Hoe maakt u een document aan vanuit een dossier?

Matters: Hoe maakt u een document aan vanuit een dossier? Tot 6:52
Document aanmaken vanuit rubriek Documentbeheer 0:13
Taak boeken in Joblogger 1:10
Batch import van gescande documenten 2:47
E-mail aanmaken vanuit dossier 3:42
Documenten worden opgeslagen in de rubriek DMS 4:20
Typebrief kiezen 4:55
Published: jun 29th, 2015
Download PDF
Nr Gesproken tekst
1 Hoe kunt u een document, dit wil zeggen, fax, brief, mail of een typebrief opmaken vanuit een dossier?
2 Vanuit Matters opent u de rubriek Documentbeheer en selecteert u het gewenste type document.
3 Een key user kan per gebruiker een briefhoofd en andere voorkeursettings instellen. Hoe u dit doet ziet u in de How to film Settings Documentbeheer. 
4 U selecteert de persoon die u wenst aan te schrijven en klikt op Uitvoeren.
5 Klik op Openen om het document te openen.
6 U typt de inhoud van de brief en drukt op F9 om het scherm Joblogger in Tasks te openen.
7 U ziet hier de prestant, de taak, het dossier en de minimum gepresteerde tijd. U vervolledigt de omschrijving voor de facturatie.
8 Geef op waar u het document wenst op te slaan en geef het een naam.
9 U kunt eventueel een kost of rappeltaak voor deze brief boeken.
10 Via Toevoegen of F9 worden uw taken geboekt en het document bewaard. U kunt het afdrukken en versturen.
11 In het geval van een mail kunt u aanduiden naar welke personen u deze mail wil versturen, eventueel in cc of bcc. Als u klikt op uitvoeren wordt een Outlookbericht aangemaakt.
12 U typt de inhoud van de mail en drukt op F9.In de subject line ziet u automatisch uw dossiernummer en naam verschijnen, waardoor u een antwoord op deze mail meteen in het juiste dossier kunt bewaren. U kunt dit nog aanvullen.
13 U drukt op Send en het boekingskader verschijnt. U kunt uw prestatie aanvullen en de bewaarnaam aanvaarden of aanpassen.
14 U kunt ook een rappeltaak boeken en via Toevoegen of F9 de prestatie boeken en de mail verzenden. Als we gaan kijken in DMS vindt u de bewaarde mail terug.
15 Als u kiest voor een typebrief kan u ofwel kiezen uit de lijst van typebrieven van het kantoor of kiest u bijvoorbeeld voor een besluit en klikt u op Uitvoeren.
16 U vult de gewenste onderdelen in en springt verder met F9 tot Joblogger opnieuw opent.