergoedingen heeft zowel voordelen als risico’s. De voordelen omvatten:

  • Cliënten geven de voorkeur aan vaste vergoedingen.
  • Vaste vergoedingen elimineren verrassingen: cliënten weten op voorhand hoeveel ze moeten betalen, en u weet hoeveel u gaat verdienen.
  • Vooraf weten hoeveel iets kost, verlaagt de drempel voor cliënten om een advocaat in te huren, wat betekent dat u toegang krijgt tot meer cliënten.
  • Omdat de vaste kosten meestal (ten minste gedeeltelijk) vooraf worden betaald, heeft u ook geen problemen om betaald te worden: u begint gewoon niet te werken totdat u betaald bent.
  • Het aanrekenen van vergoeding op basis van “value pricing”, waar de prijs wordt berekend op de waarde die uw diensten brengen aan de cliënt, resulteert meestal in een hogere winstmarge voor de advocaat.

Er zijn ook risico’s aan verbonden:

  • Het kan moeilijk zijn om de totale vergoeding op voorhand te berekenen, vooral wanneer er tegenpartijen bij betrokken zijn. (Zie hieronder).
  • Als er extra uren worden gepresteerd, is het goed mogelijk dat de advocaat ervoor opdraait.
  • Er is een potentieel voor lagere winstmarges of zelfs verliezen indien de zaak aanzienlijk meer tijd in beslag neemt dan verwacht.

Wat deze risico’s aantonen, is dat forfaitaire vergoedingen niet altijd en overal zinvol zijn. U zult moeten bepalen wanneer en wanneer u al dan niet met forfaitaire vergoedingen zal werken. Forfaitaire vergoedingen zijn niet aan te bevelen wanneer het moeilijk is om vooraf in te schatten hoeveel tijd en moeite een dossier in beslag zal nemen. Ruth Carter, bijvoorbeeld, vermijdt het gebruik van forfaitaire vergoedingen in zaken waar er een tegenpartij is: het gaat bijv. om zaken waar partijen een schikking onderhandelen of zaken die voor de rechter beslecht worden, omdat je meestal niet kunt anticiperen wat er allemaal zal moeten gebeuren. Er zijn natuurlijk uitzonderingen in scenario’s die veelvoorkomend en/of eenvoudig zijn, zoals het afhandelen van verkeersboetes. Normaal gesproken zijn vaste tarieven geschikt wanneer de benodigde tijd voorspelbaar is. Het werkt bijvoorbeeld goed voor transacties zoals auteursrechten, handelsmerken en het opstellen en nazien van contracten.

Soms rekenen advocaten een hybride vergoeding aan (of een “flat fee plus”, zoals Ruth Carter ze noemt), waarbij forfaitaire vergoedingen en facturering per uur worden gecombineerd. Meestal gaat het daarbij om het in rekening brengen van een vast bedrag voor een project met een beperkte reikwijdte en vervolgens het in rekening brengen van een uurtarief voor alle werkzaamheden die daarbuiten worden uitgevoerd. Billie Tarascio bijvoorbeeld, een echtscheidingsadvocaat, maakt gebruik van een hybride model van uurtarieven voor bepaalde werkzaamheden en combineert deze met vaste tarieven voor voorspelbare items zoals het opstellen van besluiten, het bijwonen van hoorzittingen, enz.

Vooraleer u begint met het aanrekenen van vaste kosten, zijn er een aantal vragen die u zich moet stellen. De eerste vraag is of uw cliënten om forfaitaire vergoedingen vragen. Als dat niet zo is, heeft u dan een goede reden om over te stappen? Heeft u bij de introductie van uw vaste kosten aan uw cliënten duidelijk omschreven verwachtingen, kosten en reikwijdte (=wat wel en wat niet onder de dienstverlening valt) bepaald? Heeft u nagedacht over uw overheadkosten? Hoeveel forfaitaire gevallen heeft u nodig per maand om de kosten te dekken en uzelf te betalen?

Zodra die vragen zijn beantwoord, kunt u berekenen hoe u uw forfaitaire vergoedingen zal bepalen. Zoals hierboven vermeld, kunt u gebruik maken van ofwel “value pricing” of “cost plus pricing”. Als u een vaste vergoeding wilt vragen voor een dienst die u al een tijdje aanbiedt, is het “cost plus”-model vrij eenvoudig te implementeren, omdat u al over alle noodzakelijke informatie beschikt met betrekking tot reikwijdte, benodigde tijd, kosten, etc. (Als u CICERO LawPack gebruikt, is het gemakkelijk om al deze informatie op te vragen).

De meeste auteurs bevelen echter aan om “value pricing” te gebruiken, omdat het beter geschikt is om uw winstmarges te optimaliseren. Nu, een dergelijke waardebepaling is niet eenvoudig, en dat is nog meer het geval wanneer u er niet echt mee vertrouwd bent. U moet immers weten hoe u iets abstract en subjectief als waarde moet meten en u moet de factoren identificeren die bepalen wat de waarde is die uw diensten voor uw cliënten opleveren. Mark Wickersham, die een boek schreef over “Using value pricing to grow your business” (dat gratis online beschikbaar is), wijst er op dat een waardebepaling moeilijk is om drie redenen: 1) Waarde is subjectief; het kan niet worden aangeraakt, gevoeld of gemeten. 2) Iedereen waardeert dingen anders. En 3) omdat elke cliënt unieke behoeften heeft.

In een vervolgartikel gaan we verder in op hoe u uw prijs kunt bepalen bij het gebruik van “value pricing.”

Bronnen: