Als u dezer dagen software wil gebruiken om uw advocatenkantoor te beheren, is de kans groot dat u een cloudoplossing krijgt, die als een Software as a Service (SaaS) oplossing aangeboden wordt. Wat betekent dat? De Wikipedia leert ons dat Software as a Service een softwarelicentie- en leveringsmodel is waarbij software op abonnementsbasis wordt gelicentieerd en centraal wordt gehost. Het wordt ook on-demand software, web-based software of als gehoste software genoemd. SaaS-apps zijn meestal toegankelijk voor gebruikers die gebruik maken van een thin client, bijvoorbeeld via een webbrowser. SaaS is een gemeenschappelijk leveringsmodel geworden voor veel bedrijfsapplicaties, waaronder software voor het beheer van advocatenkantoren.

Laat ons CICERO LawPack als een voorbeeld nemen. Om dit programma te runnen, hebt u enkel een toestel nodig met een browser, een Office 365 Business Premium licentie en de Office-apps die op het toestel zijn geïnstalleerd. De software om uw kantoor te beheren, uw gegevens en uw documenten worden allemaal opgeslagen in de cloud, op verschillende servers. Aangezien Office 365 Business Premium wordt geleverd met SharePoint, is het zinvol om al uw documenten op de SharePoint server op te slaan, omdat het veel voordelen biedt (meer daarover hieronder).

Deze aanpak is anders dan voorheen, toen elk advocatenkantoor zijn eigen servers en werkstations moest hebben. Het belangrijkste verschil met deze cloud-oplossing is dat uw documenten niet meer op een computer in uw advocatenkantoor worden opgeslagen, maar op de SharePoint-servers. In deze configuratie betaalt u per gebruiker, en voor elke gebruiker is 1 TB aan data in het abonnement inbegrepen.

Voor degenen die overstappen op dit SaaS-model is het goed om weten dat alle diensten zoals updates en back-up van de SQL-data zijn inbegrepen in de prijs van uw abonnement op de software om uw kantoor te beheren. Doorgaans zijn er geen afzonderlijke opstartkosten, en het aantal gebruikers is maandelijks aanpasbaar. Veel providers bieden voor bestaande klanten een testperiode aan, waar uw gegevens al op hun platform geplaatst worden, zodat u een idee krijgt van de snelheid.

In het verleden waren er kantoren die een Citrix server of een remote desktop gebruikten om te kunnen telewerken. Deze oplossing werd doorgaans gekozen omwille van licentieproblemen, d.w.z. om te voorkomen dat er meerdere Microsoft-licenties per gebruiker moesten worden betaald. Maar dat is niet langer nodig. Het Office 365-model op abonnementsbasis heeft nieuwe licentievoorwaarden waarbij u betaalt per gebruiker en de gebruiker de Office-apps op meerdere apparaten mag installeren. De oude werkwijze is m.a.w. niet meer nodig. (De onderstaande bronnen bevatten een blogartikel waarin dat nader wordt toegelicht).

Zoals gezegd heeft deze aanpak veel voordelen. Door de werklast te verdelen over meerdere servers wordt de informatie doorgaans sneller geleverd en worden ook de operationele risico’s verlaagd. Als de dataserver om een of andere reden tijdelijk niet toegankelijk is, heeft u nog steeds volledige toegang tot al uw documenten. Deze opzet maakt het ook mogelijk om met behulp van multiple factor authenticatie (MFA) in te loggen op de software.

In een eerder artikel, dat in de bronnen hieronder wordt vermeld, hebben we al uitgelegd wat de voordelen zijn van het gebruik van een SharePoint-server. Het biedt een file hosting service, collaboratieve software, Enterprise-content en document management, intranetoplossingen, evenals de mogelijkheid om webapplicaties op maat te ontwikkelen.

De meeste gebruikers waarderen vooral de mogelijkheid om documenten te delen en erop samen te kunnen werken, waardoor u met meerdere gebruikers tegelijk aan een document kunt werken zonder dat er e-mails aan te pas komen. Uw cliënten en medewerkers kunnen bijvoorbeeld gewoon hun commentaar in de tekst achterlaten.

Bovendien zijn alle documenten geïndexeerd wat het doorzoeken van documenten over verschillende dossiers vergemakkelijkt.

Eveneens is er een integratie met Microsoft Teams om chats te beheren met klanten of medewerkers.

Samengevat: deze SaaS-oplossing biedt lagere kosten, minder zorgen en de mogelijkheid om veiliger, efficiënter en flexibeler te werken.

Bronnen: