E-facturen

E-facturen

Vanaf 1 januari 2017 verwacht de Vlaamse overheid dat haar leveranciers elektronische facturen sturen. Een elektronische factuur of e-factuur is een factuur die is opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerde, elektronische vorm die automatische elektronische verwerking door een computersysteem mogelijk maakt.

Betekent dit dat u uw factuur naar de overheid via mail als een PDF-document kunt sturen? Neen, een PDF op zich volstaat niet, omdat die niet aan de structuurvereisten voldoet om een elektronische verwerking toe te laten. Een e-factuur moet immers in een specifiek XML-formaat opgesteld zijn, m.n. XML UBL2.1. Het gaat om een standaard die in de ganse EU gebruikt zal worden. (De ‘mapping’ van de velden voor dat XML-formaat kan u hier terugvinden).

Voor het ontvangen van e-facturen zullen de federale overheid, de gewesten en de lokale overheden gebruik maken van eenzelfde platform (Mercurius). Op die manier heeft u als leverancier slechts één aanleverpunt voor uw e-facturen.

Bovendien wordt gebruik gemaakt van een gestandaardiseerde netwerkinfrastructuur PEPPOL die toelaat dat bedrijven ook onderling e-facturen kunnen verzenden en ontvangen. Peppol is een internationaal (Europees) netwerk met een afsprakenkader, een standaardformaat en toepassingen voor het faciliteren van e-procurement en e-invoicing.

Het gaat m.a.w. om één uniform systeem en formaat dat over de ganse EU gebruikt zal kunnen worden voor alle facturen en kredietnota’s tussen bedrijven en overheden (B2G). Bedrijven kunnen het systeem ook gebruiken om facturen en kredietnota’s met elkaar uit te wisselen (B2B). En dat is natuurlijk een goede zaak. Elektronisch factureren is immers snel, eenvoudig, efficiënt, voordelig en duurzaam:

  • Snel: zowel het versturen als het verwerken van de gegevens gebeurt elektronisch.
  • Efficiënt: met e-facturen wordt het mogelijk het verwerken van de gegevens te automatiseren, wat bovendien de kansen op fouten tijdens de verwerking minimaliseert. Indien ook de bestelbon elektronisch afgeleverd werd, kan bijv. ook automatisch gecontroleerd worden of de bestelbon en factuur overeenstemmen. Het gaat bovendien om een systeem dat binnen de ganse EU werkt.
  • Voordeliger: facturen en kredietnota’s kunnen immers automatisch uitgewisseld en verwerkt worden, wat u tijd bespaart.
  • Duurzaam: u hoeft immers geen facturen meer uit te printen. Grote bedrijven houden soms tot zes kopieën van facturen bij. Dat is niet langer nodig. E-facturen zijn dan ook een ecologisch duurzame oplossing.

Het valt te verwachten dat de meeste boekhoudpakketten tegen 1 januari aangepast zullen zijn om met e-facturen te kunnen werken. Hebt u geen pakket waarmee u e-facturen kan aanmaken, dan kunt u online een e-factuur aanmaken via het Mercurius portaal (meer informatie vindt u hier).

Bij INFORMA Europe zijn we volop bezig met het integreren van e-facturen in CICERO LawPack. Binnenkort zal het dan ook mogelijk zijn om vanuit CICERO LawPack e-facturen aan te maken en te verzenden. Het zal eveneens mogelijk zijn om e-facturen automatisch in de boekhouding te verwerken.

Bronnen:

Deel dit artikel:

Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter