DMS: Overzicht Applicatie
DMS: Overzicht Applicatie | Tot 5:02 |
---|---|
Document Management System | |
Dossier zoeken | 0:25 |
Batch import van gescande documenten | 3:22 |
Scannen en archiveren van documenten boeken als taak | 3:48 |
Published: jun 29th, 2015
Nr | Gesproken tekst |
---|---|
1 | DMS staat voor Document Management System of de verzameling van alle bestanden van uw kantoor, bewaard in uw database. |
2 | U ziet hier bovenaan de rubrieken "Dossier zoeken" en "Batch Import". |
3 | Als we klikken op "Dossier zoeken" krijgt u een invoerschermpje, waar u op basis van een deel van de dossiernaam, het dossiernummer, de referentie of een deel van de debiteurnaam dossiers kunt opzoeken. |
4 | U geeft hier bijvoorbeeld de "s t x " in en klikt op "zoeken". |
5 | U krijgt een overzicht van alle dossiers die aan de zoekopdracht voldoen, in dit geval 2. Het gewenste dossier wordt geopend via het bijhorend V-knopje. |
6 | Rechts ziet u onder Documenten alle folders van dit kantoor. Een van uw key users kan deze folders aanpassen of subfolders toevoegen naar wens. Alle opgeslagen Word documenten, PDF's, e-mails of foto's van dit dossier zit in één van deze mappen. |
7 | Als u hier Correspondence opent staat alles chronologisch gerangschikt met het meest recente bestand bovenaan. Als u op Naam klikt krijgt u alles alfabetisch te zien. |
8 | Als een mail een bijlage bevat ziet u dat aan het paperclip symbooltje. |
9 | Als u dit Word document aanklikt, krijgt u een detailscherm en ziet u onmiddellijk een preview van het document. |
10 | Binnen het kantoor kunt u dit meteen openen en desgewenst aanpassen, op verplaatsing kunt u een kopie downloaden of als pdf openen als u geen Office ter beschikking hebt. |
11 | Bovenaan kunt u de documentnaam wijzigen en dit hier Opslaan. Met de Attach knop kunt u dit of meerdere documenten toevoegen als bijlage bij een email. |
12 | Aan de linkerkant ziet u hoeveel documenten al zijn toegevoegd en kunt u direct de email aanmaken. |
13 | Rechts bovenaan hebt u de mogelijkheid om het document te verplaatsen naar een andere folder van het dossier. |
14 | U kunt het document ook dupliceren en opslaan in een andere folder. |
15 | Met verwijderen kunt u het document volledig vernietigen. |
16 | Als u het detailscherm afsluit komt u weer op de folderinhoud terecht en kunt u met de dubbele pijlknop terug naar een hoger structuurniveau of via de linkernavigatie snel naar een andere subfolder gaan. |
17 | Naast een dossier zoeken kunt u ook nog een batch documenten importeren via batch import. |
18 | U ziet hier al dan niet gescande documenten die bewaard werden in een folder door een key user ingesteld in admin settings. |
19 | U kunt afzonderlijke bestanden aanvinken of alle bestanden selecteren. |
20 | Het scannen en archiveren van deze documenten kunt u boeken als taak. U kiest de taaknaam en de gepresteerde tijd en klikt op de knop Importeren. |
21 | U selecteert het gewenste dossier en kunt de omschrijving aanvullen. |
22 | U kunt ook bepalen in welke folder van het dossier u dit bestand wil opslaan. |
23 | Daar bovenop kunt u voor uzelf of iemand anders een rappeltaak inboeken voor deze documenten. |
24 | Klik op toevoegen om de taak samen met het document te bewaren. |
25 | Beide komen in het dossier terecht. |
26 | Ten slotte willen we nog even aanstippen dat u in Cicero Matter ook een directe link hebt naar de DMS folder. |