Advocaten maken steeds meer gebruik van de Cloud. Volgens het jaarlijkse technologierapport van de American Bar Association gebruikte in 2018 54,6 procent van de advocaten Clouddiensten. En dat aantal groeit ieder jaar. Dat is een normale evolutie: werken via de Cloud is doorgaans goedkoper en veiliger, en Clouddiensten bieden bovendien het voordeel dat ze om het even wanneer en van om het even waar bereikt kunnen worden. De enige voorwaarde is dat men toegang tot het Internet heeft.
Al de belangrijkste softwarepakketten om advocatenkantoren te beheren zijn tegenwoordig als een Cloudoplossing voorhanden, met alle voordelen van dien. CICERO LawPack maakt al meerdere jaren gebruik van Cloudtechnologieën, en met Office 365 heeft men een set-up voorhanden die volledig in de Cloud kan draaien, en dus altijd en overal toegankelijk is.
Via CICERO LawPack Webservices wordt die evolutie consequent voortgezet. De Webservices draaien ook in een Cloudomgeving en zorgen voor de communicatie met software van derde partijen. Zo zijn er oplossingen voorhanden om te werken met een scanner, of om analysesoftware te gebruiken. Het maakt niet uit waar die software zich bevindt, zolang die maar kan inloggen op de Webservices.
Veel advocatenkantoren maken nog gebruik van software om op afstand toegang te verkrijgen (remote access). Ze doen dit met een remote desktop via een Terminal Server. Op die Terminal Server staat dan ook vaak een centrale MS Office en een Internet Explorer, en dat wordt dan gebruikt om een centraal beheer te kunnen hebben van hun Office omgeving, waarbij de gebruikers via de IE browsen naar de CICERO-omgeving kunnen. In sommige gevallen staat er nog andere software op de centrale Terminal Server, zoals bijv. banksoftware, of dictaatsoftware, of eID-software om ID-kaarten in te lezen. In het verleden was een dergelijke set-up de gemakkelijkste manier om op afstand te kunnen werken, en het lag ook dichter bij de ‘oude’ manier van werken waar alles op een centrale server op kantoor stond.
Met de huidige versie van CICERO LawPack, in combinatie met Office 365, is er voor de meeste kantoren evenwel geen reden meer om die oude manier van werken te blijven gebruiken. CICERO LawPack kan via een browser gebruikt worden, en met Office 365 kan een gebruiker eveneens van om het even waar en om het even wanneer werken.
In het verleden waren er restricties m.b.t. de licenties voor MS Office, die beperkten op hoeveel toestellen Office kon geïnstalleerd worden. Maar die situatie is grondig veranderd. Voor zowel CICERO LawPack als Office 365 is het aantal geregistreerde gebruikers het belangrijkste criterium. Office 365 laat immers alle geregistreerde gebruikers toe om de software op meerdere toestellen te installeren: op een PC op kantoor, een PC thuis, een laptop … Dat vormt geen enkel probleem.
De meeste software van derde partijen (Adobe, banken, …) kan doorgaans ook zonder veel problemen op verschillende toestellen geïnstalleerd worden. Soms zijn er extra stappen nodig, bijv. als er gebruik gemaakt wordt van certificaten: die moeten dan ook op die verschillende toestellen geplaatst worden. En soms kunnen er nog andere obstakels zijn, zoals bijv. licentieovereenkomsten voor software van derden die specifieke vereisten hebben. Maar voor de meeste kantoren is het eigenlijk niet langer nodig om gebruik te maken van een remote desktop en een Terminal Server.
Het werken zonder een remote desktop en Terminal Server is veel meer een echte Cloudoplossing. Het is goedkoper, moderner, eenvoudiger, gebruiksvriendelijker en sneller.
Bronnen: