WWFT

De balies plaatsen de antiwitwaswetgeving (WWFT) steeds hoger op de agenda, mede door de toenemende externe druk op de advocatuur om deze regelgeving strikt na te leven.

Kernverplichtingen binnen de WWFT

De wetgeving vereist dat advocatenkantoren voldoen aan enkele fundamentele verplichtingen.

Cliëntenonderzoek: Advocaten moeten de identiteit van hun cliënten verifiëren en de herkomst van gelden controleren om mogelijke risico’s op witwassen of financiering van terrorisme in te schatten.

Waakzaamheidsverplichting: Tijdens de samenwerking met een cliënt moet voortdurend worden gemonitord en moet er waakzaamheid zijn voor bijvoorbeeld verdachte transacties.

Meldingsplicht: Indien er een vermoeden bestaat van witwaspraktijken, moet dit worden gemeld aan de stafhouder (atypische transacties), die vervolgens beslist of de informatie wordt doorgegeven aan de Cel voor Financiële Informatieverwerking (CFI).

Bewaarplicht: De resultaten van cliëntenonderzoeken en relevante documentatie moeten minimaal vijf jaar worden bewaard. Dit zorgt ervoor dat er een gedetailleerd dossier beschikbaar is voor eventuele controles door toezichthouders.

Risicobeleid: Instellingen moeten een risicobeleid opstellen en onderhouden dat beschrijft hoe zij omgaan met de risico’s op witwassen en terrorismefinanciering. Dit beleid moet regelmatig worden bijgewerkt en afgestemd zijn op de specifieke risico’s van de instelling.

Compliance en training: Medewerkers moeten voldoende kennis hebben van de WWFT en de verplichtingen die daarbij horen.

Juridische Basis

Sinds 2 januari 2004 vallen advocaten onder het preventieve luik van de witwaswetgeving wanneer zij bepaalde werkzaamheden voor hun cliënten verrichten. Dit is vastgelegd in de Wet van 11 januari 1993, gericht op het voorkomen van witwassen en de financiering van terrorisme. De wet legt strikte verplichtingen op, waarvan niet-naleving kan leiden tot tuchtsancties en administratieve boetes.

De eerste stap in een preventief witwasbeleid is de identificatie van cliënten (KYC).

Daarnaast zoals eerder vermeld geldt gedurende de volledige cliëntenrelatie een waakzaamheidsplicht. Deze verplichting kan ertoe leiden dat bijkomende informatie moet worden opgevraagd, zowel over de cliënt zelf (natuurlijke of rechtspersoon) als over diens lasthebbers – zoals de bestuurders van een vennootschap.

Cicero ondersteunt dit proces door elke stap van de KYC-controle centraal vast te leggen, reminders te automatiseren en ontbrekende informatie duidelijk te signaleren.

De wetgever verplicht advocatenkantoren om een risicogebaseerde aanpak (risk-based approach) te hanteren bij cliëntacceptatie en risicobeheer. Dit betekent dat elk dossier beoordeeld moet worden op zijn risicoprofiel, en dat het kantoor passende maatregelen neemt in verhouding tot dat risico.

Een centrale vereiste daarbij is een uitgeschreven antiwitwasbeleid op maat van het kantoor. Dit beleidsplan bepaalt:

• Welke cliënten en dossiers aanvaard worden;
• Welke categorieën worden geweigerd;
• En hoe de risico’s van aanvaarde dossiers systematisch worden ingeschat, opgevolgd en beheerst.

Voor elk aanvaard dossier wordt een individueel risicoprofiel opgesteld, zoals vereist binnen het kader van de preventieve witwaswetgeving. Op basis van dat profiel bepaalt het kantoor de gepaste interne aanpak.

Voorbeeld:

Een kantoor kan ervoor kiezen om:

• Laagrisicodossiers te laten behandelen door medewerkers, onder marginaal toezicht van een vennoot;
• Hoogrisicodossiers actief op te volgen door een vennoot, eventueel met toepassing van het vierogenprincipe.

Dit soort differentiatie moet logisch voortvloeien uit het eigen beleid, en aangepast zijn aan de werking en structuur van het kantoor.

Heb je nog geen eigen beleidsplan of weet je niet goed waar te beginnen? Verschillende consultants en gespecialiseerde advocaten bieden ondersteuning bij het opstellen van een plan op maat van jouw kantoor.

Binnen Cicero kan dit beleid bovendien eenvoudig vertaald worden naar taaktemplates, zodat voor elk type dossier automatisch duidelijk is welke stappen moeten worden uitgevoerd, door wie, en binnen welke termijn. Hierdoor wordt de risicogebaseerde aanpak niet alleen uitgeschreven, maar ook daadwerkelijk en consistent toegepast in de dagelijkse praktijk.

Binnen elk kantoor moet een witwasverantwoordelijke worden aangeduid. Deze persoon verzamelt en beoordeelt interne meldingen en beslist of er verdere stappen nodig zijn richting de stafhouder. De stafhouder kan op zijn beurt een melding doen aan de Cel voor Financiële Informatieverwerking (CFI).

De witwasverantwoordelijke vormt zo de schakel tussen de waakzaamheid op de werkvloer en de formele verplichtingen naar de balie en de overheid toe. Ook hier is het belangrijk dat deze rol duidelijk omschreven is én dat collega’s weten wanneer en hoe ze iets moeten signaleren.

Verdachte transacties of atypische situaties moeten door individuele advocaten worden herkend en gemeld aan de witwasverantwoordelijke binnen het kantoor. Met Cicero kunnen de ingebouwde templates gemakkelijk worden ingezet om zulke meldingen correct en uniform te registreren. Zo kan het kantoor ervoor kiezen om verdachte transacties op te slaan in een aparte map binnen het dossier. In de template worden automatisch elementen vastgelegd zoals de naam van de melder, het betrokken dossier en de meldingsdatum. Daarnaast kunnen aanvullende velden worden opgenomen zoals:

• Beschrijving van de feiten;

• Waarom wordt deze transactie verdacht geacht?

Er kan ook gewerkt worden met e-mailtemplates, waarmee meldingen rechtstreeks naar het interne witwasadres van het kantoor worden verstuurd.

Omdat dit kennis en alertheid vereist van alle advocaten en daarnaast ook van het ondersteunend personeel, is het essentieel dat iedereen stevig onderlegd blijft in de preventieve antiwitwaswetgeving en regelmatig opleidingen volgt.