Mailbeheer met de Outlook Add-in

Matters: Mailbeheer met de Outlook Add-in Tot 7:50
Uitgaande mails aanmaken en direct boeken in Joblogger 0:35
Inkomende mails verwerken 3:13
Inkomende mail boeken, vervolgens beantwoorden en weer boeken 4:44
Afzender toevoegen 6:34
DMS opties bij verzenden e-mail 6:53
Published: jun 29th, 2015
Nr Gesproken tekst
1 U kunt een uitgaande mail vanuit een dossier maken. Dit ziet u in de tutorial documentbeheer, "hoe maakt u een document aan vanuit een dossier". Dit heeft als voordeel dat u uw dossier- en partijreferenties en mailadressen en bovendien eender welk sjabloon kunt gebruiken.
2 U kunt ook een uitgaande mail maken via Outlook en dit automatisch laten registreren in joblogger.
3 U klikt op new mail. U geeft een emailadres in, een onderwerp en schrijft de inhoud van de mail.
4 Als u op Send klikt verschijnt de Cicero Addin Bookme om uw taak te boeken in Joblogger en uw document te bewaren in het dossier. 
5 Het stelt de prestantnaam voor waarmee u ingelogd bent. Dit kunt u nog wijzigen. Bepaal een taaknaam naar keuze.
6 In het vak Zoek kunt u via een deel van de zaaknaam, nummer of partij een dossier vinden.
7 U kiest het juiste dossier, geeft datum en uur op  en past desgewenst de gepresteerde tijd aan.
8 Bij omschrijving zet u wat zal verschijnen op het detail van de factuur.
9 Er wordt een bestandsnaam en -locatie voorgesteld, waaronder de mail zal worden opgeslagen. 
10 Daaronder kunt u nog secretariaatskosten boeken en een rappeltaak boeken om deze mail op te volgen.
11 U kunt hier de voorgestelde gegevens en data aanpassen en de omschrijving invullen.
12 U klikt op Toevoegen. De mail wordt nu verstuurd. U vindt hem terug bij Sent items maar ook in uw dossier onder Taken, samen met de op te volgen taak. Hij staat ook onder DMS waar u hem bewaard hebt.
13 Vanuit Outlook kunt ook inkomende mails verwerken. 
14 Als u een mail alleen wil boeken en bewaren klikt u onder Cicero Add-ins op Bookme. Als het een antwoord is van een eerder verzonden mail stelt Cicero u het juiste dossier voor. Anders kunt u zelf kiezen in welk dossier u dit opslaat.
15 U vult de omschrijving in voor het factuurdetail. U bevestigt de bestandslocatie en -naam en klikt op toevoegen of F9 om de mail te boeken en te bewaren. U vindt ook deze ingekomen mail terug in het dossier, onder Taken en onder DMS. 
16 Als er verder niets meer met deze mail moet gebeuren, kunt u die zelf verwijderen uit uw inbox.
17 Hoe beantwoordt u nu een ingekomen mail?
18 U kunt gewoon op Reply klikken, uw antwoord schrijven en op Send klikken. Het boekingskader verschijnt maar dan hebt u alleen uw verzonden mail bewaart.
19 Als u echter bij Add-ins de Cli reply aanklikt, krijgt u eerst een boekingskader om uw ingekomen mail te boeken en te bewaren. Klik op Toevoegen of F9. U tikt uw antwoord in. Nadat u uw antwoord hebt ingetikt en op send hebt geklikt krijgt u een tweede boekingskader om uw uitgaande mail te boeken en te bewaren. 
20

Als u naar Matters taken gaat ziet u een overzicht van alle geboekte taken en mails.

21 Met de knop Cli Reply all doet u hetzelfde voor alle bestemmelingen van de mail.
22 Cli forward laat u toe de inkomende mail te forwarden en te boeken.
23 De knop Cli New doet hetzelfde als Cli Reply maar met een nieuwe mail.
24 De knop Afzender toevoegen laat u toe om het email adres van de afzender toe te voegen aan een bestaande of nieuwe relatie.
25 Als de mail geboekt is in een dossier kunt u met de knop DMS naar de documentmap van het dossier gaan.
26 Als u een mail aan het beantwoorden bent, kunt u uit de dossiermap een document toevoegen aan de mail met de knop DMS Attach.
27 In de dossiermap selecteert u één of meerdere bijlagen door op het + knopje te klikken. De bijlagen staan links klaar. U klikt op Attach en de bijlagen worden aan uw mail aangehecht om verzonden te worden.