Slimme Templates

In Cicero is het mogelijk om vanuit een dossier een document aan te maken met het briefhoofd van het kantoor. U kunt daarbij meteen de partij(en) aanduiden aan wie de brief gericht is.

Een belangrijk voordeel is dat de gegevens van de geselecteerde partijen automatisch worden ingevuld. Bovendien wordt het document meteen op de juiste plaats in het dossier opgeslagen en zijn we zeker dat direct met het juiste briefhoofd gewerkt wordt. Het bestand wordt automatisch bewaard in de SharePoint van het betreffende dossier. Uiteraard kunnen de Bestandsnaam en de Opslaglocatie nog aangepast worden.

Via ‘+Document’ in het dossier kiest u daartoe het Type ‘Brief’. Het standaard briefhoofd is reeds geselecteerd.

Neem contact met je Admin User als u iets wilt wijzigen in een sjabloon. 

Via ‘+Document’ in het dossier kunt u ook een document opmaken op basis van een sjabloon. Met de 3 puntjes naast 'Sjablonen' vindt u de typebrieven van het kantoor.

Wenst u andere typeteksten te gebruiken, neem dan contact met de Admin User van van het kantoor. 

Een akte of dossierprocedure wordt samengesteld volgens de opgegeven Dossiertaal. Zorg dat deze correct staat bij de Dossier instellingen. Er zal geen briefhoofd gebruikt worden en u dient geen partijen te selecteren. Alle informatie op het dossier kan automatisch worden overgenomen in het gekozen sjabloon.

Gebruik de CICERO365 addin met taakpaneel (rechts op het scherm) om te navigeren naar de plekken waar er nog gegevens ontbreken of moeten worden aangevuld.

Instellingen: Dossiergegevens en briefwisselingsgegevens van partijen 

Om correct gebruik te maken van brieven, e-mails en sjablonen in Cicero, is het belangrijk dat de gegevens van de betrokken partijen correct zijn ingevuld.

Ga hiervoor in het dossier in Cicero naar de tab ‘Partijen’. Klik op het potloodicoon naast de gewenste partij, kijk het Partijtype na en klik nogmaals op het potlood-bewerk icoontje om de briefwisselingsgegevens te bekijken en waar nodig aan te passen.

De meeste instellingen zijn al gedaan bij het maken van de relatie. Let daarbij op de volgende zaken:

• Taal: Zorg dat de correcte communicatietaal is ingesteld. Deze bepaalt welk briefhoofd en welke sjablonen worden gebruikt.

• Correspondentieadres: Vul het juiste adres in dat moet worden gebruikt voor brieven.

• Toestemming voor briefwisseling: Vink aan of dit adres gebruikt mag worden voor Briefwisseling (dit is noodzakelijk voor het correct genereren en verzenden van documenten).

Wanneer u een brief opmaakt via '+ Document' in het dossier is het ook mogelijk de contactgegevens van een relatie te gebruiken zonder dat deze als partij in het dossier staat, via 'Losse persoon'.

In het CICERO365 paneel kunt u tijdens het het opstellen van het document een Timer laten lopen. 

U kunt een prestatie boeken, gelinkt aan het document, met de CICERO365 - BookMe functionaliteit.

Deze prestatie vindt u terug onder de Taken van het dossier, waarbij u dan gemakkelijk het gelinkte document kunt bewerken. Merk op: wanneer het document naar een ander dossier wordt verplaatst, wordt de link op de bijbehorende taak automatisch aangepast.