E-mail is een onmisbare vorm van communicatie, zeker in de zakelijke markt. Toch blijkt uit onderzoek dat werknemers ook afgeleid worden door de continue stroom van e-mails. Daarnaast kost het tijd; ongeveer 28% van onze werktijd besteden we aan het lezen en versturen ervan. Is e-mail wel zo wenselijk en onmisbaar als we denken?
Uit onderzoek van Mimecast is gebleken dat werknemers veel tijd besteden aan e-mails die niet bedrijfskritisch zijn; slechts 39% van de e-mails in een zakelijke inbox is van waarde. Ook wordt het werk vaak onderbroken zodra er een e-mail binnen komt. Maar liefst 70% van de e-mails worden binnen 6 seconden beantwoord en 85% binnen 2 minuten ( Jackson e.a.). Na het lezen en/of beantwoorden van de e-mail kost het 64 seconden om weer gefocust te zijn op het werk. E-mail remt dus ook de productiviteit van de werknemer. Maar hoe kunnen we ons e-mailgebruik aanpassen en wat zijn goede alternatieven?
Allereerst is het aan te raden om alleen op vaste tijdstippen de mailbox te openen, zodat u niet bij elke nieuwe e-mail onderbroken wordt. Zet eventuele meldingen van het mailprogramma uit. Wanneer we kijken naar de beschikbare alternatieven, zoals skype, social media, whatsapp, telefoon, is het de vraag of het probleem niet verschoven wordt. Ook deze middelen zorgen voor een informatie overload en onderbreken het werk.
Zeker intern zijn er binnen een organisatie goede alternatieve communicatiemogelijkheden. Zo kunt u bijvoorbeeld communiceren via een boekhoud- of CRM systeem. Ook in CICERO LawPack heeft u diverse mogelijkheden. Allereerst met betrekking tot de uitgebreide workflow; taken bijhouden en van elkaar inzien en gebruikers taken voor elkaar aanmaken en inplannen. Door de integratie met MS Office (inclusief Exchange en Outlook) kunt u ook alle agendapunten en taken uitwisselen. Ook is CICERO LawPack extern toegankelijk als webportal voor communicatie/samenwerking met uw cliënt of opdrachtgever. Daarnaast is het, indien gewenst, door de integratie met Sharepoint mogelijk uw data online te delen, organiseren en beheren.
Met CICERO LawPack heeft u genoeg alternatieven voor e-mail. Maakt u al gebruik van alle mogelijkheden van CICERO LawPack?