In de afgelopen jaren zijn de eerste virtuele advocatenkantoren op de markt verschenen. Wist u dat CICERO LawPack bij uitstek voor dit doel geschikt is?

Wat is een virtueel advocatenkantoor? De twee meest gebruikte definities zijn die van de (Engelse) Wikipedia, en van Stephanie Kimbro. Wikipedia omschrijft een virtueel advocatenkantoor als een juridische praktijk die niet noodzakelijk een fysieke vestiging heeft, maar opereert vanuit de huizen of de satellietkantoren van de advocaten, en die meestal met behulp van nieuwe communicatietechnologieën op afstand diensten levert aan de cliënten. Stephanie Kimbro van haar kant definieert een virtuele praktijk als “een professionele advocatenpraktijk die online bestaat, en via een beveiligd portaal toegankelijk is voor zowel de cliënten als de advocaten, van om het even waar ze toegang hebben tot het Internet.” Een enquête door de American Bar Association leerde dat de uitdrukking ook vaak in andere omstandigheden gebruikt wordt, m.n. voor elke juridische praktijk die van één van de volgende opties gebruikt maakt: beveiligde cliëntportalen, interactie met de cliënten via het web, niet-fysieke kantoren / telewerken / afstandswerken, of “cloud computing.”

Online werken met een cloud-gebaseerde oplossing is ideaal voor advocaten met een solo praktijk, voor beginnende advocaten en voor advocaat-stagiairs. Het is meestal goedkoper, en biedt het extra voordeel dat u van thuis uit kunt werken, of van om het even waar en wanneer u dat wilt. Vraag het bijv. aan Joleena Louis, een Amerikaanse advocate, gespecialiseerd in huwelijks-en familierecht. Zij heeft haar betrekking in een groot advocatenkantoor opgezegd, en runt nu haar eigen succesvolle solo praktijk van thuis uit. Ze was immers tot de vaststelling gekomen dat ze veel meer tijd in de rechtbank doorbracht dan op kantoor. Het was dan ook niet langer zinvol om aanzienlijke bedragen te spenderen aan het huren van een kantoor dat ze nauwelijks gebruikte. Een virtueel kantoor opstarten was de logische keuze.

Onderzoek in de Verenigde Staten bracht aan het licht dat er ook een andere groep van advocaten is die volop kan profiteren van een virtuele praktijk: alle vrouwelijke advocaten die een evenwicht willen vinden tussen hun gezinsleven en een succesvolle professionele carrière. Er is immers al jarenlang een tendens waar vrouwelijke advocaten de advocatuur voortijdig verlaten, hetzij omwille van de uitdagingen (en soms discriminatie) waarmee ze geconfronteerd worden in een door mannen gedomineerd beroep, hetzij omdat ze een gezin wensen te stichten. Een virtuele praktijk, waar men van thuis uit werkt en zelf zijn/haar uren kiest, opent nieuwe en interessante perspectieven.

Neem bijvoorbeeld Rachel Rodgers. Ze is een advocate aan de balie in New York. Enkele jaren geleden begon ze een van de allereerste virtuele advocatenkantoren… omdat ze kinderen wilde. Ze zag evenwel hoe vele andere vrouwelijke advocaten moeilijkheden ondervonden om een evenwicht te vinden tussen enerzijds het moederschap en anderzijds een carrière in een stressvolle omgeving. En daar had ze geen zin in. Nu werkt ze thuis in een virtueel kantoor, en dat laat haar toe om zowel een gezinsleven te hebben, als om te werken wanneer het haar uitkomt. Vandaag is Rodgers’ virtueel kantoor zo succesvol dat ze andere advocaten tewerkstelt.

De voordelen van een virtueel kantoor zijn niet beperkt tot kostenbesparingen (zoals, bijvoorbeeld het feit dat men geen fysiek kantoor hoeft te huren). Een virtueel kantoor geeft je ook meer vrijheid, en het is bovendien efficiënter en handiger als je kan werken waar en wanneer je dat wilt.

Als dit alles aanlokkelijk klinkt, dan hoeft u niet verder te kijken dan CICERO LawPack 10. Het is doelbewust ontworpen om een gemakkelijke onlineoplossing te bieden. Om de cloud-versie te kunnen gebruiken, hebt u enkel toegang tot het Internet nodig, met een browser, en – althans voorlopig nog – Office 365. (Office 365 wordt trouwens als een optioneel onderdeel van het pakket aangeboden).

CICERO LawPack 10 biedt de diensten aan die met een virtueel kantoor geassocieerd worden. U kunt er een virtueel (=niet-fysiek) kantoor mee runnen. Het kan gemakkelijk gebruikt worden voor telewerken / afstandswerken, zodat u kunt werken waar en wanneer u dat wenst, via een browser of via een van onze mobiele apps. Het is gebouwd met cloud computing technologieën, waar u de keuze hebt om te gaan voor een volledig cloud-gebaseerde oplossing, of voor een hybride oplossing waar u desgewenst uw eigen servers kan gebruiken. Zie www.cicerosoftware.com/nl/products/cicero-lawpack/ voor meer informatie. Als een optionele module kunt u ook uw klanten toegang verlenen tot hun bestanden via een beveiligd portaal (de “webview” module: www.cicerosoftware.com/nl/products/cicero-webview/ ).

Bent u geïnteresseerd? Waarom probeert u het niet even uit, voor een maand, kosteloos, en zonder enige verplichting om het daarna te blijven gebruiken? U kunt een proefperiode aanvragen onderaan de pagina www.cicerosoftware.com/nl/products/cicero-lawpack/. De proefperiode duurt 30 dagen, maar kan worden uitgebreid voor advocaat-stagiairs. Gedurende die tijd hebt u volledige toegang tot alle tutorials, tot de helpdesk, en tot de ‘e-learning’ trainingssessies. Alles wat u nodig hebt, is een browser, toegang tot Internet en Office 365. Probeer het! U zult er geen spijt van hebben!

Bronnen:

• My Transition to a Virtual Office: lawfirmsuites.com/2016/07/switching-to-a-virtual-office/
• virtuallawpractice.org/
• www.americanbar.org/publications/techreport/2014/virtual-law-practice.html
• www.americanbar.org/publications/gp_solo/2014/january-february/launching_virtual_law_firm.html
• www.fastcompany.com/3008304/mobilizing/counselor-how-rachel-rodgers-built-her-virtual-legal-practice