In dit artikel laten we u kennismaken met Teams Connect en Gedeelde kanalen. We kijken naar wat nieuw is in Teams Connect en naar de voordelen van gedeelde kanalen.
Kennismaking met Teams Connect en Gedeelde Kanalen (Shared Channels)
De afgelopen weken is Microsoft begonnen met het uitrollen van een belangrijke nieuwe functie voor Teams, namelijk Teams Connect. Teams Connect voegt gedeelde kanalen (shared channels) toe aan Teams. Het is een nieuw type kanaal dat het mogelijk maakt om kanalen te delen over meerdere organisaties. Ze kunnen worden gedeeld met individuen, maar ook met hele organisaties. In essentie kunnen mensen met gedeelde kanalen naadloos en in real-time samenwerken in dezelfde digitale omgeving met cliënten, partners, leveranciers of iedereen buiten hun organisatie, met alle diepe samenwerkingstools die Teams biedt, zoals chatten, vergaderen, samenwerken aan apps, delen en co-auteur zijn van documenten.
Wat is nieuw in Teams Connect?
Voor de introductie van Teams Connect, gebruikte Teams twee soorten kanalen. Je kunt kanalen zien als sub-teams van uw team. Er waren algemene kanalen en besloten kanalen. In de regel heeft iedereen in een team toegang tot het algemene kanaal. Privé-kanalen bestaan alleen uit die leden van het team die de eigenaars eraan toevoegen. Teams hebben altijd interne leden, die deel uitmaken van uw organisatie. U kunt ook externe leden toevoegen die een gaststatus hebben. Standaard kunnen gasten bijvoorbeeld geen documenten wijzigen, maar ze kunnen wel commentaar geven, of deelnemen aan chats of vergaderingen waarvoor ze zijn uitgenodigd. Teambeheerders kunnen deze rechten aanpassen zodat gasten ook documenten kunnen wijzigen.
Teams Connect introduceert een derde type kanaal, namelijk het Gedeelde kanaal. Een gedeeld kanaal biedt een manier voor mensen buiten uw organisatie om actiever betrokken te zijn bij uw Team. U kan hen meer rechten geven. Belangrijk is dat u dit niet alleen voor individuen kunt doen, maar zelfs voor hele externe teams. Wanneer u in het verleden samenwerkte met leden van een externe organisatie – denk bijvoorbeeld aan externe experts of juridische dienstverleners – moest u hen gasttoegang geven tot uw team, en meestal zouden zij een of meer leden van uw team gasttoegang geven tot hun team. Dit betekende dat mensen vaak van tenant moesten veranderen om effectief te kunnen communiceren. Met Shared Channels is dat niet langer nodig.
Voordelen van gedeelde kanalen
Gedeelde kanalen bieden verschillende voordelen. Een eerste voordeel werd zojuist genoemd, namelijk dat men niet van tenant hoeft te veranderen. In het verleden, wanneer twee organisaties samen aan een project werkten, hadden zij elk hun eigen team. Dit betekende in de praktijk dat leden van elke organisatie lid waren van hun eigen team, en dat zij externe leden waren van het team van de ander. Een individu zou dus twee lidmaatschappen hebben met verschillende rechten en zou tussen de twee moeten schakelen, afhankelijk van het team waarin men actief was. Door de mogelijkheid om ganse bestaande teams in verschillende organisaties toe te voegen aan een gedeeld kanaal, is dat schakelen niet langer nodig.
Gedeelde kanalen verhogen ook uw veiligheid en compliance wanneer u samenwerkt met externe partijen. Belangrijk in dit verband is ook dat gedeelde kanalen een en veel veiligere manier bieden om informatie te delen, die niet afhankelijk is van het verzenden van e-mails met bijlagen.
Een derde voordeel is dat gedeelde kanalen het mogelijk maken naadloos samen te werken met externe partners en over de grenzen van de organisatie heen, als één uitgebreid team.
Tenslotte blijven de Team Admins altijd de volledige controle houden.
Gedeelde kanalen in CICERO LawPack
In een vorig artikel hebben we reeds uitgelegd dat CICERO LawPack volledig integreert met Microsoft Teams en SharePoint. CICERO LawPack kan per zaak een team aanmaken waarbij het ook het kanaal en de SharePoint website aanmaakt. Niets van dat alles zal veranderen. U zult nu ook de mogelijkheid hebben om een gedeeld kanaal te creëren vanuit CICERO LawPack.
Conclusie
Samengevat, met gedeelde kanalen kunt u zowel externe personen als hele teams aan uw team toevoegen en beschikt u over een geavanceerd rechtenbeheer. Ze stellen meerdere organisaties in staat om samen te werken in een gedeelde ruimte, gesprekken te voeren, een vergadering te plannen, bestanden te delen en co-auteur te zijn, en samen te werken aan apps, zonder ooit van tenant te hoeven veranderen.
Bronnen: