Het gebruik van Teams en SharePoint in advocatenkantoren

Het gebruik van Teams en SharePoint in advocatenkantoren

In dit artikel gaan we dieper in op het gebruik van Teams en SharePoint in advocatenkantoren. In eerdere artikelen hebben we het al gehad over het runnen van een advocatenpraktijk in de Cloud met software zoals CICERO LawPack. We hebben het ook gehad over hoe Microsoft 365 daar een essentieel onderdeel van is. (Het heette toen nog Office 365). Voor optimale resultaten voor een advocatenkantoor is Microsoft 365 Business Premium de aanbevolen oplossing.

Sinds het begin van de pandemie is Microsoft gestaag bezig geweest met het verbeteren van Microsoft Teams. Het kan nu worden gebruikt als de centrale communicatie- en samenwerkingshub van uw advocatenkantoor. Het consolideert de beschikbare Microsoft 365-tools en stroomlijnt bedrijfsprocessen door teamleden een gecentraliseerde locatie te bieden voor alle bestanden, documenten en bedrijfsinformatie. Het stelt advocatenkantoren in staat om snel, efficiënt en veilig belangrijke communicaties te delen met hun cliënten en hun hele team! Het maakt ook naadloze samenwerking mogelijk voor alle projecten, van diepgaande zaken tot het dagelijkse werk door SharePoint te gebruiken met andere Microsoft 365-tools.

Teams als uw communicatie- en samenwerkingshub

U kunt Teams gebruiken als het dashboard van waaruit u uw communicatie en samenwerking coördineert. Teams integreert perfect met de andere Microsoft 365-apps, zoals Word, Excel, Outlook, SharePoint, maar ook met apps als Planner of To Do. Outlook geeft je rechtstreeks toegang tot de ‘Conversaties’ van de Teams-site, zodat je al je opgeslagen e-mails via de Outlook-interface kunt beheren. Teams komt met zijn eigen videochat voor virtuele vergaderingen, die kunnen worden opgenomen en gedeeld. Met de gratis MS Bookings app kun je eenvoudig vergaderingen opzetten.

Integratie tussen Microsoft 365 en uw software voor advocatenkantoorbeheer is van cruciaal belang. Dit is geen probleem voor CICERO LawPack gebruikers, die de apps kunnen gebruiken waarmee ze vertrouwd zijn en die nauw samenwerken met Teams. Met CICERO LawPack kunt u Teams sites creëren en van de nodig informatie voorzien. Daarbij kunnen groepen van personen (zoals cliënten, advocaten, experten) uit de relaties app automatisch toegevoegd worden aan de Contacten in Teams. Teams kan werken met meerdere Teams sites (die eigenlijk SharePoint projectsites zijn). Deze sites worden aangemaakt per dossier (cf. de Matters app) en centraliseren vervolgens alle informatie, en waar je de mogelijkheid hebt om verschillende Teams kanalen te gebruiken. In deze projectsites kunt u projecttaken visualiseren, relevante documenten opslaan in een project-specifieke bibliotheek, enzovoort. U beheert uw advocatenkantoor met de CICERO LawPack apps zoals Relations, Matters, en Agenda, en hun gegevens worden vervolgens gebruikt in de Teams apps.

Een van de belangrijkste voordelen van de combinatie Teams / SharePoint is de samenwerkingsfunctionaliteit.  Uw team en cliënten kunnen documenten delen en eraan samenwerken, veilig en in real time. Het is perfect mogelijk om met meerdere mensen tegelijk aan hetzelfde document te werken of er commentaar op te geven. En omdat deze oplossing perfect schaalbaar is, kan ze door advocatenkantoren van elke omvang worden gebruikt. Bovendien is samenwerken op een SharePoint server veiliger dan het versturen van documenten via e-mail, en dus een betere oplossing.

Teams Sharepoint Lawfirm

Het gebruik van SharePoint biedt ook andere voordelen

Het komt met ingebouwd versiebeheer, waar het alle wijzigingen aan een document bijhoudt, en waar u de volledige geschiedenis van alle versies kunt zien. Vanzelfsprekend houdt het ook automatisch back-ups bij van al die versies.

SharePoint biedt ook diepgaande zoekfunctionaliteit. U kunt zoeken op de volledige tekst, maar ook op meta data. Er is zelfs een optionele wiki-functionaliteit, en de zoek- en KMS-functionaliteiten kunnen verder worden uitgebreid met add-ons van derden.

Belangrijk is ook dat het gemakkelijk is om Microsoft 365 te gebruiken op een manier die in overeenstemming is met de EU-privacy wetgeving. CICERO LawPack is in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. Het enige wat advocatenkantoren die de software gebruiken moeten doen, is lokale Europese servers kiezen als hun Microsoft 365 servers. Aangezien er geen andere tussenliggende servers betrokken zijn, bent u volledig compliant.

Beveiligingsoverwegingen

In haar artikelen over de jaarlijkse Legal Technology Survey, beveelt Law Technology Today expliciet het gebruik van cloud-gebaseerde oplossingen zoals Microsoft 365 aan, omdat het de meest veilige oplossing is, zowel voor de communicaties van advocatenkantoor als voor het delen en opslaan van bestanden. Het merkt op: “Veel (zo niet de meerderheid van) advocatenkantoren die de voorkeur geven aan on-premise of gehoste oplossingen boven cloud-gebaseerde platforms zullen veiligheid aanvoeren als de reden waarom ze weigeren hun gegevens naar de cloud te verplaatsen. Maar de waarheid is dat cloud-gebaseerde oplossingen aanzienlijk veiliger zijn dan on-premise of gehoste software.”

Microsoft encrypteert immers alle gegevensoverdrachten, evenals alle opgeslagen gegevens, die zowel op schijf- als bestandsniveau worden versleuteld. Met andere woorden, de gegevens die je binnen SharePoint deelt zijn extra veilig, en dat is veiliger dan je gegevens op een lokale OneDrive te bewaren. (Microsoft 365-beheerders wordt aangeraden de synchronisatie met een lokale OneDrive uit te schakelen om optimaal te profiteren van de combinatie SharePoint & Teams, inclusief verbeterde beveiliging).

Samengevat, het gebruik van Microsoft 365 Premium Business editie biedt u een gecentraliseerde en veilige communicatie en samenwerking hub, die bovendien de vertrouwelijkheid en de wettelijke bescherming van de persoonsgegevens naleeft. Het verbetert de productiviteit van uw advocatenkantoor door je in staat te stellen effectiever samen te werken, vanaf elke plek waar je toegang tot internet heeft.

Deel dit artikel:

Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter